20260527_Bookings×PowerAutomate_予約システム＋通知の仕組みを実演解説！

自己紹介 Takai Miyu / 百合宮 桜 株式会社 BizOptiomars - 経歴 • • • • • - 記事 - 文系の大学 卒業 製造業で営業・総務・マーケティング事務 Microsoft 365 の活用支援 Power Platform の開発 / 教育支援 コミュニティ活動の促進支援 - 登壇 - - 執筆 - • Japan Power Platform Conference 2023 • オープンソースカンファレンス 2024 Hokkaido • Japan Microsoft 365 コミュニティカンファレンス 2024 • Global Power Platform Bootcamp 2025 in Japan • 女性エンジニアのキャリア勉強会 2026/5/27 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 2

Bookings とは？ 社内外での日程調整や会議の予約を簡単にする Microsoft 365 のアプリです。 メンターとの 1 on 1 IT ツールのサポート 工場見学の予約 Microsoft Bookings で予約管理をシンプルに! 概要や使用法を解説 - Microsoft for business 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 3

• https://www.microsoft.com/ja-jp/area/biz/smb/column-microsoft-bookings

Bookings の推し要素 GUI でのカスタマイズ性の高さ 対応期間や時間帯をサービスや担当者・曜日などを利用して、マウス操作で簡単に設定できる！ 組織内外どちらも対応可能 取引先や一般市民のような Microsoft 365 へのアクセス権を持っていない人も活用できる！ スマートフォン ・ PC どちらも対応可能 Web ページなので、何もしなくてもデバイスの大きさに合わせた表示が可能！ コネクタによって Power Automate との連携可能！ Teams での情報共有や CSV でのデータ出力など要件に合わせたカスタマイズができる！ 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 4

Bookings デモお品書き 予約ページの作成 予約ページを立てる初期設定をお見せします サービスのカスタマイズ 対応期間・時間帯・スタッフ、そして予約者が入力する項目の設定方法をお見せします スタッフのカスタマイズ スタッフの対応時間のカスタマイズ方法をお見せします 予約時の入力～Bookings の対応 Bookings が予約者の入力を契機に行う完了メールの配信・担当者の予定確保などの流れをお見せします 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 5

AI で業務にマッチしたものが作れるから既製品は不要？ 生成 AI やローコードの台頭により、IT 職種以外の人々も簡単にアプリを開発できるようになりました。 しかし業務で大切なのは便利なオリジナルアプリがあることではなく、安定して業務が回り続けることです。 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 6

オリジナル開発には見えにくいリスクがある 設計・開発・テストをすべて自分たちで言語化する必要がある AI を使うにしても自分たちで考えて作る過程もあるので、時間がかかります 要望を取り込むほど破綻しやすい 出てくる要望の全てに対応しようとすると、設計や開発をやり直す必要があり、いつまでも終わらずに破綻します 運用・保守のコストや責任をすべて引き受ける必要がある 業務が止まらないように、自分たちで作ったものを責任もって管理していく必要があります オリジナル開発はコスト高＆持続性の低さが課題になりやすい 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 7

既存製品＋カスタムは業務にマッチしつつ、持続可能しやすい 本当に必要なモノだけを作るならば、フローもシンプルになりやすく、学習コストも低くなります。 その為、経験が浅い人でも運用や保守がしやすく、結果的に持続可能な改善になりやすいです。 ゼロから作る場合 画面 設計 データ 設計 アプリ 開発 フロー 開発 テスト フロー 開発 テスト 既存製品＋Power Automate カスタムの場合 画面 設計 データ 設計 アプリ 開発 既存製品の正しく作られた部分を使えるので低コスト 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 8

要望をすべて叶えようとすると、結局コスト高＆低持続になります 予約の日時 確定だけで 1週間 かかる鬱 上司や同僚 と簡単に 情報を共有 したい 資料を事前 に読みたい 話し長すぎ てミーティ ング延長鬱 料金支払 機能が ほしい お礼メール の送信が 面倒 業務改善の成功に必要なモノだけに絞ることも重要です 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 9

成功の条件を定義しましょう 業務改善が「成功した」と言えるのはどのような目標を達成できた時なのかを定義します。 多すぎると把握が大変なので、最大3個程度に絞ってください。 1 予約確定までの平均作業時間を50%削減 2 予約の共有漏れをゼロにする 3 料金請求～支払いまでの時間を30%短縮 計測可能な目標にしておくと成功を実感しやすい 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 10

成功の為に既製製品で何ができて、何ができないのかを知りましょう 成功の為に必要な機能が既存製品にあるかどうかを確認します。 目標 Bookings ができること カスタムが必要なこと 予約作業の50%削減 • • • • • 予約者からのファイルの受け取り • 予約者ごとの予約回数の制限 共有漏れゼロ • 担当者への予約確定、変更、取消の通知 • 担当者以外への予約確定、変更、取消の 通知 • 録画のダウンロード権限の付与 請求・支払作業の30%減 ー • 請求書の発行 • 料金の受け取り（決済） 予約日時の決定、変更、取消 スタッフごとの稼働時間の設定 サービスごとの予約期間の設定 独自入力（文章・選択肢）の設定 既存製品を触って、何ができるかを体感するのが大事 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 11

効果と実現性で開発するかどうかを判断しましょう 2026/5/26 • 料金の請求 • 担当者以外への予約の確定通知 • 録画をダウンロード権限の付与 • 料金の受け取り（決済） • 予約者ごとの予約回数の制限 • 担当者以外への変更、取消の通知 • 予約者からのファイル受け取り BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 12

カスタム事例セレクション Power Platform や Microsoft 365 でプラスできる機能を知ろう 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 13

カスタマイズ デモお品書き 担当者以外への予約確定通知 Power Automate と連携して、予約が来たら Teams に通知する方法を紹介します Teams の会議録画をダウンロード権限の付与 Power Automate と連携して、録画のダウンロード権限を付与したリンクを自動発行する方法を紹介します 料金の請求 Power Automate Premium の機能を利用して、請求書を発行→メールで送信する方法を紹介します ファイルの受け取り機能の追加 予約者がメールに返信する形でファイルを受け取る方法を紹介します 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 14

カスタム事例①：担当者以外への予約確定通知 担当者以外のメンバーは担当者の Outlook 予定表で予定を確認するしかありません。しかし Bookings を利用した予 約が多い場合は一覧で見たいという需要もあります。 Before After Bookings 担当者のOutlook 予定を見て確認 予約を貰う度に一覧表を発行 サービスごとに担当者が異なるので一覧で見づらい Bookings 予約をまとめて把握することが可能に！ 自分で見に行かないと情報が取得できない 自動投稿で関係者全員に共有 忙しい時は何が起きているかを把握しにくかった 見に行かなくても通知が来るので把握しやすい 予約情報の即時共有＆作業工数ゼロを実現できました！ Bookings の予約を Teams に一覧表で通知する #PowerAutomate - Qiita 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 15

• https://qiita.com/YurimyMiyu/private/a04ef8e396b03bb423b3

カスタム事例②：録画をダウンロード可能にする 録画は開催者の OneDrive の Recording フォルダに保存されます。その為、録画のダウンロードを可能にするには OneDrive 保持者が共有リンクの設定を変更する必要があります。 Before After 会議終了後に都度リンクを発行 自動でダウンロード権限付き共有リンクを発行 開催者しかできないので発行せずに休むと情報共有が遅延 録画作成時に自動で発行されるので自分での作業不要 自分で関係者に共有 自動投稿で関係者全員に共有 Teams のチームへの手動投稿なのでメンション忘れが多発！ Teams のチームへの自動投稿＋タグメンションで把握しやすい 会議終了後の即時共有＆作業工数ゼロを実現できました！ Teams 会議録画に自動でダウンロード権限を付与して共有する #PowerAutomate - Qiita 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 16

• https://qiita.com/YurimyMiyu/private/63cd476c64639883e148

カスタム事例③：料金の請求 月ごとに料金をまとめて請求したいというケースへの対応です。 プレミアムコネクタを利用するので、Power Automate Premium の購入が必要です。 Before After Bookings 担当者が利用回数を数える 自動でサービスごとの利用回数を集計 サービスごとに担当者が異なるのでデータが中々集まらない Bookings 担当者の作業なしで、即時集計が可能 経理担当者が請求書を発行 自動で請求書を発行 手作業＆Wチェックが必要な為、時間がかかる 自動で作成するので、経理担当者の作業がチェックのみに！ 取引先への余裕を持った請求＆作業工数8割減を実現できました！ 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 17

カスタム事例④：予約者からのファイルの受け取り 一部の予約者から事前に資料を共有したいという要望がありましたが、Bookings にはファイルをアップロードする機 能が無いため実現が困難でした。Power Automate と連携して、メール返信という形で受け取りを実現しました。 Before After ファイルのアップロード機能なし メール返信にてファイルを送信 機能が無いので事前にファイルを受け取れない ファイルを事前に送付することが可能に！ 会議時に画面共有＆説明 事前に内容把握が可能 内容の把握が難しく、たびたび会議が長引いた ファイルを確認後に会議をするので説明時間が短縮 ファイルの事前共有＆会議延長回数の減少を実現できました！ 2026/5/26 BizOptimars Co., Ltd. All Rights Reserved. 18