「サイトからお客様に打合せを予約してもらう機能」Dominoのライセンスがあれば誰でも使えるOnTime 日程予約機能のご案内

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July 14, 23

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URLからお客様に直接予約をしてもらう機能
エステ、ヘアサロン、病院の予約でもみんな使ってるでしょ。 あの機能。
社内でも上司が部下からの数々の相談、1on1やメンターへの面談、会議同席以来、商談相談などの申込に使えたりします。
OnTimeでは「日程予約」機能と呼ぶことにしました。
本資料では使い方のイメージをつかんでいただきやすいように構成しています。

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【公式】 OnTime Group Calendar for Microsoft ページ https://ontimesuite.jp/forms/ 【公式】 OnTime Group Calendar for HCL Domino ページ https://ontimesuite.jp/fordomino/ 高速グループスケジュールの OnTime Group Calendar for Microsoft / for Domino の日本総代理店をしています。 CEO at AXCEL corporation that the agency of OnTime Group Calendar in Japan.

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各ページのテキスト
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「サイトからお客様に打合せを予約してもらう機能」 Dominoのライセンスがあれば誰でも使える OnTime 日程予約機能のご案内 OnTime Group Calendar Direct Shop 2023/07/13

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URLからお客様に直接予約をしてもらう機能 • エステ、ヘアサロン、病院の予約でもみんな使ってるでしょ。 あの機能。 • 社内でも上司が部下からの数々の相談、1on1やメンターへの 面談、会議同席以来、商談相談などの申込に使えたりします。 • OnTimeでは「日程予約」機能と呼ぶことにしました。 2

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環境の準備 • OnTime for Domino Ver.11.x.x をインストールしてください。 • OnTimeが正常稼働して いればご利用いただけます。 • 設定箇所は設定DBの GlobalSetting文書の “Find Time”のタブ内だけ。 • 概論的には使用できる人 を指定するぐらいです。 • 詳細はマニュアルを参照。 3

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日程予約の受付準備 打合せ種類とは? 打合せ種類の 作成 日程予約の 作成 作成する日程予約用に使い回せます。 項目は名前、時間、説明の三項目のみ。 例えば社外 デモ(1hour) 、デモ(2hour) 、 サポート(1hour) などなど 社内向だと 会議同席(1hour)、会議同席(2hour) 、 商談相談(1hour) 、個人面談(1hour)、 メンター面談(1hour) などなど 日程予約とは? 打合せ種類とその内容だったら受け付ける事が出 来る時間帯などをの設定 例えば社外 火水木の10-16時 社内商談関連 平日の9-18時 社内面談関連 平日の12時と17時以降 あとは外部向けリンクや社内プロファイルなどで紹介 4

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日程予約の受付準備 日程予約作成 先ほどの打合せ種類を複数選択できる この日程予約について開放する日時を選択 業務時間はOnTimeの会議出席可能時間のこと カスタムは次ページ参照 この日程予約で複数の予約を受け付ける際に 前後にアイドル時間を設けることが出来ます 自動で予約を確定するか、確認してから確定 するかを指定します 1つめの予約申込の確定後も、継続して利用 するかクローズするかを設定できます 予約申込確定時にオンライン会議を設定する 場合、予め登録しておけます 5

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日程予約の受付準備 予約可能時間の設定 開放する日時を自 由にコントロール 出来ます 6

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日程予約の受付準備 予約作成後にURLをコピー https://findtime.axcel.co.jp/ontime/client.nsf/findtime?s=7780e454-dcd5-4d05-9dbe-5385078a6342&open 7

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日程予約申込から受付完了までの流れ 外部向けリンクや社内プロファイルなどで紹介 日程予約の 申込 日程予約の申込とは? 打合せ種類を選択したら、予約可能空き時間帯が表示されて選べる 最後は自分の名前、連絡先、陪席者を記入して申し込み 受付処理 メール通知とOnTime画面で予約申込が確認できます。 自動設定にしていれば自動で会議作成 手動設定であれば、内容を確認の上で承諾と会議作成 会議通知 通常の会議招待と同じ形式でメールが送信されます オンライン会議の場合はもちろんセッティングして送信します 8

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日程予約申込の流れ 9

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日程予約が申し込まれると、、、、 • OnTimeに表示 • メールで通知 • どちらからでも 対応できます 10

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今回は手動で了承/却下を判断します 予約設定時に設定したオンライン会議が反映 11

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打合せ種類見本 社外 打合せ種類 時間 説明 想定される時間帯 デモ商品説明(1時間) 1時間 オンラインによるデモを含め た商品説明 毎日10-18時 デモ商品説明(2時間) 2時間 オンラインによるデモを含め た商品説明 毎日10-18時 ヘルプデスクサポート (1時間) 1時間 契約に基づいたサポート 平日10-16時 ヘルプデスクサポート (2時間) 2時間 契約に基づいたサポート 平日10-16時 12

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打合せ種類見本 社内 打合せ種類 時間 説明 想定される時間帯 商談相談 1時間 営業的な相談 平日09-18時 人事面談(1on1含む) 1時間 人事関連や日々の業務 毎日12時と17-22時 社外会議同伴(1時間) 1時間 お客様との会議同席 勤務時間 社外会議同伴(2時間) 2時間 お客様との会議同席 勤務時間 13

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各ライセンスで利用できる機能比較 機能 フリーミアム版レベル2 製品版(プレミアム版) 日程調整オプション ユーザー毎に作成 できる日程予約数 1 3 無制限 日程予約の有効期限 最大15日間 自由な期間設定と 最大365日間隔の繰返し ← 予約可能時間設定 24時間、勤務時間の2種 24時間、勤務時間の2種 左記と更にリンク毎に カスタム設定も可能 予約受付時の会議作成 手動で了承して そのまま会議招待送信 手動で了承して そのまま会議招待送信 左記と会議招待まで 自動処理の2種 カスタムヘッダー 無し 無し グループやユーザー毎 独自ヘッダー可能 オンライン会議設定 可能 可能 可能 14

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日程予約と日程調整? • 「日程予約」は、自分の空き時間を予約可能時間と して公開し、他の人から打合せの予約を入れてもらう 機能です。 • 「日程調整」との主な違いは以下の通りです。  日程調整 • 複数の参加者が候補日時から希望を投票 • 開催者が投票結果から日時を決めて会議招待 • 「日程調整」オプションの導入が必須  日程予約 • 一人の参加者が希望日時を直接指定 • 公開した人が了承して日時を確定して会議招待 • 「日程調整」オプションなしで一部機能が利用可能 • 日程予約を社外ユーザーなど外部環境からも利用す る場合は、Mobileや日程調整と同じくOnTimeのク ライアント用データベース(Client.nsf) を 外部から 接続可能な場所にも配置してください。 15

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Dominoの有効ライセンスを持ってれば使える! • 期間限定プロモーションについて HCL Notes/Domino 14.0.1 のリリースまでの間 (2024年半ば見込み) に限り、 以下の条件を満たすお客様も OnTime for Domino フリーミアム版を利用できま す。14.0.1 のリリースまでに ライセンス契約を CCB へ移行することでその後も継続 して利用できます。 • 日本国内でのご契約のお客様 • 以下の、メール機能の利用が可能なユーザー単位ライセンス、サブスクリプションで有効な保 守契約をお持ちのお客様 • • • • CCB (Complete Collaboration Bundle) Domino Enterprise Client Access License (CAL) Domino Messaging Express または Collaboration Express HCL COMPLETE ENTERPRISE OPTION (CEO) COMMUNICATIONS • https://support.hcltechsw.com/csm?id=kb_article&sysparm_article=KB0103142 16