SharePoint リスト のハジメカタ

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July 24, 22

スライド概要

気ままに勉強会 #25 で登壇させていだたきました。
https://kimamani.connpass.com/event/254840/

初心者向けのSharePoint リストのハジメカタ です。

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Microsoft 365 , Power Platform とか

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各ページのテキスト
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SharePoint リスト の ハジメカタ いってみよう やってみよう @flali_world 気ままに勉強会 #25 2022/07/23

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PROFILE NAME : ふらり @ ROBO BOY Twitter : @flali_world Blog : https://flali.hatenablog.com/ Docs : https://www.docswell.com/user/fworlddocs @flali_world 2

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はじめに 本資料に掲載されている内容は、 いつか人になりたいと思っている 🤖の空想上の出来事です。 内容間違っていたらごめんなさい。 @flali_world 3

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本日は、パンダ要素が少なめです。デモ多めです。 @flali_world 4

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あじぇんだ 1. SharePoint の機能と容量 2. SharePoint サイト 3. SharePoint ライブラリ と OneDrive for Business 4. カスタムリスト 5. さいごに @flali_world 5

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SharePoint の機能と容量

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SharePoint ざっくりこんな機能があります。 サイト ドキュメント ライブラリ カスタム リスト 容量 : 1TB + 10GB × SharePoint Online を含むライセンス数 ※容量が追加されないプランもあるよ SharePoint の制限 - Service Descriptions | Microsoft Docs @flali_world 7

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SharePoint サイト

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SharePoint サイトは2種類 チーム サイト コミュニケーション サイト コラボレーションに利用(概ねみんな平等) 組織で伝えたい情報の発信 (やや一方的) チームや部署単位など 組織全体、部署単位など Teams や Yammer、他サービスと連携 SharePoint のみ Microsoft 365 グループ SharePoint グループ @flali_world 9

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SharePoint サイトの作成 1/2 1 2 ガイド付きチュートリアル - チーム サイトを作成する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs ガイド付きウォークスルー - コミュニケーション サイトの作成 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs @flali_world 10

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SharePoint サイトの作成 2/2 「+サイトの作成」から「新しいサイトの作成」を開きます。 3 4 ガイド付きチュートリアル - チーム サイトを作成する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs ガイド付きウォークスルー - コミュニケーション サイトの作成 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs @flali_world 11

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チームサイトの作成 1/2 言語の選択は後から変更不可。言語の追加は可能です。 サイト名 : 半角英数字で作成すると、グループアドレスやサイト アドレスにも反映される 用途を必ず入れておくのがおススメ(未来の自分は忘れている) プライベート:指定したメンバーのみアクセス可 パブリック : 組織内の誰でもアクセス可 日本語を選択 ※後から変更不可、言語の追加は可能 @flali_world 12

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チームサイトの作成 2/2 メンバーの追加は後から可能です。 メンバーの追加 : 後で変更できます。 完了 : 作成完了です。 @flali_world 13

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言語とタイムゾーンの変更 1/3 言語とタイムゾーンをご利用の地域に合わせていきます。 1 2 3 @flali_world 14

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言語とタイムゾーンの変更 2/3 サイトの管理 > 地域の設定 を選択します。 4 @flali_world 15

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言語とタイムゾーンの変更 3/3 タイムゾーンを「(UTC+09:00) 大阪、札幌、東京」とロケールを「日本語」に 変更します。 5 6 @flali_world 16

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言語とタイムゾーンを変更しないと… サーバー依存している「日付と時刻」列がズレます。 デフォルトのまま 日本時間 タイムゾーンと言語の設定は Excel にも影響したりするので注意が必要です。 ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点 (microsoft.com) @flali_world 17

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OneDrive for Business にもあります! タイムゾーンと言語の設定はこちら 1 2 3 4 @flali_world 18

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SharePoint 管理センターから既定値を変更できます 管理センターの設定は、新規で作成するテナントの既定値になります。すでに作 成しているテナントへは影響しません。 1 2 3 @flali_world 19

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SharePoint のデザインに困ったら SharePoint look book を利用してみよう!サンプルサイトをテナントにプロビ ジョニングできます。 テナントにサンプル サイトを追加する - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Docs @flali_world 20

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ドキュメントライブラリ

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SharePoint と OneDrive for Business ふたつ? SharePoint OneDrive for Business @flali_world 22

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SharePoint と OneDrive for Business 仲間とつかう 自分の保存場所 SharePoint OneDrive for Business チームもしくはサイト管理者が管理 個人が管理者 チームや組織の共有データ パソコンにあるデータ OneDrive と SharePoint の制限事項 (microsoft.com) @flali_world 23

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よく似ている2つの機能 SharePoint ≒ ドキュメントライブラリ カスタムリスト ファイルを主としたリスト データを主としたリスト @flali_world 24

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パッと見わからない どっちがドキュメントでリストなのか… @flali_world 25

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ライブラリはメタデータが持てる! ドキュメント ライブラリとは何か。 (microsoft.com) リストまたはライブラリで列を作成する (microsoft.com) @flali_world 26

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メタデータは便利! メタデータで検索性アップ! @flali_world 27

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SharePoint にデータが集中している SharePoint Microsoft SharePoint Syntex の概要 | Microsoft Docs SharePoint Syntex | AI コンテンツ サービス | Microsoft 365 @flali_world 28

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データ保管から活用できるデータへ メタデータ 手動 Power Automate AI Builder SharePoint Syntex ※ ※SharePoint Syntex では AI Builder が利用されています。 Microsoft SharePoint Syntex の概要 | Microsoft Docs SharePoint Syntex | AI コンテンツ サービス | Microsoft 365 @flali_world 29

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カスタムリスト

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1つのデータベースと1つの入力フォーム 入力フォームが利用できるので、同じ入力規則に統一しやすい。 @flali_world 31

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Excel でも いいんじゃない? Excelでもできます…でも、こうなっていませんか? セルの結合… セル内で改行 しないでー 自由入力の オンパレードや セルの結合からの 不明瞭データ その Excel 、再利用することありますか? ソフトウェアの境界と制限 (SharePoint Server 2016 および 2019) - SharePoint Server | Microsoft Docs @flali_world 32

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Excel のポイント1 データ表記を統一しよう 総務省が公開している、データ表記方法の統一ルールがおススメ! 総務省ホームページ |報道資料|統計表における機械判読可能なデータ の表記方法の統一ルールの策定 (soumu.go.jp) https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01toukatsu01_02000186.html @flali_world 33

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Excel のポイント2 テーブルにして利用しよう テーブルにすることで、Power Apps や Power Automate などで活用できます。 2 3 1 Excel のテーブルの概要 (microsoft.com) @flali_world 34

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リストの作成 1/2 リストを作成する (microsoft.com) @flali_world 35

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リストの作成 2/2 まっさらなリストの作成 テーブルになっているExcelからリストの作成 アクセス権のあるSharePointサイトから構成を引継ぎ作成 テンプレートもアルヨ @flali_world 36

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空白のリスト リスト名は英数字で作成を推奨。 後から日本語に変更できます。 日本語で作成すると、URL名がList1のようになります。 説明は必須ではないが、利用目的を入力しておくと吉。 人は忘れる生き物 サイトナビゲーションは、サイトの左側メニュー @flali_world 37

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空白のリスト SharePoint リストのURL https://<tenant-name>.sharepoint.com/sites/PandaBlackTeam/Lists/PandaMembers/AllItems.aspx リスト名 列の追加 タイトルは必ず作成される リストおよびライブラリの列の種類とオプション (microsoft.com) @flali_world 38

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列の作成 名前は半角英数字で作成を推奨 作成時の名前は、内部名に利用される 後から日本語に変更することは可能だが、 リストを直接利用しないのであれば、 英数字のままのほうが楽 利用目的を入れておくと吉 人は忘れるイキモノ @flali_world 39

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列名を日本語で作成すると… 列名を最初に半角英数字で作成した場合 内部名 列名を最初に日本語で作成した列 内部名 @flali_world 40

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Excel から SharePoint にエクスポートする Excel ニヤリ SharePoint Excel テーブルを SharePoint にエクスポートする (microsoft.com) @flali_world 41

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Excel から SharePoint にエクスポートする SharePoint サイトのURL 2 3 リスト名は英数字で作成を推奨 1 3 4 5 利用用途や目的を書く 人は忘れるイキモノ テーブルを選択 6 7 Excel テーブルを SharePoint にエクスポートする (microsoft.com) @flali_world 42

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作成されたリストの確認 @flali_world 43

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作成されたリストの確認 種類列が表示される グリットビュー表示 リストまたはライブラリでビューを作成、変更、または削除する (microsoft.com) @flali_world 44

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新しいビューを作成する 1/4 1 2 @flali_world 45

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新しいビューを作成する 2/4 3 ビューの作成 @flali_world 46

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新しいビューを作成する 3/4 4 @flali_world 47

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新しいビューを作成する 4/4 ビュー名は英数字を推奨 9 5 6 パブリックビューを選択 既定に設定 7 8 種類のチェックを外す @flali_world 48

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作成されたビューの確認 @flali_world 49

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フォームの編集 表示・非表示 順番の変更 =if([$sheets] >= 50,'true', 'false') リスト フォームの列の表示/非表示を切り替える | Microsoft Docs @flali_world 50

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特殊な列: 集計値 数式が利用できます。 =TEXT(buy_date,"yyyy/mm") リストの一般的な数式の例 (microsoft.com) @flali_world 51

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ビューは複数設定できます。 よく使うフィルター設定などはビューを設定しておくと便利です。 1 2 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) @flali_world 52

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よく使うビューの設定: 並べ替え よく使います。ただし、大規模なリストになる場合はOFFにする必要がアリマス。 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) 大規模なリストとライブラリを管理する (microsoft.com) @flali_world 53

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よく使うビューの設定: フィルター フィルター処理に利用できる特殊なキーワード [TODAY] と [ME] [TODAY]-30 今日から30日前 [ME] リストを表示している人 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) @flali_world 54

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よく使うビューの設定: フィルター 集計は便利。ただし、大規模なリストになる場合はOFFにする必要がアリマス。 フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する (microsoft.com) 大規模なリストとライブラリを管理する (microsoft.com) @flali_world 55

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5,000件問題 Microsoft 365 VIRTUAL MARATHON 2022のこちらのセッションがおススメ! よく聞く「SharePoint リストの 5,000 件問題」ってなんなの? - Hirofumi Ota - YouTube スゴク良イ 動画 トテモ オススメ! @flali_world 56

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さいごに

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ふりかえり サイト ドキュメント ライブラリ カスタム リスト @flali_world 58

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月曜日から SharePoint リスト はじめてみようかな @flali_world 59

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Thank you !