第28回 Office 365 勉強会 OnTime Group Calendar for Microsoft Teams

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January 27, 20

スライド概要

第28回 Office 365 勉強会「Teamsタブにメンバーの予定一覧を表示できれば便利でしょ」
OnTime Group Calendar for Microsoft Teams のご紹介
従来は組織階層のグループスケジュールを欲していました。
しかしMicrosoft Teamsが世に出たことで時代は変わりました。
チームにメンバーを追加すると自動でOnTimeにもメンバーが追加される。
運用管理者はTeamsの展開に専念出来る。
利用する人達もTeamsとOnTimeをシームレスに利用出来る。
今、組織階層に依存しないグループスケジュールが始まります。

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Toshihiro Okamoto

@okamomoba

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OnTime Group Calendar for Microsoft / for Domino の日本総代理店をしています。 CEO at AXCEL corporation that the agency of OnTime Group Calendar in Japan.

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各ページのテキスト
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第28回 Office 365 勉強会 Teamsタブにメンバーの予定一覧を表示できれば便利でしょ OnTime Group Calendar Direct Shop 2020/01/25

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本日はご紹介の機会をいただきありがとうございます • 配信もあるので出来るだけパワポの中だけでアニメーションさせました。 • 週明けにYoutube、SlideShare、PDFで公開します。 • 公開先はconnpassイベントページとOnTimeニュースページでご案内します。 2

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OnTime Group Calendar Direct Shop とは • OnTime Group Calendar 日本総代理店 有限会社アクセルが運営 • • • • Googleで「OnTime」を検索 https://ontimesuite.jp Facebook @OnTimeJp twitter @ontime_jp • 岡本敏弘 仕事が美しく、そして効率よく回る姿を具現化することに喜びを感じる • • • • 最近のトピック 15年前に作ったAccessの請求書アプリが動いてるのを見せられた時に困惑 tokamoto@axcel.co.jp Facebook @okamo.moba Twitter @okamomoba 3

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OnTime Group Calendar デモ • 縦にユーザーや会議室の一覧、横に時間軸のデザイン • 皆さんが見慣れた行き先掲示板のフォーマット • 表示するグループはサクサクっと切り替わる • 見る人、見られる人で表示/編集権限は厳密に管理 • シンプルな画面とクリック/ドラッグ操作ですぐに使えるようになる • とにかく見て下さい デモ 4

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マニュアル抜粋1/4 日付ピッカー クリックで希望の日付に ジャンプ ビュー切り替え グループビューと個人ビューを切り替え 「6.4個人ビュー表示」ページ参照 表示期間 表示されている 日付の表示・選択 グループ 指定したグループの一 覧をメインビューに表示 「5.表示用グループ」 ページ参照 設定 言語関連等の設定 2ページ後参照 ヘルプ OnTime管理者が指定 したURLが開きます 会議通知 会議の各種通知 「6.1 会議の承諾や 辞退」ページ参照 日程調整(オプション) 会議開催日時の 相談投票機能 「6.2 日程調整」 ページ参照 メインビュー 選択されたグループの メンバーの予定を一覧表示 凡例 予定の種類、内容など を色分け 「6.3凡例と絞り込み表 示」ページ参照 表示内容詳細は次ページ参照 5 タイムスケール 選択したそれぞれのス ケールでのビュー表示 「休暇」ビューは組織で 設定した予定のみ表示 日付スライダー 表示期間を表示 クリックで直接指定も 可能

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マニュアル抜粋2/4 検索窓でユーザーやイベント情報の検索 「6.3凡例と絞り込み表示」ページ参照 クリックで画面更新 F9でも可能・Shift+F9で全更新 現在時刻を赤線で表示 公開方法を「空き時間」 として指定された予定は、 背景色が文字の色になり、 背景は薄いグレーになり ます。 会議通知に未応答時は グレー表示 (管理者の設定に依存) 閲覧権限が無ければ 予定枠のみが見え、 件名は見えません。 閲覧権限の種類には 1.新規作成/編集/削除 2.すべての詳細を表示 3.役職とロケーションを表示 4.出席可能時間の表示 5.なし があります。 OnTime管理者が 設定できます。 「非公開」オプション が指定された予定は 本人以外は件名が ブランクで表示されます OnTimeのメインビューの表示に関する設定 1.お持ちの権限による閲覧内容の制御 2.各種条件による色分け表示方法 3.ユーザーや会議室の並び順や表記方法 は、管理者によって設定されています。 詳細はOnTime管理者にご確認ください。 各予定は、管理者の設定した 共通の色分けで表示されます。 「6.3凡例と絞り込み表示」 ページ参照 6

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マニュアル抜粋3/4 いずれかのメンバーの時間帯で ドラッグすると会議作成画面が 開きます。次ページ参照 作成権限を持つユーザーの行で ドラッグすると、そのユーザーを 作成先に指定した作成画面が 開きます。 会議予定時間のドラッグは 空き時間でない時間帯でも 可能です。 7

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マニュアル抜粋4/4 「重複予定の確認」は次ページ 「出席可能時間の検索」は2ページ後参照 選択したユーザー名が 必須欄に指定されます。 作成画面でもメンバー追加や 削除ができます。 他の項目は予定作成時と 同じです。 空いている会議室 のみを表示します。 表示リストから選択 できます。 8

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OnTime Group Calendar 特徴 • • • • 大規模ユーザーのExchangeのスケジュールデータでも超高速動作 表示グループの切替でも長期間のタイムスケールでも超高速動作 操作体系はとってもシンプル 殆どクリックとドラッグだけなのですぐに覚えちゃう • ヨーロッパと日本の皆さんが欲しそうな画面や機能が殆ど同じだから • ぜひご要望を教えてください。標準化して頑張って実装します。 • そして特有のニーズへは Power Platform で実現してあげてください。 • それでは少し内部の動きを見てみましょう。 9

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通常は本人が自身のMailBoxに接続するだけ 10

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皆が複数MailBoxを見始めるとExchangeは繁忙 11

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アプリでUIを準備しても接続数は減りません 一 覧 が 見 れ る ア プ リ 12

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これが 大組織で 沢山のユーザーが 表示するグループを それぞれ切り替え始めると ちょっとストレスが溢れてくるような。。 13

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OnTimeが皆を代表し必要な情報だけをキャッシュ 14

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クライアントもOnTimeで見た目が行先掲示板的に 15

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更新が無ければExchangeと通信は殆ど無し 16

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表示グループ切替えもOnTimeに問い合わせるだけ 17

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その間もExchangeと通信は殆ど無し 18

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次に予定作成や変更はノーキャッシュで直接実行 19

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そしてすぐに反映されます 20

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OnTime外から予定が作成更新されてもすぐ更新 21

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部署だけ導入も可能、テナント全体の必要なし 22

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他にもマルチテナントへの対応もこの構成なら可能 23

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これほどキャッシュ効率の高いデータはあっただろうか。 • 同じような内容(全社員のとある期間の予定データ)を • 個別の要望にあわせて組み合わせて提供する。 • けどその内容(全予定データの一部)は頻度よく更新される。 • これほどキャッシュするのに適したデータはおそらくないんじゃないかと。。。 • だからこそリアルタイムキャッシュデータを見せることは • データストア(Exchange)の負担は減るし • そこ(Exchange)へ到達するためのルート(GW)の負担も軽減。 24

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さてここからTeamsのお話しです • Teamsからの会議ってどうですか? • 共通の空き時間はどうやって確認しましょう? • チャネルに参加しているメンバー覚えてますか? • オフライン会議はどうやって行いましょうかね。 25

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1.例えばこんなシチュエーション 1. みんなでスパイスカレーを 食べに行こ。 2. 空いてる日を確認するよ。 3. みんなに予定入れるよ。 まずは「予定表」を 開いて。。。 26

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2.「+新しい会議」をクリックして、、、 27

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3.チャネルを選んで、あっ、みんなの空き確認! • チャネルを選択したので投 稿や通知はされるけど、、、 • みんなが空いている時間は どうしよう。。 • 「スケジュールアシスタント」 があるぞ! 28

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4.やっぱりユーザーの招待で、、、、 • 空き時間を確認するなら 招待を入れないといけない のかぁ。。。。 29

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5.であと誰だっけ?いいや「スケジュール設定」! 以下省略 30

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そこで、OnTime for Microsoft Teams • OnTimeをそのままTeamsに持ち込みました(標準対応) • 特徴はメインビューがそのチームのメンバー一覧になります • なので、そのチームメンバーの空き時間は一目瞭然 • 更に会議の作成も数クリックで実行出来ます 31 デモ

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1.「OnTime」タブをクリック! • カチッ 32

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2.「会議の作成」をクリック! • カチッ 33

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3.「出席可能時間の検索」をクリック! • タイトル入れてー、 カチッ 34

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4.希望の時間帯をクリック! • んんんんー、んっ 日時を選んでカチッ 35

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5.「送信」をクリック! カチッ 以上 36

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両方の手順を比較してみましょう Teamsの「新しい会議」 OnTime for Teams まずは「予定表」を開いて チャネルタブのOnTimeをクリック 「+新しい会議」をクリックして 「会議の作成」をクリック チャネルを選んで 「出席可能時間の検索」をクリック 「スケジュールアシスタント」を.. 希望の時間帯をクリック 「ユーザーの招待」でメンバーを 「送信」をクリック 終わり 「ユーザーの招待」でメンバー2 37

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6.ほかにも「全てを選択」をチェックすると、、、 • 「全てを選択」をチェックせ ずにユーザー名の左のチェッ クボックスを個々にチェック することも出来ます 38

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7.空き時間が一目瞭然! • もちろんメインビューでドラッグ して会議作成も出来ます そして左下の 「日程調整」 をクリックすると 39

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8.空き時間確認しながら希望を募ることも。。 • 自分の予定を確認しなが ら相談相手の空き時間も 配慮して日時候補を提案 • 相談相手は自分の予定を 見ながら可能日時を投票 • 日程調整機能は 有償オプション 40

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9.もちろん違うグループに切替も出来ます • また「チームを表示」をクリッ クするとチームメンバーの表 示に戻ります • その時Exchangeに通信 は、、、、 発生しません! 41

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では例によって動きを確認しましょう 42

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さっきのOnTimeの構成図です 43

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Teamsから接続したときはちょっと違ってます Azure AD 44

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AADからo365グループのメンバーリストをもらいます 45

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そのリストのメンバーの予定一覧を表示します 46

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Teamsのチャネルを切替えた時も問い合わせてから 47

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o365グループの情報はMS Graphで取得してます • Microsoft Graphは多岐にわたる製品やブランドを1つのエンドポイント、 同じトークン、直感的なパスで接続出来るようにする壮大な挑戦です。 • まだ従来のAPIと機能差もあるので使い分けが必要です。 • OnTimeは、Office365グループはGraphを、ExchangeのデータはEWSを 使用しています。パフォーマンス含め将来が楽しみです。 • OnTimeからMS Graphで接続するための設定の手順アウトラインは次の ページからご案内し、参考になる参照リンクもご案内します。 48

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1.アプリケーションの登録とIDのコピー • アプリケーションを作成 するとアプリケーション (クライアント)IDが発行 されるのでコピー 49

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2.クライアントシークレットの作成 • IDと対になるクライアン トシークレットを作成 50

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3.クライアントシークレットのコピー • クライアントシークレット をコピー 51

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4.APIのアクセス許可と管理者の同意 • OnTimeに必要な許 可は、、、、 • Directory.Read.All • offline_access のRead 52

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5. OnTime管理センターで登録して承認処理 • コピーしたアプリケーショ ンIDとクライアントシー クレットを登録してアク セス許可の承諾。 • 複数の設定行がある のはOnTimeは個々 のテナントに接続する 場合それぞれに設定 するからです。 53

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詳細は中村亮太さんの各種投稿を参照しましょう • Microsoft Graph を使って、会議室の予定表を取得する(2018/12/22 – Qiita) • Microsoft Graphってなに? – 第25回Office365勉強会にて(2019/09/25 – Speaker Deck) • Microsoft Graph API- Global Microsoft 365 Developer Bootcamp にて(2019/11/23 – GitHub) • 各記事へは以下のURLから開けます 「OnTime FAQ -Micorosoft Teamsの設定及びMicrosoft Graphについて補足」 https://www3.ontimesuite.jp/teams-graph/ • OnTime for Teams のステップバイステップマニュアルはこちらから • For Microsoft 最新版プログラムと各種マニュアル 「OnTime for Microsoft Teams 連携セットアップマニュアル クイック & ステップバイステップ仕様」 https://ontimesuite.jp/forms/downloads/ 54

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サイトにお越し下さい。価格やデモサイトもあります。 OnTime Group Calendar Direct Shop https://ontimesuite.jp 55

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さて、いかがでしたか?OnTime for Teams 従来は組織階層のグループスケジュールを欲していました。 しかしMicrosoft Teamsが世に出たことで時代は変わりました。 チームにメンバーを追加すると自動でOnTimeにもメンバーが追加される。 運用管理者はTeamsの展開に専念出来る。 利用する人達もTeamsとOnTimeをシームレスに利用出来る。 今、組織階層に依存しないグループスケジュールが始まります。 56