OnTime for Domino Desktop クライアントマニュアル

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スライド概要

【公式】 OnTime Group Calendar for HCL Domino ページ
https://ontimesuite.jp/fordomino/
OnTime Group Calendar for HCL DominoのDesktopクライアントマニュアル。

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【公式】 OnTime Group Calendar for Microsoft ページ https://ontimesuite.jp/forms/ 【公式】 OnTime Group Calendar for HCL Domino ページ https://ontimesuite.jp/fordomino/ 高速グループスケジュールの OnTime Group Calendar for Microsoft / for Domino の日本総代理店をしています。 CEO at AXCEL corporation that the agency of OnTime Group Calendar in Japan.

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関連スライド

各ページのテキスト
1.

for Domino(Ver.11.1.0-) クライアントマニュアル OnTime Group Calendar Direct Shop 2023/12/07

2.

目次 OnTime for Domino Desktop 起動方法 1. 2. 3. 4. 1. ノーツクライアントからの起動 ブラウザからのHCL Verse経由で起動 ブラウザからの起動 / メール認証 ブラウザからの起動 / ID・パスワード認証 (※ 4.は非推奨) メイン画面の構成について 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 画面構成について 左サイドのメニューアイコンについて ビューの種類と右上のアイコンについて メインビューのスケジュール表示内容 ビューの表示オプションを変更する 言語、稼働時間、その他の設定 24時間表示にする p.5 p.6 p.7 p.8 2. メインビューのアクションボタン 1. アクションボタンで各種操作 2. ビューや操作によって更にボタンが表示 3. 各種イベントの作成 1. 2. 3. 4. 5. p.9 p.10 p.11 p.13 p.15 p.16 p.17 p.18 2 予定を作成する 会議を作成する 会議室や備品を単体予約 不在申請を作成する 共有席の予約を作成する p.19 p.20 p.21 p.22 p.28 p.44 p.46 p.52

3.

目次 4. 左サイドのメニュー/表示用のグループ 1. 2. 3. 4. 表示メンバーを切り替える 個人グループを作成する 個人グループを共有する グループを編集・削除する 5. 左サイドのメニュー/その他 1. 会議の承諾や辞退をする 2. 日程予約を利用する 3. 凡例で絞込み表示する 6. 表示ビューの変更 1. プランナービュー表示に切り替える 2. リストビュー表示に切り替える 3. 個人ビュー表示に切り替える p.55 p.58 p.62 p.68 7. p.71 p.77 p.79 p.82 p.84 p.87 3 イベントの詳細表示 1. 2. 3. 4. 5. 6. イベントのクリックで詳細を表示する シングルクリックで簡易画面を表示 ダブルクリックで詳細画面を表示 参加者ステータスの確認 出席可能時間の再検索 内容をコピーして メール、会議、日程調整の新規作成 p.92 p.93 p.94 p.95 p.96 p.97 p.98

4.

目次 8. ユーザープロファイルの表示 p.99 9. 1. メインビューでユーザー名をクリックして表示 p.100 2. 「伝言メモ」送信が可能 p.101 3. 不在通知の設定確認や変更 p.102 4. 個人ビューへの切り替え p.103 5. イベントリストからイベントの内容プレビュー p.104 6. 更に別ユーザーのプロファイル画面へ p.105 7. 代理アクセス権確認 p.106 8. メインビューにプロファイルのピン留め表示 p.107 10. 4 その他の機能 1. 2. 3. 4. 5. 6. キーワード等で絞込表示する スケジュールをPDF出力する イベントの移動やコピーをする オーバーレイを表示する チームカレンダーを表示する OnTime For Verseから利用する 左サイドのメニュー/オプション 1. 日程調整オプション 2. ケータリングオプション p.109 p.113 p.116 p.119 p.124 p.126 p.130 p.137

5.

OnTime for Domino Desktop 起動方法1 ノーツクライアントからの起動 ワークスペースからOnTimeClient DBのアイコンをダブルクリックして起動してください。 標準で指定されたブラウザが起動し、 自動ログインされた状態で OnTimeクライアントが開きます 5

6.

OnTime for Domino Desktop 起動方法2 ブラウザからのHCL Verse経由での起動 各種ブラウザから、VerseへのログインURLを指定してください。 HOSTNAME/Verse Verse画面左上にある OnTime のタブをクリックすると、 Verse仕様のOnTimeクライアント画面が開きます。 6

7.

OnTime for Domino Desktop 起動方法3 ブラウザからの起動 / メール認証 各種ブラウザから、OnTimeClientDBを指定してください。 HOSTNAME/OnTime/Client.nsf その他のノーツDBと同じくインターネットからもVPNやリバースプロキシー経由で接続できます。 メールアドレスを入力して左下 「メール受信による認証への切替え」から メールアドレス入力後 「承認Link送信」を押すと入力したメール アドレスにメールが届きます。 「承認Link送信」を押すと待機画 面が表示されるので 「戻る」をクリックせずに、このまま の状態にしてください。 別タブや別ブラウザ等で入力したメールアドレスのメールファ イルを開き、OnTimeから届いたメールからリンクを開きます 7 リンクを開くと「閉じる」ボタン が表示されるので、クリックし て画面を閉じてください。 その後待機画面にしておいた ページに移動すると、OnTime にログインした画面が表示さ れます。

8.

OnTime for Domino Desktop 起動方法4 ブラウザからの起動 / ユーザーIDとパスワード入力 ※非推奨 各種ブラウザから、OnTimeClientDBを指定してください。 HOSTNAME/OnTime/Client.nsf その他のノーツDBと同じくインターネットからもVPNやリバースプロキシー経由で接続できます。 ノーツユーザー名とインターネット パスワードを入力した場合は そのままログインできます。 ※セキュリティの観点から本手順 でのログインは推奨しません。 8

9.

1.メイン画面の構成について 9

10.

1.1 画面構成について これがOnTimeクライアントのメイン画面です。 メイン機能のうちのいくつかを以下に記載します。 ・ドラッグして予定や会議の作成ができます。 「3.各種イベントの作成」 ・表示グループを切り替えてメンバーの予定を確認できます。 「4.表示用のグループ」 ・会議招集された会議を確認し、了承や辞退もできます。 「5.1 会議の承諾や辞退」 ・予定の情報や凡例で絞込み表示できます。 「5.3 凡例で絞込み表示」 10

11.

1.2 左サイドのメニューアイコンについて 1 メニュー表示/非表示 各メニューを 表示・省略 年間カレンダー 11 グループ 会議通知

12.

1.2 左サイドのメニューアイコンについて 2 メニュー表示/非表示 各メニューを 表示・省略 日程調整 日程予約 12 ケータリング 申請 凡例

13.

1.3 ビューの種類と右上のアイコンについて 1 ビュー切り替え(P.82) グループビューと個人ビューを切替 設定(P.17) 言語関連等の設定 個人ビュー ヘルプ OnTimeのヘルプURLが 開きます ユーザー検索 OnTime利用ユーザー を検索します 日ビュー タイムスケール / 設定 (P.16) 選択したそれぞれのス ケールでのビュー表示 「不在」ビューは不在申 請した予定のみ表示 週ビュー 13

14.

1.3 ビューの種類と右上のアイコンについて 2 ビュー切り替え(P.82) グループビューと個人ビューを切替 プランナービュー 不在ビュー リストビュー 14

15.

1.4 メインビューのスケジュール表示内容 現在時刻を赤線で表示 会議通知に未応答時は グレー表示 表示する日数や週数を スライダーで変更 ユーザー情報の表示欄 はこちらの境界線を クリックしてドラッグする と幅を変更できます。 「非公開」オプションが 指定された予定は、 ・本人は「件名(非公開)」 ・本人以外は「(非公開)」 と表示 「空き時間として扱う」 オプションが指定された 予定は、背景色が文字 の色になり、背景は薄 いグレーになります。 会議室やリソースは、 管理者の設定で 自分の作成した予定以 外の件名は非表示にな る場合があります。 閲覧権限が無ければ 予定枠のみが見え、 件名は見えません。 各予定は、管理者の設定した 共通の色分けで表示されます。 「5.3.凡例で絞込み表示」参照。 クリックで画面更新 F9でも可能・Shift+F9で全更新 OnTimeのメインビューの表示に関する設定 1.お持ちの権限による閲覧内容の制御 2.各種条件による色分け表示方法 3.ユーザーや会議室の並び順や表記方法 は、管理者によって設定されています。 詳細はOnTime管理者にご確認ください。 15 ご利用のご自身用の各種初期値設定(会議 出席可能時間、カテゴリ選択肢、イベントの種 類、会議招集の自動応答設定)等は、メール DBのプリファレンスで設定してください。 深夜の自動処理にて翌朝には反映します。

16.

1.5 ビューの表示オプションを変更する 週末(土・日)を表示 させるかどうかの選択 1日の表示時間帯を設定 表示日数の設定 出席可能時間を背景に 表示させるかどうかの選 択(出席可能時間の設定 はメールDBのプリファレ ンスで) 行の高さを1〜9で設定 オーバーレイで表示させ ているユーザーを OnTimeのビューに表示さ せるかどうかの選択 「9.4. オーバーレイ」参照 16

17.

1.6 言語、稼働時間、その他の設定 クリック後、「設定:を選択すると言語や 稼働時間の設定変更画面が開きます。 表示言語を 選択できます。 日時のフォーマットを選択できます。 曜日始まりもこちらで設定します。 他人の予定を作成する際の「作成先に通 知する」の初期値を設定できます。 起動時に表示させるビューや 表示グループを指定できます。 稼働時間のタイムゾーンを 選択できます。 稼働時間や曜日を 選択・指定できます。 時間の設定方法は例の様な記述で、 複数値で指定できます。 ~ 記載例 ~ 09:00 – 12:00 , 13:00 – 17:30 17 名前検索に含むディレクトリを選択 できます。選択可能なディレクトリ は、管理者によって設定されていま す。詳細はOnTime管理者にご確認 ください。

18.

1.7 日付をクリックして該当日を24時間表示にする 該当日の24時間表示画面です。 日付をもう一度クリックすると 元に戻ります。 背景のブルーは、 「会議出席可能時間外」を色付け表示し ています。 設定はメールDBのプリファレンスで 行っています。 18

19.

2. メインビューのアクションボタン 19

20.

2.1 アクションボタンで各種操作 「イベント」「共有席」「メール」 「PDF出力」が動作可能です。 「不在申請」は不在ビューに のみ表示されますが、 「不在申請」「共有席」は管理 者の設定によって表示されな い場合があります。 20

21.

2.2 ビューや操作によって更にボタンが表示 ユーザーや会議室を 選択すると --- 以下のボタンが表示されます。 ◆イベント 選択したユーザーを指定した会議作成画面を開く (「 3.2 会議作成機能」を参照) ◆不在申請(不在ビューのみ) 新規不在申請の作成画面を開く (「 3.4 不在申請を作成する」参照) ◆共有席 共有席を選択していた場合、共有席欄に選択済共有席を指定した共有席作成画面を開く 共有席を選択していない場合、共有席欄が空白の共有席作成画面を開く (「3.5 共有席の予約を作成する」参照) ◆メール 選択したユーザを宛先に指定した、新規メール作成画面を開く ◆PDF出力 PDF出力画面へ移動 (「9.2 スケジュールをPDF出力する」参照) ◆選択を表示 選択したユーザのみを絞り込んで表示 21

22.

3.各種イベント作成 3.1 予定を作成する 22

23.

3.1-1 予定作成は、希望日時でマウスをドラッグ 予定を作成したい時間帯で マウスをドラッグするか ダブルクリックすると… →次ページへ 23

24.

3.1-2 予定作成の項目はNotesとほぼ同じ 本人以外、件名を 表示しません。 作成できるのは以下の3種類です。 ・「予定(一人の予定)」 ・「会議(複数名の予定)」 ・「終日の予定(時間指定無し)」 初期値はご自身のメールDBのプリ ファレンスで指定した既定値です。 アラームを設定 できます。 空き時間として扱 われます。 他メンバーの予定 を作成する時に表 示されるメニュー。 作成先へメールで 作成/更新を知ら せる機能です。 権限があれば、名前を変更して 他メンバーの予定を作成できます。 (例:ユーザー を「名古屋」に変更) カテゴリはご自身のメールDBの カレンダーのプリファレンスで 指定した選択肢です。 繰り返しの設定です。 次ページ参照 カスタムフィールド 管理者が設定している場合は 追加フィールドが使用できます。 「記念日」、「確認」、「タスク」は、OnTimeからは作成できません。 「記念日」はノーツの設定通り[空き時間として扱う]設定で表示、 「確認」はプロファイル画面のイベントリストでは表示されます。 24 対象ユーザーの当 日の予定を視覚的 に確認できます。 作成日時をドラッグ して調整できます。

25.

3.1-3 イベントの繰り返し設定について 前ページ 繰り返しの「作成」 ボタンを 押した画面です。 予定や会議の 繰り返し設定も OnTimeから 可能です。 25

26.

3.1-4 イベントのアラーム設定 予定や会議の アラーム設定も OnTimeから可能です。 26

27.

3.1-5 「終日の予定」も作成可能 入力内容は「保存」ボタンで 保存されます。 27

28.

3.各種イベント作成 3.2 会議を作成する 28

29.

3.2-1 会議の招集はスケジュールアシスタントから 選択されたユーザーだけに 絞って表示します。 →次ページ 会議招集をしたいメンバー にチェックをつけると、 「スケジュールアシスタント モード」に切り替わります。 次ページ、2ページ先も参照 してください。 会議所要時間を変更できます。 (既定値はメールDBのプリファ レンスで指定しているもの) 選択したユーザーの共通の空き時間を表示します。 白色・・・誰かの予定が入っている、または 希望する会議所要時間に満たない時間帯。 緑色・・・全員が可能な時間帯 29

30.

3.2-2 「選択を表示」画面・そこから直接ユーザーを追加 グループ表示に戻るボタン に替わります。 「選択を表示」ボタンを押す と、選択しているユーザーや リソースのみに絞り込まれた 画面になります。 この画面では、他のグループで選択したユーザーも一緒に 表示されます。 また、リストの下に検索によるユーザーを追加できる枠が 表示され、ここからも会議招集メンバーを追加できます。 検索は日本語でも英語でも可能です。 30

31.

3.2-3 検索対象と検索時間を調整して空き時間を検索 1. 必要とする会議所要時 間を調整します。 (例:デフォルトの1時間を30 分に短縮) 3. これにより、前ページの状態と比べ、 全員が空いている「緑の時間帯」が増えています。 2. 空き時間の検索対象外に する人のチェックを 外せます。 (例:名古屋さんを会議に 招待はするが、 スケジュールの空きは 考慮しない) 31

32.

3.2-4 ドラッグして「会議」(会議招集)をする 全員が空いている緑の時間帯で ドラッグすると、会議招集の作成画面 が開きます。 →次ページ参照 重複した箇所でもドラッグは可能です。 32

33.

3.2-5 「会議」の項目もノーツと同じ イベントの重複状況を確認できます。 権限があれば、名前を変更して 会議の議長を変更できます。 会議参加者やリソースの 共通の空き時間を確認できます。 フィールド内で検索文字を入力して 直接ユーザーを検索・追加できます。 検索は日本語でも英語でも可能で す。 「検索」を押すとダイアログボックス が開いて、該当日時で利用可能な 会議室とリソースを検索します。 2ページ先参照 詳細検索をクリックすると ダイアログボックスが 開いて参加者を追加できます。 次ページ参照 同じく会議室やリソースの 追加も可能です。 メールDBのプリファレンスにURLを指 定しておくとロケーション欄に表示さ せることができます。 オンライン会議の作成ができます。 4ページ先参照 33

34.

3.2-6 詳細検索ダイアログからも参加者の追加が可能 組織のアドレス帳や自分の 連絡先等を切り替えて検索 可能です (管理者設定) 検索対象を指定して 絞り込みできます。 複数キーワードは、間にスペースを挿入して検索できます。 「大規模ユーザーモード」の設定では 検索条件を入力してから検索結果だけ表示されます。 (どちらをご利用かはシステム管理者にご確認ください) 34

35.

3.2-7 利用可能な会議室とリソースを検索する その1 検索をクリックすると 右からダイアログ ボックスが スライドインして… →次ページへ ドラッグ&ドロップで 必須 任意 通知のみ の場所を変更できます。 35

36.

3.2-7 利用可能な会議室とリソースを検索する その2 該当日時で 利用可能な会議室や リソースを検索できます。 36

37.

3.2-8 会議作成時にオンラインミーティングを指定 オンライン会議の「作成」ボタンを押す とオンラインミーティングの選択画面 が表示されます。 OnTime管理者によって設定が行われ ていればMicrosoft Teams や Zoom、 Webexの選択肢が表示されます。 また、自分のNotesクライアントでの会 議作成画面にある「オンラインミーティ ング」ボタンで表示されるダイアログ から「新規」ボタンでオンラインミー ティングの情報を登録すると、この選 択肢に追加されます。 いずれも設定されていない場合、オン ライン会議の項目は表示されません。 オンライン会議の設定が表示されます。 37

38.

3.2-9 出席可能時間の検索 「出席可能時間検索」で 現時点の会議参加者や リソースの 共通の空き時間の 確認が可能です。 38

39.

3.2-10 ケータリング(オプション)を表示する 会議に関連するケータリング注 文の新規作成画面が開きます。 39

40.

3.2-11 ケータリング(オプション)で注文を指定する ケータリングについての詳細は 「10.2 ケータリングオプション」参照 40

41.

3.2-12 Notesのオリジナル文書を開く すべての内容詳細画面には 「iNotesで開く」 もしくは「ノーツで開く」 のボタンが準備されています。 41

42.

3.2-13 ユーザーをクリックするとプロファイル画面を表示 ユーザーや会議室、あるいはリソースのクリックで そのプロファイル画面がスライドインします。 対象者のイベントリストも確認可能です。 42

43.

3.2-14 選択した時間の空き状況確認 該当する時間に予定の重複があるユーザーの アイコンを表示します。 ユーザーアイコンの右のマークで 重複状況を示しています。 白抜きの赤丸 :空き時間としての予定あり 赤丸 :予定の重複あり 画面右のスケジュール表示欄の下にも 重複予定のあるユーザーアイコンを表示します。 43

44.

3.各種イベント作成 3.3 会議室や備品を単体予約 44

45.

3.3-1 会議室や備品の単体予約の作成 Domino標準の会議室やリソース の予約がOnTimeから可能です。 予約したい会議室やリソースの上でド ラッグし時間帯を決めると、右から画面 がスライドインしてきます。 機能はDominoに準拠しています。 よって各種制御も可能です。 ・承認者による承認機能 ・予約可能者の制限 ・予約可能期間の設定 等 45

46.

3.各種イベント作成 3.4 不在申請を作成する 46

47.

3.4-1 不在申請について 不在ビューには、管理者の 指定した凡例に該当する予 定と、申請されたイベントが 表示されます。 サイドメニューの申請欄には 自分の申請と、自分宛ての承認依頼 の一覧が表示されます。 申請中(承認待ち)の状態のイベント は枠線上部に赤線が表示されます。 申請のステータス一覧 ・申請 申請者による申請後 ・修正要求 承認者による内容修正依頼後 ・更新済 申請者による内容修正後 ・否認 承認者による申請否認後 ・承認済 承認者による申請承認後 ・取消依頼 申請者による取消依頼の申請後 ・取消 承認者による取消の承認後 47

48.

3.4-2 (申請者)不在ビューでドラッグする 権限があれば OnTime の画面から 不在申請が作成できます。 不在申請したい時間帯でドラッグ、 またはアクションボタンの 「+不在申請」をクリックすると右から 作成画面がスライドインしてきます。 48

49.

3.4-3 (申請者)不在申請用を申請する 不在申請の新規作成画面が 開きます。 不在申請専用の画面です。 ・カテゴリ 管理者が指定したカテゴリから選択 ・件名 件名を入力 ・承認者 管理者が指定した承認者から選択、 またはOnTime利用者のユーザー名を入力 ・日時 日数指定、または時間指定 ・オプション 公開/非公開の選択 49 申請ボタンを押すと指定した承認者宛にメール が配信され、承認者のOnTime画面の申請欄に 「承認待ち」の一覧に表示されます。

50.

3.4-4 (承認者)不在申請を承認する 指定された承認者の画面左にあるサイド メニュー内「申請」欄に、承認待ちステー タスの申請一覧が表示されます。 選択すると申請内容とともに承認・否認な どのアクションが表示されます。 アクションメニューから 承認・否認・修正要求・保存・取消 を選択できます。 ・承認 ステータスは「承認済」になり、申請者の予 定に反映されます。 ・否認 ステータスは「否認」になり、不在ビューにも 表示されなくなります。 申請者はサイドメニューから変更依頼をし て改めて申請することもできます。 ・修正要求 ステータスが「修正要求」になり、申請者に 内容の変更を促します。 申請者が編集して更新するとステータスは 「更新済」になり、再度承認者の承認待ち 一覧に表示されます。 50

51.

3.4-5 承認後のステータス確認 承認後、自分の申請の欄に緑色のチェッ クマークが表示されます。 申請したイベントも申請内容に基づいて 予定に反映されます。 申請したイベントを開くと、 履歴欄に申請から承認ま での履歴が表示されます。 また、ステータス遷移時の 各コメントも履歴欄に表示 されます。 51

52.

3.各種イベント作成 3.5 共有席の予約を作成する 52

53.

3.5-1 ドラッグで共有席の予約を作成する 会議室やリソースと同じく 権限があれば OnTime の画面から 共有席の 単体予約が作成できます。 会議室やリソースと同じく 共有席を、予約したい時間 帯でドラッグすると右から 作成画面が スライドインしてきます。 53

54.

3.5-2 共有席用の予約作成画面が開く 共有席を指定した予約作成 画面が開きます。 共有席予約専用の画面です。 共有席の新規作成画面では カテゴリの項目に、OnTime管 理者が指定したデフォルト値 がセットされます。 54

55.

4.左サイドのメニュー/表示用グループ 4.1 表示メンバーを切り替える 55

56.

4.1-1 グループを切り替えて、表示するメンバーを変更 OnTimeの「グループ」とは、メインビューに表示するユー ザーを一括りにした単位のことです。 ここでのグループは「OnTimeでの表示用」であり、「予定 の閲覧権限」とは別のものです。 閲覧権限(その人の予定内容を見られる・見られない)は 別途管理者にて設定されています。 クリックすることで、メインビューに表示されるメンバーを 切り替えできます。 グループには、以下の3つのカテゴリがあります。 ・ マイグループ:編集可能なグループとお気に入りが 表示されます。 ・ 共有グループ: 個人グループを互いに共有できます。 ・ 公開グループ: 管理者が準備したグループです。 「公開グループ」には管理者が準備した共通のグループ が表示されてます。 56

57.

4.1-2 ★マークをつけるとそのまま「マイグループ」に追加 「マイグループ」には、以下のグループが表示されます。 個人で作成した「個人グループ」 ★マークをつけた「共有グループ」 自身が作成した「共有グループ」 ★マークをつけた「公開グループ」 「個人グループ」 「共有グループ」の作成・編集・削除は 次ページ以降を参照 共有・公開グループ内のグループに「★」マークをつけると、 「マイグループ」に追加されます。 「4.3-4 「マイグループ」への登録1」参照 57

58.

4.左サイドのメニュー/表示用グループ 4.2 個人グループを作成する 58

59.

4.2-1 メンバーを選択し「+」マークをクリックする グループに追加したいメンバーにチェックを入れます。 続いて「グループ」の横にある [+] ボタンを押します。 次ページへ続く 59

60.

4.2-2 作成するグループを設定する 順番の並び替えもできます。 グループの名前をつけます。 更にここから検索して、 メンバーを追加することもできます。 メンバーの追加・削除は こちらのボタンから実行。 前ページで選択していた メンバーが、すでに登録 されています。 60

61.

4.2-3 作成するグループを保存する 「共有グループ」には、個人が作成し複数名で共有したいグ ループが表示されています。 ご自身が作成した共有グループだけでなく、他ユーザーが 共有してくれたグループも表示されます。 61 共有グループの作成方法は メンバーの選び方は個人グループと同じ です。そこから「共有する」にチェックを入 れると-次ページへ

62.

4.左サイドのメニュー/表示用グループ 4.3 個人グループを共有する 62

63.

4.3-1 個人グループを共有化する(共有グループの作成) このグループを共有するメンバーを 登録するエリアが表示されます。 共有するメンバーがグループメン バーと同じであれば「メンバーと同 じ」にチェックをつけます。 この共有グループを管理できる ユーザーを登録します。 63

64.

4.3-2 共有相手や管理者を指定する 内容を確認して「保存」を クリックし、登録します。 神戸さんとのみ、 このグループを共有しました。 64

65.

4.3-3 作成後は「共有グループ」に入っています 「共有グループ」として作成したので、 「共有グループ」に追加されています。 ご自身が作成した場合は 共有グループの右側には 予め★マークがつきます。 ★マークの説明は次ページ 65

66.

4.3-4 「マイグループ」への登録1 共有グループもマイグループに登録できます。 このグループに★マークをつけると … 次ページへ 66

67.

4.3-5 「マイグループ」への登録2 前ページで★マークを つけたので、「マイグループ」にも追加されています。 67

68.

4.左サイドのメニュー/表示用グループ 4.4 グループを編集・削除する 68

69.

4.4-1 エンピツマークでグループを編集する グループを編集・削除したい場合は、 該当するグループの右横の エンピツマークをクリックします。 →次ページへ 69

70.

4.4-2 グループの編集・削除 ユーザの追加、削除など 内容を編集し、「保存」を クリックして登録します。 グループまるごと削除する場合は 「削除」をクリックします。 70

71.

5.左サイドのメニュー/その他 5.1 会議の承諾や辞退をする 71

72.

5.1-1 会議の各種通知の処理について 会議招集されると 「会議通知」が表示されます。 通知内容は ・会議招集 ・会議の変更 ・情報の更新 * 順番に処理をします。 グレー表示されているものは、 会議招集に対して まだ了承/辞退の返答がされ ていないイベントです。 通知件数を表示 72

73.

5.1-2 会議を了承する際に各種設定が可能 会議通知を開くと内容が表示され、 了承/仮了承/辞退のアクションを行え ます。 了承時にあわせて議長へコメントを送 信できます。 了承時に イベントのオプション、ロケーション、 カテゴリを同時に設定できます。 (NotesのメールDBからでは、了承後 に再度編集画面で開き直して設定す る必要があります) 当日の前後のスケジュールを 視覚的に確認しながら会議招集に 対してのアクションを実施できます。 73

74.

5.1-3 会議通知の処理後は通知も消えます 処理をすると、 その会議招集 通知は消えます。 その会議の通知を処理すると イベントの種類も「会議」となり、 色もグレーから所定の色になり ます。 74

75.

5.1-4 詳細画面では仮了承することもできます 開いた会議招集で仮了承が行えます。 仮了承時にも了承や辞退の際と同様に、 各種設定が可能です。 75

76.

5.1-5 仮了承後は空き時間として表示されます 仮了承した際は、空き時間として 扱われます。 再度開いて了承できます。 76

77.

5.左サイドのメニュー/その他 5.2 日程予約を利用する 77

78.

5.2-1 日程予約を利用する 予約可能な時間を提示して、その時間の 中から打ち合わせの予約をとらせること ができる機能です。 日程予約を作成することで、特定の打ち 合わせに対して利用可能な時間を予め 指定できます。 日程予約のURLリンクが生成されるので、 URLを展開してください。ブラウザでその URLにアクセスすると打ち合わせ日時を 選択して予約できます。 日程予約のステータスは以下の3つです。 ■予約受付 他人が作成した日程予約用リンクに対し て、自身が日程予約を行ったもの ■ リンク 自身が作成した日程予約で現在受付中 であるもの ■アーカイブ 自身が作成したもののうち、終了したもの 78 詳細は別紙「日程予約マニュアル」 を参照してください

79.

5.左サイドのメニュー/その他 5.3 凡例で絞込み表示する 79

80.

5.3-1 特定の凡例を選択して該当イベントのみ表示 管理者が準備した凡例セットを、 ここから選択できます。 「凡例」は、予定の内容によって色分けされる機能です。 色分けの名称一覧は左下に凡例として表示されています。 色分けの条件は管理者が設定しています。 色分けの設定には組織によって変わります。例えば、、、 • 予定タイトルに含まれる文字列 • 選択したカテゴリ • 予定の種類 • 各種オプション設定 。。。。。。等 デフォルトのこの状態から、 凡例の「プロジェクト」だけを残すと --次ページへ 80

81.

5.3-2 特定の凡例を選択して該当イベントのみ表示 特定の凡例だけを選択することで、 該当する予定を絞り込みます。 81

82.

6.表示ビューの変更 6.1 プランナービュー表示に切り替える 82

83.

6.1-1 プランナービュー表示 プランナービュー表示に切り替えま す。スライダアイコンで 表示行数の設定変更ができます。 表示行数以上の予定がある場合に は「更に*件」と表示されます。 クリックすると行の高さが広がって表 示されます。 83

84.

6.表示ビューの変更 6.2 リストビュー表示に切り替える 84

85.

6.2-1 リストビュー表示 表示条件に名 前を付与し、条 件を複数保存 できます。 リスト表示に切り替えます。 スライダアイコンで 表示行数の設定変更ができます。 CSV出力ボタンで表示内容を CSVファイルに出力できます。 →次ページへ 対象とする開 始終了の日付 を指定できま す。 検索対象を ユーザー名や グループで 指定できます。 件名・ ロケーション・ カテゴリ・ 議長・参加者・ 凡例で絞込み 表示できます。 85

86.

6.2-2 CSV出力例 86

87.

6.表示ビューの変更 6.3 個人ビュー表示に切り替える 87

88.

6.3-1 個人ビューへの切り替え こちらから「グループビュー」と「個人ビュー」を 切り替えます。(「Alt + 0」でショートカットも可能) ボタンをクリックすると --- 次ページへ 88

89.

6.3-2 個人ビューへの画面レイアウト:日 「個人ビュー」に切り替わりました。 「日」の個人ビューです。 89

90.

6.3-3 個人ビューの画面レイアウト:週 「週」の個人ビューです。 日/週、どちらも 上下にスクロールが可能です。 別ユーザーの個人ビューを見ている時に 権限があれば、代理アクセスとして 会議招集の了承・辞退や 日程調整の代理作成や返答を することができます。 90 スライダアイコンを押 して、表示オプション の変更が可能です。

91.

6.3-4 表示するメンバーや会議室の登録・編集 鉛筆ボタンを押して 登録・編集ができます。 ユーザーだけでなく よく利用する会議室 やリソースも登録し、 切替ができます。 91

92.

7.イベントの詳細表示 92

93.

7.1 イベントのクリックで詳細を表示する イベントにマウスオーバーすると、 このように情報量が多く表示されます。 件名を確認したいような場合に便利です。 イベントのシングルクリックで、 予定内容の簡易画面が表示されます。 次ページ参照 イベントのダブルクリックで、 予定内容の詳細画面が表示されます。 2ページ先参照 93

94.

7.2 シングルクリックで簡易画面を表示 イベントをシングルクリックすると、右から 情報がスライド表示されてきます。 「開く」を押すと、イベントの詳細 画面が表示されます。 次ページ参照 会議であれば、 参加者のステータスも 確認できます。 94

95.

7.3 ダブルクリックで詳細画面を表示 前ページの「開く」から、 あるいはメインビューからの イベントダブルクリックで、 詳細画面がスライド表示されます。 その予定や会議の所有者であれば、 そこから編集も可能です。 95

96.

7.4 参加者ステータスの確認 会議参加者やリソース のステータス確認が可 能です。 96

97.

7.5 出席可能時間の再検索 「出席可能時間検索」で 現時点の会議参加者や リソースの 共通の空き時間の 確認が可能です。 97

98.

7.6 会議をコピーしてメール、会議、日程調整の新規作成 既存の会議の情報を基に新規 会議や日程調整を作成できます。 ・会議(詳細なし) 会議の件名やメンバー等、日 時と本文以外を引き継いだ状態 の会議の新規作成画面を開け ます。 ・会議(詳細含む) 会議の件名やメンバー等、日 時以外を引き継いだ状態の会議 の新規作成画面を開けます。 ・日程調整 会議の件名やメンバーを引き 継いだ状態の新規日程調整の 作成画面を開けます。 日程調整についての詳細は 「10.1 日程調整オプション」参照 ・参加者へのメール 既定のメールプログラムが開き、 宛先に参加者が指定された作成 画面が開きます。 98

99.

8. ユーザープロファイルの表示 99

100.

8.1 メインビューでユーザー名をクリックして表示 ユーザーや会議室・リソース のクリックで プロファイル画面が 右からスライドインします。 プロファイル情報 電話、メール、 URLリンクは クリック可能です。 イベントリスト 選択している人の イベントを表示します。 100

101.

8.2 「伝言メモ」送信が可能 プロファイル画面から「伝言メモ」のアイコンを クリックすると、さらに右から伝言メモ画面が開き ます。 この画面から、Notes標準の 伝言メモを送信できます。 101

102.

8.3 不在通知の設定確認や変更 プロファイル画面から、 Notesの不在通知の設定も可能です。 Notesからは設定できない本人以外の人でも、 OnTime上で権限を付与されていれば 不在通知ステータスの設定変更が可能です。 メールサーバーの不在通知設定を エージェントモードから サービスモードに設定する必要があります。 (管理者設定) 102

103.

8.4 個人ビューへの切り替え 「個人ビュー」を選択すると その人の個人カレンダーが 表示されます。 103

104.

8.5 イベントリストからイベントの内容プレビュー リストからイベントをクリックすると イベントの簡易画面を表示します。 104

105.

8.6 更に別ユーザーのプロファイル画面へ 会議の場合、簡易画面でのユーザーを クリックすると、そのユーザーの プロファイル画面が表示されます。 105

106.

8.7 代理アクセス権確認 選択されている人に付与されているOnTime の権限(ロール)名が表示されています。 付与されたロールによって、他の人のスケ ジュールも作成・表示などができます。 代理アクセス権を 表示します。 操作している人がNotes とOnTimeで設定された 代理アクセス権の両方 を総合して、 アイコンが表示されます。 選択されている人のスケジュールに付与され ているOnTime権限(ロール)名が表示されて います。 表示されているロール名を付与された人は、 この人の予定を作成・表示などができます。 選択されている人自身のメールDBで付与さ れている代理アクセス権を持つユーザーや グループが表示されています。表示される代 理アクセス権をお持ちの人はこの人の予定 を作成・表示などができます。 106

107.

8.8 メインビューにプロファイルのピン留め表示1 プロファイル画面右上 のピンアイコンをクリック すると、 プロファイル画面を固定 表示できます。 次ページへ 107

108.

8.8 メインビューにプロファイルのピン留め表示2 ピン留めした状態であ れば表示させたいユー ザー名をクリックするだ けで、ユーザーのプロ ファイルに切り替わりま す。 108

109.

9.その他機能 9.1 キーワード等で絞込表示する 109

110.

9.1-1 ユーザーの情報を検索窓に入力して絞り込み 検索窓で「人アイコン」を 選択した状態で ユーザー情報(例:氏名、 部署、会議室名、等)で 検索すると … →次ページへ 110

111.

9.1-2 ユーザー絞り込み結果表示 検索された結果が 絞り込まれています。 111

112.

9.1-3 イベントの情報を検索窓に入力して絞り込み 検索窓で、右にある「イベント」 アイコンを選択した状態で 検索キーワードを入力すると イベントのタイトル情報での絞り 込みが可能です。 112

113.

9.その他機能 9.2 スケジュールをPDF出力する 113

114.

9.2-1 スケジュールをPDF出力する PDF出力したいユーザを 選択します。 「PDF出力」ボタンを押します。 選択したユーザの数 PDF出力したい期間 ・PDF出力形式は日か、週か ・週末(土日)をPDF出力に含むかどうか ・カラー出力か白黒か ・出力するPDFのレイアウトは縦か横か PDF出力ボタンを押します。 →次ページへ 114

115.

9.2-2 PDF出力画面を確認する ・ブラウザ内での表示 →PDF出力 ・PDFでダウンロード →表示 →印刷 ・ダウンロードしたPDFをメール に添付などして共有 115

116.

9.その他機能 9.3 イベントの移動やコピーをする 116

117.

9.3-1 マウスドラッグによるイベントのコピー [コピー]: 既存の予定をShiftキーと共にドラッグ 選択した予定のコピーができます。 操作している人が権限をお持ちのメンバー同士であれば 人から人でも予定をコピーさせることが可能です。 117

118.

9.3-2 マウスドラッグによるイベントの移動 [移動]:既存の予定や会議をそのままドラッグ 選択した予定や会議の日時を移動できます。 操作している人が権限をお持ちのメンバー同士であれば 人から人でも予定を移動させることが可能です。 118

119.

9.その他機能 9.4 オーバレイを表示する 119

120.

9.4-1 オーバーレイ機能 表示・非表示 各タイムスケールの設定画面で 「オーバーレイの表示」を 「はい」 にセットします。 120

121.

9.4-2 オーバーレイ表示画面 その1 例えば、1ユーザーだけが 登録されているグループ があったとして --- 121

122.

9.4-3 オーバーレイ表示画面 その2 Notes側で、神戸さんを オーバーレイ設定していると --- 122

123.

9.4-4 オーバーレイ表示画面 その3 オーバーレイ設定されたユーザが、 OnTimeのメインビュー上に自動的 に表示されます。 これはすべてのグループに反映さ れます。 123

124.

9.その他機能 9.5 チームカレンダーを表示する 124

125.

9.5-1 チームカレンダーの表示 チームカレンダーも、 オーバーレイを利用して OnTimeのメインビュー に表示できます。 125

126.

9.その他機能 9.6 OnTime for Verseを表示する 126

127.

9.6-1 ナビゲーションバーに「OnTime」が表示されます • OnTime は HCL Verse でもご利用いただけます。 • OnTime は HCL Verse とあたかもひとつのアプリ ケーションのようにシームレスに連携します。そ のためのデザイン、そのための機能を標準ライ センスでご利用いただけます。 • 会議室やリソースも同時表示が可能になるので カレンダーの使い勝手がよくなります。 • 詳細は以下のページをご参照ください。 https://ontimesuite.jp/fordomino/verseonpre/ • ご利用の組織で OnTime for Verse が利用可能か はOnTime管理者にご確認ください。 管理者がVerse用の設定を完了している場合は ナビゲーションバーに「OnTime」リンクが表示されます。 クリックすることで OnTime for Verse が起動します。 127

128.

9.6-2 OnTimeにもナビゲーションバーが追加されます もちろん OnTime for Verse にもナビゲーションバーに 「メール」「カレンダー」が表示されるので行き来が できるようになります。 128

129.

9.6-3 同報メールから直接「日程調整画面」を呼び出す Verseには同報メールから会議招集機能があります。 OnTime for Verseを利用すると同報メールから直接 「OnTime日程調整画面」を開けるようになります。 129

130.

10.左サイドのメニュー/オプション 10.1 日程調整 130

131.

10.1-1 日程調整(オプション機能)について 日程調整のステータスは以下の6つです。 • • ■ドラフト 自身が作成中で保存済のもの ■ 自分の相談 自身が相談者のもの • ■相談者代理 自身が代理として作成したもの ■ 未回答 相談されていて、未回答のもの ■ 回答済 相談されていて、 自身の希望を報告済みのもの ■ アーカイブ 日程調整完了後 または 削除時に「アーカイブに移動」したもの 131 OnTime上で動作する有償オプションです。 日程調整オプション(Pollarity)は会議日程を参 加者に相談し、皆さんの希望日時で会議招集ま で実施できます。 詳細は以下のリンクをご参照下さい。 https://ontimesuite.jp/fordomino/pollarity/

132.

10.1-2 日程調整(オプション機能) 相談側その1 相談したいユーザーを選 択し、日程調整の横にあ る [+] ボタンを押します。 「日程を追加」を押すと、 候補日を選ぶカレンダーが表示されます。 次ページへ 132

133.

10.1-3 日程調整(オプション機能) 相談側その2 カレンダーで候補日程を選び「作成」ボタンを押すと、 日程候補日として登録されます。 閉じるボタンを押すと次ページの画面に移ります。 133

134.

10.1-4 日程調整(オプション機能) 相談側その3 前ページで選択した日時が登録されているので、 件名・説明を入れ、「送信して保存」を押します。 134

135.

10.1-5 日程調整(オプション機能) 回答側 [未回答] から回答したい 相談を選択すると、回答画 面がスライドインします。 未回答や回答後に更新の あるものには赤い未読 マークが表示されます。 日程選択やコメントが終 わった後は回答ボタンで 回答完了です。 日程選択の他、コメント があれば記載できます。 複数日程のうち 「第一希望は**」の様 に御利用いただけます。 ご自身の予定を確認しながら 希望日時を投票します。 135 「主催者へ」のチェックを 付けて送信すると主催者 にのみ表示されるコメン トが記載できます。

136.

10.1-6 日程調整からの会議作成 もう一度相談側 相談者は、回答が揃い始めたら 参加メンバーの希望日時の集計や 履歴枠のコメント等を参考にし、 最適な日時で「会議招集」をクリックすると OnTimeの会議招集画面が開きます。 136

137.

10.左サイドのメニュー/オプション 10.2 ケータリング 137

138.

10.2-1 ケータリング(オプション機能)について ケータリングオプション(Catering)は 会議における飲食物のオーダーから 店舗側の受付、配膳、請求までの簡易 ワークフローを利用、管理できる有償オ プションです。 138

139.

10.2-2 会議作成時にケータリング注文1 会議作成時に 「ケータリング」タブから ケータリングメニューを開 く事ができます。 次ページへ 139

140.

10.2-3 会議作成時にケータリング注文2 メニュー名左 の+で商品を 選択できます。 商品名を押す と商品のイ メージも表示 できます。 次ページへ 提供店舗やエリアを選択すると、該当店 舗のメニューが画面右側に表示されます。 140

141.

10.2-4 会議作成時にケータリング注文3 店舗や商品名、金額や写真等は、 あらかじめ管理者による 事前登録が必要です。 141

142.

10.2-5 担当者が承認や提供等のステータス管理1 登録された ケータリングは ケータリング 担当者専用画 面でステータス 管理できます。 選択したケータリ ングを「受付」する と提供待ちステー タスへ移動します。 ケータリング担当者専用画面は以下のURLで開きます。 http(s)://<HOSTNAME>/< FOLDER >/OnTimeGcClient.nsf/cateringmanager 142

143.

10.2-6 担当者が承認や提供等のステータス管理2 受付から 完了までの 簡易的なワークフ ローステータスを 管理できます。 ステータスが完了の一覧画面 143