LycheeCCPMで始めるプロジェクト計画法

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December 08, 21

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LycheeCCPMで始める プロジェクト計画法 東 秀和

2.

はじめに • 会社やクライアントの方針で計画駆動型(ウォーターフォール型)で 進めないといけませんが、従来の方法では、 – 『プロジェクトの納期を守れない』 – 『納期は守れるがいつもギリギリでチームが疲弊する』 – 『計画通りにプロジェクトが進んでくれない』 – 『進んでいるのか見えない』 という悩みをアジャイル(適応型、価値駆動)などと並んで有名なプ ロジェクトマネジメント手法、CCPM(クリティカルチェーンプロ ジェクトマネジメント)の考え方を使い、改善していきます。 • このセッションではLycheeCCPMを使って、実際にプロジェクト の計画~スケジュール設定までの手順を紹介します。 ※今回は、実行管理、運用ポイント~プロジェクト評価/改善など、含まれておりません。 2

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自己紹介 東 秀和 1974年5月生 広島県尾道市(因島)出身 (ひがし ひでかず) 関西の独立系システム開発会社にて、eラーニングシステムや基幹系業務 システムのプロジェクトに10年以上携わり、その中で、TOC/CCPMに出 会い、その魅力に引き込まれる。 自分の関わるプロジェクトで、試行錯誤しながらCCPMを実践していく。 大手広告制作会社に転職後、デジタル関連部署に配属され、大手不動産会 社プロモーション業務システム、医療関係者向けWebサイト運用を複数プ ロジェクトを担当し、CCPMプロジェクトで成果を上げる。 現在は、デジタルマーケティングの企画/運営にかかわることが多く、担当 しているサイトの改善を日々続けています。 資格 • Project Management Professional • • • • PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments) TOC Learning Connection/TOC-CCPM Specialist ウェブ解析士マスター 戦略MG 上級インストラクター/第2期アカデミー修了 3

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目次 1.プロジェクトを計画する前に 2.CCPM的プロジェクト計画の作り方 3.CCPM的プロジェクトの確認方法

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「プロジェクトを計画する」とは? • プロジェクト目標を無事達成するために、 チームが完了するべき重要な業務を示すこと。 • スコープ、リソース、期日、成果物に関する情報 が含まれているスケジュールを立てる。 5

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スケジュールを立てる • プロジェクトの全体像把握や、進捗管理するた めにガントチャートを作成します。 • 縦軸にタスク(作業項目)を配置し、横軸に時 間軸を棒グラフで表すことで、パッと見ただけ で直感的に全体像を掴めるようにします。 横型(一般的なスケジュール) 縦型(イベントタイムスケジュール) 6

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スケジュールを立てる前に共通認識を持つ • 各組織によっては、 スケジュール、WBS、ガントチャート、 タスク、ワークパッケージ、アクティビティ、 ToDoリスト、課題、チケットなど、同じ言葉で も、違う意味で使われることもあり、人によっ て認識がズレることがあります。 • 同じ言葉は、プロジェクトメンバー全員が、 同じイメージをできることが重要 • タスクを作成する際の、観点/視点を意識。 7

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タスクの定義 下記のような単位で定義をし、共通認識をする。 【チェックリスト(チケット説明/チケット)】: 1日以内で終わる作業 • 作業を完了する為に必要ことで「やるべき仕事・任務・課題」単位で作成。 • 料理でいうと、具体的な作業。ジャガイモ、ニンジンといった一覧や、お皿を準備するな ど。 • 注意:単位が小さいため、チケット化せず、タスク内に内容として記載する。 【タスク(チケット/親チケット)】:1日~10日の単位 • 「実現すべき機能(成果物に着目)」「作業単位(手順に着目)」で作成 • 料理でいうところを、野菜を買う、材料を切る、煮込む、食べる。片づけるなど。 • 各個人が管理/行動できる単位 【ワークパッケージ(親チケット/バージョン】: 1日~10日(2週間) • 進捗管理する単位で、レシピを決める、材料を買う、調理する、盛り付けるなど。 【スプリント(バージョン/別プロジェクト】: 4週間以内の単位 • ユーザにリリースする単位。工程などを設定する場合あり、 8

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タスクの洗い出しは「手順」と「成果物」に着目 「手順」に着目して分解していく。 レシピを決める レシピを検索する レシピを決める 家にある材料を調べる 材料を購入する 足りない材料を購入する カレーを作る 具材を切る 調理する 材料を炒める 材料を煮る 盛り付ける お皿に入れる 9

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「成果物」に着目した考えかたも必要 「成果物」に着目して分解した場合 スパイス カレールー 水 具材 肉(豚肉/牛肉/鶏肉) 野菜 カレー レシピ 道具 お皿/スプーン 鍋 包丁 10

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CCPM的プロジェクト計画の作り方

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CCPM的なプロジェクト計画の作り方 • CCPMをやる時には、次のステップを意識して計画する。 ①作業項目をすべて洗い出す マインドマップ/付箋とか使う。 ②作業項目の順序設定 リリース/納品から考える。 ③作業項目/順序検証 MECEでチェック ④工数を設定 プランニングポーカーなど ⑤担当者を設定 能力やリソースで設定 ⑥作業内容の検証 DONEの定義をMECEでチェック 12

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Lychee Redmineの準備① Lychee Redmine プロジェクトを作成する。 ※終了日入れない。 13

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Lychee Redmineの準備② Lychee Redmine 休日を設定する。 ※しっかりと休みましょう。 14

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Lychee Redmineの準備③ Lychee Redmine 担当者を作成する。(プロジェクトの権限を付与する。) ※計画時はサブリーダー単位くらいでも可 15

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①作業項目をすべて洗い出す ①作業項目をすべて洗い出す マインドマップ/付箋とか使う。 ②作業項目の順序設定 リリース/納品から考える。 ③作業項目/順序検証 MECEでチェック ④工数を設定 プランニングポーカーなど ⑤担当者を設定 能力やリソースで設定 ⑥作業内容の検証 DONEの定義をMECEでチェック 16

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①作業項目をすべて洗い出す タスクの定義(例えば、2週間のタスクを1単位)を参考にして、 とりあえず洗い出す。 ※関連あるものはグルーピングしても良い。 漏れはあると思いますが、現時点では問題ない。 17

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①作業項目をすべて洗い出す Lychee Redmine ・洗い出したタスクを追加する。 ・タスクをグルーピングする場合は、「バージョン」を作成しておこう。 担当者は 設定しない。 「1」にする。 18

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②作業項目の順序設定 ①作業項目をすべて洗い出す マインドマップ/付箋とか使う。 ②作業項目の順序設定 リリース/納品から考える。 ③作業項目/順序検証 MECEでチェック ④工数を設定 プランニングポーカーなど ⑤担当者を設定 能力やリソースで設定 ⑥作業内容の検証 DONEの定義をMECEでチェック 19

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②作業項目の順序設定 不確実性が高く、正解が存在しない課題やテーマに対しては、 納品した時のゴールを描き、現状や課題から未来を考えるのではなく、 「ありたい姿/あるべき姿」から逆算で“いま”を考えることで、 その実現のための具体策を考えることができる。 【やること】 ①最後のタスクに探す。 ②この「タスク」を終わら せるためには、どのタスク が必要か? 20

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②作業項目の順序設定 Lychee Redmine タスク #298 を終わらせるためには、タスク#297を完了させる必要 がある。 ①タスク #298 の手前をクリックする。 ②タスク #297を選択する。 ②タスク #297の次に、タスク #298 につながります。 21

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②作業項目の順序設定 【注意】 必ずしも、最初のタスクにつながなくてもよい。 ① ① ② ② ③ ④ ④ ③ ⑤ ⑤ ⑥ 22

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③作業項目/順序検証 ①作業項目をすべて洗い出す マインドマップ/付箋とか使う。 ②作業項目の順序設定 リリース/納品から考える。 ③作業項目/順序検証 MECEでチェック ④工数を設定 プランニングポーカーなど ⑤担当者を設定 能力やリソースで設定 ⑥作業内容の検証 DONEの定義をMECEでチェック 23

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MECEな、プロジェクト計画 「MECE」とは、Mutually Exclusive Collectively Exhaustive の略で、「重複と漏れがない」という意味 合いのビジネス用語です。 これを行わないと。。。 • 作業が漏れていて、急に後から言われる。 (割り込み作業によるスケジュール遅延) • 同じような作業を、別の担当者がやっていた。 (リソースの無駄) なので、「漏れなく、ダブりなく」行うことが重要。 24

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ロジック検証に役立つ4つの質問 TOCでは、論理的な正しさを調べるガイドライン (CLR : Category of Legitimate Reservation) ①明瞭性の懸念 ②存在の懸念 言葉があいまい・ 解釈がいろいろできる 間違ってる・抽象的すぎ・ 一般化しすぎ ③因果の懸念 ④十分性の懸念 因果関係が逆になる・ 成り立たない 結果が起こるための 原因が不十分 25

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①明瞭性の懸念 タスクの内容や言葉があいまいだったり、 色々な解釈ができることをなくします。 完パケで 提出する。 具材を切る 言葉の意味が わからない 人によって 解釈がちがう 26

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②存在の懸念 このタスクは本当に必要なのか、 抽象的だったり、一般化しすぎてないか確認する。 部下の モチベーション が低い 抽象的で 本当に必要か 確認できない 基本設計 を行う。 一般化しすぎ 27

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③因果の懸念 因果関係が逆になっていないか確認する。 ※順番にしなくて良い可能性も考える。 因果が逆 サーバ構築 を行う。 サーバ設計 を行う。 サーバ設計 を行う。 サーバ構築 を行う。 これはOK 28

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④十分性の懸念 このタスクが実行するために 必要なタスクが不十分でないか確認する。 これが必要 ソフトウェアを インストールする 箱をむやみに 増やさない ことも大切 サーバの 構築を行う 上記のタスクの 詳細に記入 (Doneの定義) ネットワークの 設定する。 テストを 行う。 29

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③作業項目/順序検証 ①明瞭性の懸念 ②存在の懸念 ③因果の懸念 ④十分性の懸念 Lychee Redmine :「具材を切る」って何切るの?。 :「具材を炒める」って全部煮込んだらいいんじゃない。? :「具材を切る」は2人でできる?包丁があるか確認 :「片付け」がない。 30

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③作業項目/順序検証 Lychee Redmine 見やすくするコツ ①バージョンに番号をつけると、上から並ぶ ②ガントチャートのソート条件は開始日順にする。 31

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③作業項目/順序検証 ①作業項目をすべて洗い出す マインドマップ/付箋とか使う。 ②作業項目の順序設定 リリース/納品から考える。 ③作業項目/順序検証 MECEでチェック ④工数を設定 プランニングポーカーなど ⑤担当者を設定 能力やリソースで設定 ⑥作業内容の検証 DONEの定義をMECEでチェック 32

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Lychee Redmine ④工数を設定/⑤担当者を設定 ①担当者を設定する。 ① ② ②工数を入れる。 ※注意:開始日が未来日でないと期日の調整が難しい。 33

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④工数を設定/⑤担当者を設定 Lychee リソース管理 【注意】 同じ担当者が同じ日に設定されてしまうこと がある。 →Lychee工数リソース管理を使い、稼働率が 100%超えている日は最終的に調整する。 ※同じ担当者のチケットを順番に繋げると正 しくズレるが、タスクの関連がわかりにくく なる。 山崩し機能が欲しいな。。。 (スケジュールを後ろにずらしてくれる) 34

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⑥作業内容の検証 ①作業項目をすべて洗い出す マインドマップ/付箋とか使う。 ②作業項目の順序設定 リリース/納品から考える。 ③作業項目/順序検証 MECEでチェック ④工数を設定 プランニングポーカーなど ⑤担当者を設定 能力やリソースで設定 ⑥作業内容の検証 DONEの定義をMECEでチェック 35

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⑥作業内容の検証 Lychee Redmine フルキット/Done定義を確認し、説明に追記しておく。 フルキット:このタスクを開始する前にしなければならないこと。 Done定義:このタスクを完了する為にしなければならないこと。 ※成果物の視点でチェック 36

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プロジェクトの終了日を調べる Lychee Redmine 納期を優先して立てた計画は「忖度」が入ります。 計画を立てた後に、最初のタスクを実際のスタート日までずらす。 37

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Lychee Redmine プロジェクトを調べる プロジェクトの完了予定日がわかる。 最後のタスクを移動しても 動いて欲しいな。。。 38

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CCPM的プロジェクト確認方法

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CCPMでプロジェクト計画を行うと何が良いか プロジェクト状況/評価を定量化できる。 ↓ 正しく状況を把握できる。 ↓ 適切に意思決定を行うことができる。 40

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プロジェクトの状況を確認 Lychee Redmine 実際のプロジェクト期日を設定する。 41

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プロジェクトの状況を確認 Lychee Redmine プロジェクト期日を設定すると、プロジェクトの期間が表示される。 ただ、どれくらい余裕があるのか分かりにくい。 42

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プロジェクトの状況を確認 Lychee CCPM クリティカルパスの最終日をバッファ開始日に設定すると、 プロジェクトバッファがどれくらいあるか、見える。 43

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プロジェクトの状況を確認 Lychee CCPM Lycheeガントチャートにもバッファが表示されます。 ※余裕があるので青いバーが出ます。 44

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期日が間に合うほど甘くない。 Lychee CCPM クリティカルパスの最終日より、プロジェクトの期限が早い場合 (まったく間に合っていない)は、両方にプロジェクトの期限を入れます。 45

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期日が間に合うほど甘くない。 Lychee CCPM Lycheeガントチャートに、間に合っていないバーが出ます ※間に合っていないので赤いバーが出ます。 46

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CCPM的な計画の立て方 Lychee CCPM プロジェクトの期限(クリティカルパスの最終日でも可)から、 25%(20~30%程度)のバッファを設定して、 バッファ開始日(プロジェクトの目標期限)を決めます。 47

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プロジェクトの確認の仕方 Lychee CCPM バッファ開始日(プロジェクトの目標期限)から、 どれくらい超えている(バッファを消費しているか)か 確認できます。 48

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フィーバーチャートで確認 Lychee CCPM フィーバーチャートに、バッファ消費率が表示され、 プロジェクト遅延の「ヤバさ」の定量化され、評価ができます。 49

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フィーバーチャートとは Lychee CCPM 下記の2軸でプロジェクトを状況を把握します。 横軸:進捗率(クリティカルパスに対するタスク完了数) 縦軸:バッファ消費率 同じ、バッファ消費率でも、プロジェクト初期(進捗が少ない時)に、 バッファを多く消費しているプロジェクトは、ヤバい。 プロジェクト後半は、バッファを消費してても、そこまでヤバくない。 50

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マルチプロジェクトで効果を発揮 Lychee CCPM プロジェクトの状況を、同じ指標で見れるため、どのプロジェクトに リソースを突っ込む(気にかけておく)べきか、わかります。 51

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マルチプロジェクトで効果を発揮 Lychee CCPM 一つのグラフに 複数のプロジェクトを プロットしてほしいな。 52

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LycheeCCPMを使うためには Lychee CCPM 【注意】 本日の機能は、プレミアムの契約が必要です。 53