案件管理レベル0のデザイナーが月50件以上の制作依頼を管理できたわけ｜JBUG京都#1

案件管理レベル0のデザイナーが ⽉50件以上の制作依頼を管理できたわけ 株式会社Helpfeel デザイナー/ マーケティングディレクター やまだ（@akikoy__） 1

⾃⼰紹介 株式会社Helpfeel デザイナー / マーケティングディレクター やまだ（@akikoy__） マーケティング、ブランディング、広報施策のデザイン やアートディレクションを幅広く担当。 プロダクトデザイン以外なんでもやさん 2

⾃⼰紹介 3

実は...！ 学⽣時代から デジタルファブリケーションが好き！！ 4

実は...！ ⼤学祭でFabCafeやったり 5

実は...！ ⼦ども向けワークショップしたり 6

実は...！ FabCafe kyotoで デジタル刺繍ミシンの講習も 受けてました 7

今⽇のテーマ 案件管理レベル0のデザイナーが ⽉50件以上の制作依頼を管理できたわけ 8

会社紹介 株式会社Helpfeel Investors ※2022年10⽉1⽇よりNota株式会社から社名変更 2007年12⽉（2020年12⽉4⽇ ⽇本法⼈設⽴）設⽴ 創業時からフルリモート‧フルフレックス （本社は京都） Award ※スマートキャンプ株式会社主催「BOXIL SaaS AWARD Autumn 2023」FAQシステム部⾨で受賞 9

3つのプロダクトを運営 テクノロジーの⼒で情報共有をスムーズに⾏い、⼈の可能性を広げる3つのプロダクトを展開しています。 より多くの⼈が当社のデジタルツールを使い、情報格差の問題から解放されるために、誰もが使えるユニバーサルデザインを重視しています。 Gyazo Scrapbox Helpfeel 全世界で利⽤される あらゆる情報を整理できる 検索に特化しどんな質問にも スクリーンショット共有ツール 画期的な知識共有サービス 答える疑問解決システム 検索システム ToC ナレッジ管理 ToB 画像‧動画基盤 10

組織も急激に成⻑中 社員数推移 122 管理 7名 CRO室 4名 120 開発部 採⽤ 2名 マーケティング部 エンジニア 22名 セールス部 90 サービス部 CRO室 テクニカル ライター 14名 管理部 60 ウェブ ディレクター 8名 50 24 30 カスタマー サクセス 19名 デザイナー 4名 合計 122名 マーケティング 7名 セールス 35名 0 2021年1⽉ 2022年1⽉ 2023年8⽉ 2023年8⽉時点 現時点では約150名まで成⻑ 11

組織も急激に成⻑中 社員数推移 122 管理 7名 CRO室 4名 120 開発部 採⽤ 2名 マーケティング部 エンジニア 22名 セールス部 90 サービス部 CRO室 テクニカル ライター 14名 管理部 60 ウェブ ディレクター 8名 50 24 30 カスタマー サクセス 19名 0 2021年1⽉ 2022年1⽉ 2023年8⽉ デザイナー 4名 →5名に！ 合計 122名 マーケティング 7名 コミュニケーションデザイナー 3名（フルタイム） セールス 35名 +2〜3名（業務委託） UIデザイナー 2名（フルタイム） 2023年8⽉時点 現時点では約150名まで成⻑ 12

30名規模のとき #design @akikoy キャンペーンで使うバナー作って欲しくて、以下に詳細まとめたから 確認してほしいです！ 了解です〜！明後⽇めどにラフ作ってみますね〜！ （紙のノートメモる） 基本的に依頼は決まったSlackチャンネル 依頼数もそこまで多くなく デザイナーも⾃分だけだったので⾃分がわかればよい状態 13

そして100〜130名規模 #design #bizdev このaiデータをjpgに 新規プロダクトの冊⼦デザインを してもらえませんか？ お願いしたいです！ #sales slack DM 営業資料のここの図、 すみません、私のこの写真の ブラッシュアップしたいです！ レタッチをお願いできますか？ #ramdom ステッカーとかこういうノベルティ作りたいんですが、 デザイナーさんにお願いしてもよいでしょうか？ 14

そして100〜130名規模 #design #bizdev このaiデータをjpgに 新規プロダクトの冊⼦デザインを してもらえませんか？ お願いしたいです！ ⾊んな⼈や場所から粒度の違う依頼が発⽣ #sales slack DM 営業資料のここの図、 すみません、私のこの写真の ブラッシュアップしたいです！ レタッチをお願いできますか？ 個別に対応するのが難しくなる #ramdom ステッカーとかこういうノベルティ作りたいんですが、 デザイナーさんにお願いしてもよいでしょうか？ 15

そして100〜130名規模 コミュニケーションデザイナー コミュニケーションデザイナー デザイナーの⼈数も増えて 各々のリソース状況の把握が⼤変 16

このままではいけない！と思い調査開始 SmartHRさんの この記事を発⾒ Slackのワークフローを⽤いた 制作依頼フローについての記事でした https://cocoda.design/samemaru/p/p1ad889b8c6e5 17

• https://cocoda.design/samemaru/p/p1ad889b8c6e5

このままではいけない！と思い調査開始 SmartHRさんの Slackワークフロー×Backlogで この記事を発⾒ 直近の困りごとは解決できるかも？ Slackのワークフローを⽤いた 制作依頼フローについての記事でした https://cocoda.design/samemaru/p/p1ad889b8c6e5 18

• https://cocoda.design/samemaru/p/p1ad889b8c6e5

なにをしたか Slackのワークフローで依頼をできるだけ⼀本化 依頼された案件を⾃動でBacklogに起票＆管理 19

なにをしたか 依頼⽤のSlack ワークフローを作成 20

なにをしたか #デザイン依頼 チャンネルに流れる 21

なにをしたか ⾃動でBacklogに 起票されたあと 担当者をアサイン 22

よかったこと この運⽤で約10ヶ⽉ よかったことの振り返り 23

よかったこと チームへの依頼が可視化され、 アサインなどが楽に #デザイン依頼チャンネルで各デザイナーに アサインできる＆Backlogで状況把握ができる ようになった 24

よかったこと #デザイン依頼 このaiデータをjpgに 案件の優先度調整が 以前よりかんたんに してもらえませんか？ 新規プロダクトの冊⼦デザインを お願いしたいです！ 案件を並べて確認できるので、その場で 優先度を確認‧調整しやすくなりました すみません、私のこの写真の レタッチをお願いできますか？ 25

よかったこと 頑張りも可視化され モチベーションに メインのプロジェクトを持ちながら ⽉50件以上の依頼を2〜3名で対応 26

今後考えたいこと 今後よりよくするために 考えていきたいこと 27

今後考えたいこと 課題の段階での把握、相談のしやすさ 28

今後考えたいこと 課題の段階での把握、相談のしやすさ ワークフローを導⼊したことにより 案件になる前（依頼前）の課題への関わりが薄くなった可能性も？ すべて受発注のような関係ではなく⼀緒に課題を解決していくという フローを考えていきたい 29

今後考えたいこと デザイナーの⼯数管理 30

今後考えたいこと デザイナーの⼯数管理 まだスケジュール‧ステータス管理ができてきたという状態 適切な⼯数⾒積もりやアサインができるように ⼯数管理もBacklogをつかってやっていきたい 31

その他にも全社で活⽤しています ● 外部の制作会社さんや代理店さんとのやりとり ● 業務委託の⽅とのやりとり ● クライアント様の制作スケジュール管理 などなど 32

まとめ Backlog×Slackワークフローで フルリモート企業の急拡⼤にも耐えられた 33