Teachme Bizの利用状況を社内報告する際に押さえたいポイント

Teachme Bizの利⽤状況を 社内報告する際に 押さえたいポイント

⽬次 1 はじめに ▶ p3 2 現状把握 ▶ p7 3 分析 ▶ p12 4 振り返り ▶ p22 5 社内報告時に使える資料フォーマット ▶ p24 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 2

1 2 3 はじめに 4 5 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 3

はじめに こんなシーン、ありませんか？ 上司から Teachme Bizの利⽤継続に 会議で、社内報告をする 「Teachme Biz使えてる？」 向けて、利⽤状況を整理する 必要がある と聞かれて、 必要がある 概要を共有する必要がある © Studist Corporation. All Rights Reserved. 4

はじめに 社内報告をするにあたって、こんな悩みごとはありませんか…？ 何を報告したらいいのかわからない… 業務で忙しくて、情報を整理するのが⼤変… 情報を資料化するのも⼤変… © Studist Corporation. All Rights Reserved. 5

はじめに 社内報告する時のポイント 1 現状把握 2 分析 3 振り返り この3つのポイントを意識して社内報告ができるようにすることが⼤事です © Studist Corporation. All Rights Reserved. 6

1 2 3 現状把握 4 5 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 7

現状把握 マニュアルの閲覧数を確認して、現状を知るところから始める なぜ、マニュアルの閲覧数を確認することが⼤事なのか？ 1 2 マニュアルの価値がどれだけ 発揮されているかの指標になる 現場にちゃんと届いて 価値を発揮している？ マニュアルを⾒る現場の⼈達 のニーズにマッチしているか どうかもわかる Teachme Bizの浸透度合いの 指標になる マニュアルは組織に ちゃんと浸透している？ どのマニュアルがどれだけ⾒られているか、浸透 度合いを知ることで、今後の⽅針を策定すること もできる © Studist Corporation. All Rights Reserved. 8

マニュアルの閲覧状況を把握することで得られるベネフィット ベネフィット 01 ベネフィット 02 今後のマニュアル活⽤に向けた 施策の検討ができる マニュアルの組織への貢献度を 数字で確認できる 時間を割いて作成した マニュアルは 役に⽴っている？ このマニュアルはあまり ⾒られていないな… こっちのマニュアルは 〇〇チームから 良く⾒られているな… 作成した担当者へ適切な フィードバックも可能に！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 9

現状把握 現状を把握する時に押さえておきたい観点 マニュアル全体の閲覧数の推移 各アカウントのマニュアルの閲覧数 各マニュアルの閲覧数 直近の状況を把握したい場合 →1か⽉間で範囲指定 数か⽉間の推移を把握したい場合 →3か⽉〜6か⽉で範囲指定 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 10

参考 レポート機能 を活⽤することで マニュアルの閲覧数のデータを確認できます。 ※ご契約中のプランによって機能を利⽤できる範囲が異なります。 レポート機能でマニュアルの閲覧数を確認する（Webブラウザ版） レポート機能でマニュアルの閲覧数のCSVをダウンロードする（Webブラウザ版） プラン変更をご検討される際は、オンライン相談に是⾮お申し込みください！ オンライン相談を希望する © Studist Corporation. All Rights Reserved. 11

• https://teachme.jp/8/manuals/4891858
• https://teachme.jp/8/manuals/12571370
• https://page.teachme.jp/wp-cs-mkt-online?utm_source=wp&utm_medium=organic_contents&utm_campaign=report&utm_contents=wp

1 2 3 分析 4 5 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 12

分析‧振り返り レポート機能で得たデータの読み解きが⼤事 振り返り レポート機能で取得したデータから「良いポイント」「改善するポイント」を読み解き、現場の声を聴く データ 簡易的なヒアリング 厚みのある 分析‧振り返り 定量データ 定性データ 定量‧定性がある分析‧振り返りは、客観的に効果を報告するうえで重要です © Studist Corporation. All Rights Reserved. 13

ヒアリング例①マニュアルの閲覧数が多い⼈ 対象 ⽬的 マニュアルの閲覧数が多い⼈ マニュアルが役⽴った体験、ストーリーを聞き、活⽤効果を確認する ヒアリングする際の項⽬ 閲覧数が多い⼈ ● どのようなシーンでマニュア ルを活⽤することが多いのか ● マニュアルを活⽤できてよ かったことはあるか ● マニュアルを活⽤するときに 困ったことはあるか © Studist Corporation. All Rights Reserved. 14

ヒアリング例②マニュアルの閲覧数が少ない⼈ 対象 ⽬的 マニュアルの閲覧数が少ない⼈ 閲覧数が少ない要因や Teachme Bizの使い⽅で困っていることがないか確認する ヒアリングする際の項⽬ ● マニュアルを閲覧する⽅法を 知っているか ● 対象者に関連するマニュアル があることは知っているか 閲覧数が少ない⼈ ● どういったシーンでマニュア ルを活⽤するかイメージでき ているか © Studist Corporation. All Rights Reserved. 15

ヒアリングした結果をもとに対応策を検討する ヒアリング結果 ヒアリング結果 ヒアリング結果 Teachme Bizのログイン ⽅法がわからない 利⽤するシーンが わからない ⾃分に関係しているマニュ アルがあるか知らない ログイン⽅法、 閲覧数が多い⼈の Teachme Bizの操作⽅法を 利⽤シーンを伝えて 丁寧に説明する 利⽤イメージを持ってもらう 現在公開されているマニュアル を共有し、役に⽴つマニュアル があることを知ってもらう © Studist Corporation. All Rights Reserved. 16

特定のイベントや施策の前後での閲覧数の推移を⾒る STEP 1 俯瞰的な視点で、⼀定期間のマニュアルの閲覧数推移を⾒る 任意の⽇付を設定 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 17

特定のイベントや施策の前後での閲覧数の推移を⾒る STEP 2 マニュアルの閲覧数が上下している⽇がどこかを⾒る 4⽉1⽇に 閲覧数が伸びている 徐々にマニュアル閲覧 数が下がっている © Studist Corporation. All Rights Reserved. 18

特定のイベントや施策の前後での閲覧数の推移を⾒る STEP 3 特定の⽇に絞って、詳細なマニュアルの閲覧状況を確認する 4⽉1⽇付けのマニュア ル閲覧ユーザー⼀覧 開始⽇と終了⽇を 4⽉1⽇に設定 閲覧者とマニュアルのタイトルに偏りがないか確認 4⽉1⽇に閲覧された マニュアル⼀覧 ● その偏りは意図したものなのか Point ● 意図した偏りの場合、マニュアルが狙い通りの 効果を発揮している、と⾔える ● ⾃然発⽣した偏りの場合、その要因をヒアリン グするのもOK © Studist Corporation. All Rights Reserved. 19

補⾜：マニュアル別に誰が閲覧しているか確認することができる マニュアルをクリックすると、そのマニュアルの閲覧者が誰かを確認できる タイトルをクリック マニュアル閲覧者が 表⽰される © Studist Corporation. All Rights Reserved. 20

補⾜：マニュアル別に誰が閲覧しているか確認することができる マニュアル閲覧状況の確認ポイント どのマニュアルを ⾒ているのか 誰が ⾒ているのか なぜ ⾒ているのか どのようなマニュアルが求められているのかという、ニーズを知ることができる © Studist Corporation. All Rights Reserved. 21

1 2 3 振り返り 4 5 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 22

振り返りの重要性 時間がとれないなどの理由で実施を忘れがちな「振り返り」ですが こんなにたくさんのメリットがあります！ 同じ失敗の繰り返しを避けられる チームの中の⾮効率を発⾒‧改善できる 問題が⼤きくなる前に発⾒できる チームの結束⼒やモチベーションが向上 … など © Studist Corporation. All Rights Reserved. 23

振り返る際のおすすめのフレームワーク 振り返りにおすすめの⽅法 ―KPT分析（Keep、Problem、Try） 確認事項 Keep ● うまく⾏ったこと ● 継続すること ● ⽬標数値をどれだけ達成できたか ● ⽬的（課題解決）に近づいたか Try ● 次回以降の改善案 ● 問題や課題の解決策 Point Problem ● ⽬的‧⽬標に対する振り返りを⾏う ● 課題 ● 改善点 ● 良かったこと/悪かったことを⾔語化し て共有する © Studist Corporation. All Rights Reserved. 24

振り返りの例：バックオフィス部⾨でのTeachme Bizの活⽤事例 ⽬的 問い合わせ対応の効率化 マニュアルを⾒れば、現場で最初の⾃⼰解決はできるという状態 ⽬標 「まずマニュアルを⾒る→わからないことがあれば管理部に聞く」の⽂化醸成 担当者の感覚で問い合わせが減ったかどうかを確認 進捗状況：⼀定の⼿ごたえを感じている、⾃⾝の業務に専念する時間も確保できた Keep（うまく⾏ったこと,継続すること） （マニュアル作成） ご⾃⾝の業務をしつつ、動画/写真を撮影して進めることができて マニュアル作成の⼯数も削減できた Try（問題や課題の解決策） （マニュアル閲覧） 部⾨内のメンバーからの問い合わせが⼀定なくなった 新しい業務や不明点が発⽣した時に、マニュアルを⾒てもらう流れは作れた Problem（課題,改善点） （マニュアル作成） まだまだマニュアルが⾜りていないので今後も作成する必要がある マニュアルを作成するための時間の確保 ‧Teachme Biz、マニュアルについて周知徹底 ‧部⾨⻑からも改めてTeachme Bizの活⽤について説明 をしてもらう ‧定例ミーティングを⾏い マニュアル作成の進捗状況を確認する ‧他部署も巻き込み 必要なマニュアルの整備の協⼒を仰ぐ （マニュアル閲覧） Teachme Bizにログインしていない⼈も⼀定いるので周知徹底 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 25

1 2 3 社内報告時に使える資料フォーマット 4 5 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 26

サンプル① マニュアル閲覧数推移（○⽉〜○⽉） アカウント別 マニュアル閲覧数（○⽉〜○⽉） ● 12⽉、1⽉についてはマニュアル作成期間として設定 ● 2か⽉間でマニュアルを○○本作成することができ、活⽤に向けた準備を着実に進⾏ 概要 ● ○○のマニュアルを作成し、2⽉に社内への周知を進めたためマニュアルの閲覧数が2⽉に増加 ● アカウント別の閲覧数も確認すると、○○%のアカウントは閲覧数が100を超えており、「Teachme Bizでマニュアル を⾒る」という意識は芽⽣え始めている © Studist Corporation. All Rights Reserved. 27

サンプル② <良かった点> ● 欲しいマニュアルがあったから、参考になった ● 動画がわかりやすく編集されていて、作業内容について理解が深まった ● 質問があった時にマニュアルを⾒るようにと伝えたら、マニュアルを⾒て対応してくれた 利⽤者への インタビュー <今後に向けた改善点> ● ○○のマニュアルについても作成してほしい ● ○○のマニュアルについては、専⾨⽤語があって、はじめての⼈にはわかりづらい部分もあった ● Teachme Bizのことをそもそも知らない⼈がまだいるので、周知をする必要がある 今後の展開に ついて ● 未ログインのメンバーについては、個別で操作⽅法の習得のフォローする ● ○○のマニュアルを〇⽉までに作成し、部内に展開する ● 新⼈教育向けに今後はトレーニングコースを活⽤し、教育時の負担軽減を⽬指す © Studist Corporation. All Rights Reserved. 28

まとめ Teachme Bizのマニュアルの閲覧状況を把握し、 社内報告や今後の活⽤に繋げるには 「レポート機能」を活⽤するのがおすすめ 閲覧数=マニュアルの価値が発揮されているかの指標になる 「レポート機能」を活⽤し、マニュアルの閲覧状況を把握する データを読み解くために、利⽤者へのインタビューも実施し分析する 分析したデータ、情報をもとにTeachme Bizの運⽤について振り返る © Studist Corporation. All Rights Reserved. 29

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• https://teachme.svy.ooo/ng/answers/tmb_doc_report/