Teachme Bizでの マニュアル作成虎の巻

初⼼者向け Teachme Biz で の マニュアル作成 虎 の 巻

⽬次 1 マニュアル作成 基本のキ 5 2 作ったマニュアルをもっと良くするためのコツ 24 3 マニュアル作成時間を短縮するTips 37 4 Teachme AIでマニュアル作成をもっと効率的に！ 43 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 2

はじめに この資料を読んでいただきたい⽅ Teachme Bizを 導⼊したばかりの⽅ 現場でマニュアル作成を任 された⽅ ⾃部署で 活⽤を推進する⽅ Teachme Bizの導⼊‧ご推進を進めていただき、誠にありがとうございます。 本資料は、初⼼者の⽅が「⾒てすぐわかる」マニュアルを、Teachme Bizで早く‧簡 単に作るためのノウハウを凝縮した虎の巻です。明⽇から使える具体的なテクニック で、あなたのマニュアル作成をグッと効率化しましょう！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 3

Teachme Bizで作るマニュアルの良さ 画像‧動画のビジュアルベース ×STEP構造だから 分かりやすい ステップ構造 ⼿順の区切りが明確で、業務の流れをつかみやすい 画像‧動画 各STEPの作業内容をビジュアルベースで分かりやすく表現できる テキスト 画像や動画では伝えられない詳細な情報を補⾜する ステップ構造 テキスト 業務⼿順を分かりやすく再現できることが、Teachme Bizの価値 POINT 画像・動画 Teachme Bizの最⼤の特徴は、⼿順をSTEP構造で⽰し、各STEPを画像や動画で分か りやすく表現することです。フォーマットが1種類に統⼀されているため、作成者に よる品質のバラツキがなく、誰でも簡単に分かりやすいマニュアルを作成できます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 4

1 2 マニュアル作成 基本のキ 3 4 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 5

マニュアル作成 基本のキ マニュアルを作り始める前に © Studist Corporation. All Rights Reserved. 6

マニュアル作成時の⼼構え 良いマニュアルの条件は「正しい」と「わかりやすい」 内容が正しい 内容を把握している⼈に作成 か最終チェックをお願いする わかりやすい 短時間で読める 再現性がある 簡単な⾔葉や画像‧動画を使 い、適切な情報量におさめる 実際に⼿を動かすときに誤解が 発⽣しないようにする 正しい業務⼿順を簡単に再現できることこそが、マニュアルの価値 POINT マニュアルが価値を発揮するには「内容の正しさ」と「わかりやすさ」が必須です。内容が不正確で分かりにくければ、業務が滞り使われな くなります。常に読み⼿⽬線に⽴ち、「必要な情報を端的に知れる」マニュアルを⽬指しましょう！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 7

マニュアル作成時の⼼構え わかりやすいマニュアルを作る上で⼤事な「構成」と「表現」 構成：ステップや⼿順書の分け⽅ 表現：タイトルや説明の書き⽅ マニュアル作成で考えるべきことは「内容をどう区切るか」と「どう説明するか」 POINT 「わかりやすいマニュアル」を作るポイントは「構成」と「表現」の2点です。「構成」とは、伝えたい内容をマニュアルやステップにどう 落とし込むか。「表現」とは、各ステップで⾔いたいことが伝わるよう、テキストや画像‧動画をどう使うかです。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 8

マニュアル作成時の⼼構え まずは1時間で1本のマニュアルを作りきることを⽬標に 1時間 完成度60% 1~2時間 完成度80% 完成度95% 更新し続ける 全ステップを作りきる 不⾜した情報の追加 チームで最終化 公開後適宜修正 ● 誤った情報がないか担保 ● 画像や動画の編集 ● 説明⽂に補⾜情報を追加 ● 下書きでチームに共有 ● 意⾒を取り⼊れて完成さ せる ● 内容に間違いがなければ 公開 ● 質問や疑問を随時反映 ● FAQステップの追加 ● ステップ数の把握 ● 作成にかかる時間の把握 ● 追加で収集すべき情報の 把握 「まずは作ってみる」のマインドでラフを⼀度作りきることで、完成までの⾒通しが⽴つ POINT 最初から完璧を⽬指すと、マニュアルはいつまでたっても完成しません。作業時間を決め、「内容に誤りがないか」を重視して作成‧公開し ましょう。細かいブラッシュアップは公開後でも可能なため、まずは完成させること。その後、更新し続けることが重要です。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 9

マニュアルに掲載すべき情報量 1業務か1作業＝1マニュアルで作成する 1マニュアルの情報量 マニュアルを分ける 業務 作業 動作 現⾦会計を⾏う レジへ⼊⾦する 現⾦を受け取る 業務 電⼦マネー会計を⾏う レジからお釣りを出す 紙幣を揃える 受⼝に投⼊する 1マニュアルにまとめすぎると、マニュアルから必要な情報を探しにくくなる POINT マニュアルは「現⾦会計の⽅法」「レジへの⼊⾦」のように、1つの業務‧作業だけに内容を絞りましょう。「会計の⽅法」として複数をま とめると、順を追って説明できず作業を再現しづらくなります。さらに、更新も⼤変になり、作成者‧閲覧者双⽅に負担がかかります。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 10

マニュアル作成 基本のキ 必要な⼈にマニュアルを届ける 表紙の作り⽅ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 11

必要な⼈にマニュアルを届ける表紙の作り⽅ マニュアルのタイトルは具体的に書く NG例 OK例 タイトルが抽象的だと、必要なマニュアルを⾒つけるのに時間がかかる POINT マニュアルのタイトルが曖昧だと、読み⼿が期待した内容と異なり、時間の無駄を⽣んでしまいます。例えば「Zoomミーティングを視聴す る⽅法」というタイトルでは、PC⽤かスマホ⽤か分かりません。「何の⼿順書なのか」がパッと伝わる、具体的なタイトルにしましょう。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 12

必要な⼈にマニュアルを届ける表紙の作り⽅ ⼀⽬で中⾝が分かるようにする ▼⼯夫① ▼⼯夫② ⼀⽬で内容がわかる表紙画像 タイトルに使⽤場⾯を明記 【キッチン】フレンチトーストの作り⽅ 最終更新⽇:2022/07/14 17:13 ⼆⼈分のレシピです 表紙＝アイキャッチ。⼀瞬で中⾝が分からないと、必要なマニュアルを⾒逃してしまう POINT マニュアルの表紙は、動画のサムネイルのように閲覧者が「⾒るべきか」を瞬時に判断する材料なので ひと⽬で中⾝がわかることが最も重要です。「誰がいつ使うべきマニュアルか」が表紙だけでわかるように⼯夫しましょう。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 13

マニュアル作成 基本のキ 迷わず⼿を動かせる ステップの作り⽅ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 14

迷わず⼿を動かせるステップの作り⽅ 1ステップ＝1動作で作成する NG例 1ステップに5つの動作がある OK例 動作ごとにステップを分ける 複数の動作を1つのステップに⼊れると、作業の順番がわからなくなる POINT 複数の動作を1ステップにまとめると分かりにくいため、ステップは「動作ごと」に作ります。デジタルツールの⼿順では「画⾯が変わる」際 もステップを区切りましょう。「次の⼯程に移るタイミング」のような重要ポイントは、あえてステップを分けて強調すると効果的です。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 15

迷わず⼿を動かせるステップの作り⽅ 1マニュアル15〜20ステップ程度が⽬安 15〜20ステップが適切 ステップが多くなりそうな部分は 関連マニュアルのリンクをつなぐ 情報量が増えすぎると、マニュアルを⾒るハードルが上がる POINT ステップ数が多すぎると、読み⼿の負担になり⼿順も追いにくくなります。1マニュアルのステップは15〜20、多くとも30以内にしましょ う。もし超える場合は、業務や作業単位で分割し、「関連マニュアル」として連携させるのがおすすめです。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 16

迷わず⼿を動かせるステップの作り⽅ タイトルを⾒れば⼿を動かせるようにする NG例 動作がイメージできない OK例 動作をそのまま書く ステップタイトルに明確な指⽰が書かれていないと、ミスが起こりやすい POINT ステップのタイトルは、「バゲットを3cm幅に切る」のように、⾏う動作をそのまま設定します。タイトルを⾒ただけで作業できる状態が理 想です。説明⽂に頼ると、作成コストが上がるだけでなく、読まれづらいためにミスが起きる確率も上がってしまいます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 17

迷わず⼿を動かせるステップの作り⽅ 「説明⽂」には補⾜情報を記載 専⾨⽤語の説明 略語の説明 判断基準の説明 マニュアルは新⼊社員や初⼼者が使うことが多いため、誰でも理解できるよう配慮する POINT 専⾨⽤語や略語、判断の基準など、タイトルだけでは動作が伝わりにくい場合は、「説明」の欄を使って補⾜説明を⾏います。ただし、説明 欄は必須項⽬ではありません。タイトルや画像だけで⼗分に伝わる場合は、省略してもOKです。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 18

マニュアル作成 基本のキ 作業再現の肝となる 画像‧動画の使い⽅ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 19

作業再現の肝となる画像‧動画の使い⽅ ⼿を動かしている場⾯の画像を使う ▼パターン① ▼パターン② 作業しながら写真を撮る ⼀連の作業を動画で撮影し、 動画から切り出し 作業中の画像や動画を使うことで、⾒たまま動作を真似できる POINT 画像は「⼿を動かしている場⾯の写真やキャプチャ」が基本です。Teachme Bizでは動画から短い動画や画像を切り出すことができます。 ▶使い⽅はコチラ まず作業の⼀連の流れを動画で撮影し、マニュアル作成時に必要な部分を切り分けて掲載すると、画像を⽤意する時間を⼤幅に短縮できます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 20

• https://teachme.jp/8/manuals/13959543

作業再現の肝となる画像‧動画の使い⽅ 動画は「流れ」「速さ」「⾳」「熱量」を伝えたい場合に使う ⼀連の流れ 速度や⼒加減 ⾳や抑揚 熱量など ⻑い動画は⾒るのが負担になってしまうため、必要なポイントのみで動画を使う POINT マニュアル全体を動画にすると、視聴に時間がかかり読み⼿の負担になります。「少しずつ流し⼊れる」など、テキストや静⽌画では伝わり にくいニュアンスを含むステップで動画を使いましょう。作成‧閲覧双⽅の負担を減らすため、1本の動画は数秒〜1分程度がおすすめ。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 21

作業再現の肝となる画像‧動画の使い⽅ 画像や動画がないときは遊び⼼で代替画像を⼊れる フリー画像を使う 決まった画像を⽤意する 無地背景に⽂字を⼊れる 遊び⼼を加えると、作成者も閲覧者も楽しくマニュアルを活⽤できる POINT Teachme Bizでは、表紙と各ステップに画像か動画の登録が必須です。仮置きでも構わないので必ず⼊れましょう。適切な写真がない場合 は、代替画像を使います。フリー画像などで遊び⼼を加えると、マニュアルの作成も閲覧も楽しくなるのでぜひ試してみてください。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 22

作業再現の肝となる画像‧動画の使い⽅ 「⽂字、四⾓、ハイライト、⽮印」をメインに編集する ⽂字を使った例 四⾓‧ハイライトを使った例 ⽮印を使った例 画像に⽂字を直接⼊⼒して説明を書いた り、操作の順番に番号を振ったりするの に役⽴ちます。 画像内で注⽬してほしいポイントや、操作 する箇所を⽬⽴たせるのに重宝します。 次に押すボタンやクリックしてほしい箇 所など細かい部分を⽰すのに便利です。 「複数のボタンを押す」などの⼯程の場 合はその順番を⽰せます。 画像の注⽬ポイントを明⽰するため、編集した上で掲載することがマスト POINT 初めてマニュアルを⾒る⼈は、画像のどこに注⽬すべきか分かりません。きれいな加⼯よりも、作業で注⽬すべきポイントが伝わることが⼤ 切です。どの部分を参考にしてほしくてその画像を掲載したのか、ひと⽬で分かるように⼯夫しましょう。▶詳しい使い⽅はコチラ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 23

• https://teachme.jp/8/manuals/4891773

1 2 3 作ったマニュアルを もっと良くするためのコツ 4 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 24

マニュアルをもっと良くするコツ わかりやすい 構成のコツ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 25

わかりやすい構成のコツ 「動作の結果」を⽰すステップを作る NG例 動作の結果が⽰されていない OK例 動作の結果が⽰されている ⾃分の動作が正しいかどうか確認できて、迷いやつまずきが解消される POINT 「スタートボタンを押してスキャンを開始する」のように動作だけを伝えると、読み⼿は「本当にできているか」と不安になります。次のス テップで「正常に完了した際の画⾯」など、作業の結果を⽰すことで、正しく作業できたかを確認でき、安⼼して進められます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 26

わかりやすい構成のコツ 次の動作に移るタイミングを明記する 達成基準を明記する 判断基準を明記する いつ次の動作を⾏えばいいかの基準を明記することで、ミスが起こりにくくなる POINT ステップタイトルで「卵液がなくなったら」のように、次の動作に移るタイミングを具体的に⽰しましょう。読み⼿は適切なタイミングで作 業でき、ミスが起こりにくくなります。さらに、判断の迷いが減るため、作業に関する質問や問い合わせの削減にもつながります。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 27

わかりやすい構成のコツ 作業の⽬的‧理由‧意味を明記する NG例 ⽬的‧理由が⽰されていない OK例 ⽬的‧理由が⽰されている 作業の意味付けを⾏うことで読み⼿の理解度が上がる POINT 「カードを提⽰する」のように動作だけを伝えても、理由が分からず読み⼿に定着しにくいです。説明⽂で「なぜ‧何のためにやるのか」を 明記しましょう。読み⼿は動作の重要性を理解でき、習熟度が向上します。「不要だから省こう」といった誤った判断も防ぎます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 28

マニュアルをもっと良くするコツ わかりやすい ⽂章表現のコツ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 29

わかりやすい⽂章表現のコツ 曖昧な動詞を使わない Before 悪い例 After 修正後 提出書類を確認する 各項⽬に⼊⼒漏れがないか確認する 不良品を処理する 不良品を⾒つけたら回収ボックスへ⼊れる つまみを調整する ⽬盛りが0になるまでつまみを右に回す 在庫を管理する 棚卸をし、管理表と相違ないか⽐較する 必要に応じて⼊⼒する A列とB列の値が同じ場合にC列に⼊⼒する 何をどうするのか具体的に書くことで、読み⼿を迷わせない POINT 「確認する」「処理する」といった曖昧な動詞は、読み⼿の迷いや解釈の違いを⽣み、ミスにつながります。「各項⽬に⼊⼒漏れがないか確 認する」のように、「何を‧どのくらい‧どうするのか」を具体的に指⽰することで、業務の再現性が⾼まります。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 30

わかりやすい⽂章表現のコツ 「など」を多⽤しない NG例 「など」がある OK例 「など」がない の 3種類です。 曖昧な表現をなくし、読み⼿を迷わせない POINT 「〜VISA、JCBなど」といった曖昧な表現はNGです。読み⼿は「”など”に何が含まれるか？」と現場で判断に迷い、判断ミスや品質低下に つながる恐れがあります。説明はなるべくはっきり明確に記載し、誰もが同じ認識で作業できるようにしましょう。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 31

わかりやすい⽂章表現のコツ ⽤語や表記に⼀貫性を持たせる ▼ブレやすい⽤語‧表記の例 ⽤語‧表記 具体例 表記ゆれ 全て/すべて、塵/ごみ/ゴミ、⽂科省/⽂部科学省 送り仮名 取り扱い/取扱い、取扱説明書 ⻑⾳ プリンタ/プリンター、ユーザ/ユーザー、バー、エラー 同義語 あす/あした/明⽇(みょうにち） 読みやすさのためには、正確さよりも「統⼀されていること」が重要 POINT 漢字や略語などの表記がバラバラだと、読みにくいマニュアルになります。さらに、検索キーワードが定まらず、必要な時にマニュアルが⾒ つけられない原因にもなります。よく使う⾔葉やブレやすい⾔葉は、表記ルールを決めておくのがおすすめです。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 32

マニュアルをもっと良くするコツ 公開前に チェックすること © Studist Corporation. All Rights Reserved. 33

公開前にチェックすること 公開前に他の⼈にもチェックしてもらう ⾃分 ベテラン 新⼈ 総合的なセルフチェック 「正しさ」のチェック 「理解しやすさ」のチェック 1. わかりづらい点はないか 2. 情報の過不⾜がないか 3. 誤字脱字や表記ゆれがないか 1. 情報に間違いがないか 2. 注意事項など追加はないか 3. 暗黙知など+αの情報はないか 1. 初⾒で理解できるか 2. 実際に⾒ながら作業できるか 3. わかりづらい表現はないか 内容の正しさとわかりやすさを担保するため、ベテランや新⼈の⽬線も取り⼊れる POINT マニュアルは公開前に必ず「読み⼿の⽬線」で⾒直しましょう。時間を置いて分かりにくい点がないか確認します。また、ベテランに内容の 抜け漏れを、新⼈には実際に作業してもらい、現場で本当に使えるマニュアルになっているかチェックすることが重要です。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 34

公開前にチェックすること 付録 マニュアル全体 公開前のセルフチェックリスト① 1業務か1作業＝1マニュアルになっているか 1マニュアル15〜20ステップにおさまっているか タイトル マニュアルのタイトルは具体的に書かれているか 作業の⽬的や意味が明記されているか ステップ 1動作＝1ステップになっているか そのまま⼿を動かせるステップタイトルになっているか 説明⽂ 作業の⽬的‧理由‧意味が⽰されているか 専⾨⽤語や判断基準について説明⽂で補⾜されているか ⾔葉の使い⽅ 曖昧な動詞ではなく、意味が限定される動詞を使っているか 「など（等）」を多⽤していないか ⽤語や表記に⼀貫性はあるか（バラツキはないか） © Studist Corporation. All Rights Reserved. 35

公開前にチェックすること 付録 公開前のセルフチェックリスト② 画像‧動画 作業中の画像や動画が使われているか 画像と動画の特性を活かして使い分けているか（何でもかんでも動画にしていないか） 画像や動画はわかりやすく編集されているか 1本の動画は数秒〜1分程度におさまっているか 動作の結果が⽰されているか 次の動作に移るタイミングが明記されているか マニュアルは社内からのフィードバックで改善していくことが重要！ 確認に時間をかけすぎないよう、ぜひチェックリストを活⽤してください。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 36

1 2 マニュアル作成時間を短縮するTips 3 4 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 37

マニュアル作成時間を短縮するTips 作成のルールを決めて共有する 表紙のルール 表記のルール 画像編集のルール 迷いやすいポイントをルール化することで、悩む時間をカットできる POINT 悩みやすい部分（表紙、詳細度、マーキング等）を優先し、画像やステップ数、完成度の⽬安に関するルールを決めます。 Teachme Bizでガイドラインを作成することで、作成するマニュアルの品質担保につながります。 ＞【サンプル】マニュアル作成・運用ルール © Studist Corporation. All Rights Reserved. 38

• https://teachme.jp/8/manuals/5553221

マニュアル作成時間を短縮するTips 説明に迷ったら「画像のとおりに...」でOK ▼サンプル：マイクロメーターの使い⽅マニュアル 説明は画像に任せて⽂章に悩む時間を省略 POINT ステップのタイトルに迷ったり、⼯程をテキストで表しづらかったりする場合は、「画像のとおりに...」と説明を省略しても構いません。画 像だけで作業が⼗分に伝わるなら、補⾜はそれで⼗分です。タイトルだけでなく、説明⽂や補⾜⽂も同様に省略可能です。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 39

マニュアル作成時間を短縮するTips コピー＆ペーストで画像を貼り付け コピペを使って⼀瞬で画像を貼り付け POINT 使⽤したい画像をコピー（Ctrl+C）し、画像を貼り付けたいステップのテキストエリアを選択した状態で ペースト（Ctrl+V）すると画像を貼り付けることができます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 40

マニュアル作成時間を短縮するTips Excel上の画像データをまとめてダウンロード ファイル形式を 「Webページ（*.htm,*.html）」に変更して保存 Excel内の画像が格納される！ Teachme Bizへの移⾏作業をスピードアップ！ POINT Excelで作成したマニュアルをTeachme Bizへ移⾏する際、画像を1枚ずつ保存していませんか？ Excelを「Webページ（*.htm,*.html）」に変更して保存するだけで、全画像をフォルダに⼀括抽出されます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. ＞ダウンロードする詳しい方法はこちら 41

• https://teachme.jp/8/manuals/25470911

マニュアル作成時間を短縮するTips【機能紹介】 01 02 03 テンプレート機能 画⾯キャプチャ クリップボード 表紙やステップに 指定の項⽬を追加 情報の抜け漏れを防げる！ Teachme Biz上で画像や動画を 簡単にキャプチャ マニュアル作成がより楽に！ 使える画像や⽂⾯は 使い回して時間短縮 詳しい使い⽅はこちら 詳しい使い⽅はこちら 詳しい使い⽅はこちら © Studist Corporation. All Rights Reserved. 42

• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/49342425813529
• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/48526032905241
• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/900007185803

1 2 3 Teachme AIでマニュアル作成を もっと効率的に！ 4 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 43

とは AIで、マニュアル作成も活⽤も、もっともっと簡単に ドラフト⽣成 校正‧要約 ⾃動字幕 ステップ概要⽣成 作 成 動画マニュアル 半⾃動⽣成 ※ 分割ロジックは特許取得済み 理解度テスト⾃動⽣成 かんたんAI検索 おまかせ 編集アシスタント PDFから ドラフト⽣成 活 ⽤ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 44

Teachme AI 使いこなし 3つの⼼得 ①動画の⻑さは「誰が、いつ⾒るか？」で決めよう 元になる動画は、時間が⻑ければ良いというものではありません。「⾒る⼈」の状況を想像することがポイントです。 01 【OK例】 新⼈研修で⼀度だけ通して⾒るマニュアル 02 【OK例】 ベテランが作業中に都度確認するマニュアル 10分程度の⻑い動画でもOK！ 1〜2分程度の短い動画に分割！ 全体の流れを⼀度で把握してほしい場合は、 途中で分割せず、 ⼀連の操作をまとめた動画が効果的です。 「この部分だけ⾒たい」という ニーズに応えるため、操作ごとや⼯程ごとに 短い動画を複数⽤意するのがおすすめです。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 45

Teachme AI 使いこなし 3つの⼼得 ②画像のマーキングは最⼩限で！ Teachme AIは動画から⾃動で字幕を⽣成してくれるので、画像の説明に⼒を⼊れすぎなくても⼤丈夫です。 作成疲れを防ぐため 字幕で内容が⼗分伝わるから 1本⽬のマニュアル作成に時間をかけすぎると、 「2本⽬を作るぞ！」という 意欲がなくなってしまいます。 AI⽣成のままで7割程度の完成度でも ⼗分使うことができます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 46

Teachme AI 使いこなし 3つの⼼得 ③「まず公開」して「みんなで育てる」のが近道 完成度が7割でも、まずは公開してしまいましょう。 マニュアルは「作って終わり」ではなく、使ってもらいながら改善していくものです。 そのまま公開で⼤丈夫！ 新⼈の「わかりません」は宝物！ ● AI機能で7割の完成度、それで⼤丈夫です！ ● ただし、安全に関わる業務や、⼀度のミスが ⼤きな損害につながるような重要な業務だけ は例外です。 ● それ以外の業務は、まずAIが⽣成した内容で 公開し、どんどん活⽤してもらいましょう。 ● 実際にマニュアルを⾒て業務を⾏う新⼈や、 初めてその作業をする⼈から「ここが分かり づらかったです」という声が上がったら、そ こが修正のチャンスです。 ● フィードバックをもらってから、ピンポイン トで直す⽅がずっと効率的です。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 47

こんなことも簡単にできるのがTeachme AI パソコン上の操作も⾳声付きの動画として録画することで マニュアルを半⾃動⽣成できる 「動画から作成」から 画⾯を直接録画可能に ⾳声付き画⾯操作を素材にしてAI でマニュアル作成できる 別ウィンドウで 動画録画も可能 動画化が不要な ステップを画像に変換 ⽣成時に検索タグも設定し、 検索されやすくなる ⽣成時に表紙画像を設定、 より早く公開可能に (開発予定の機能) © Studist Corporation. All Rights Reserved. 48

作成をもっと効率的に！Teachme AIの機能 p.55で 詳しく紹介 p.50で 詳しく紹介 01 02 03 04 PDFからマニュアル ドラフト作成 字幕⽣成 要約 おまかせ 編集アシスタント PDFファイルをアップロード するだけで⾃動的にマニュア ルのドラフトを作成 ⾳声のある動画から 字幕を⾃動的に⽣成 記載された説明⽂の 要点をまとめた⽂章案を ⾃動⽣成 チャット上で指⽰するだけで マニュアルを作成‧編集 詳しい使い⽅はこちら 詳しい使い⽅はこちら 詳しい使い⽅はこちら 詳しい使い⽅はこちら © Studist Corporation. All Rights Reserved. 49

• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/49928758680601-AIの文章アシスト機能について教えてください
• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/40748838040985--概要-PDFからマニュアルドラフト作成
• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/49925833587737-AIで動画の字幕を生成する機能について教えてください
• https://help.teachme.jp/hc/ja/articles/48234760227737

おまかせ編集アシスタント おすすめの使い⽅ おすすめの利⽤シーンは4つ！ ❶Teachme AIで作った下書きを ⾃社ルールに合わせて仕上げたい ❷公開済みのマニュアルを より読みやすく更新する ❸マニュアルを複製して 別パターンに作り変える ❹⼿元にある画像を使って マニュアルを作る © Studist Corporation. All Rights Reserved. 50

おまかせ編集アシスタント おすすめの使い⽅ ❶Teachme AIで作った下書きを⾃社ルールに合わせて仕上げたい Teachme AIで 作成した下書き チャットでの指⽰ ⾃社の業務ノウハウが加 わった下書き ステップの内容を 直接置き換え 完成 ⾃社の業務で 使えるマニュアル 動画からマニュアル半⾃動作成 PDFからマニュアルドラフト作成 ⽂章から作成 「この作業のポイントは...」「〇〇の表現を△△に統⼀して」などの指⽰をすることで 効率良くブラッシュアップし、伝えたいポイントを押さえた品質の⾼いマニュアルに仕上げることができます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 51

おまかせ編集アシスタント おすすめの使い⽅ ❷公開済みのマニュアルをより読みやすく更新する しっかり説明を書いたわかりやすいマニュアルでも、読むのに時間がかかってしまったり、 読み⾶ばされてしまうこともあります。そんなときは、次のような指⽰がおすすめです。 編集前 チャットでの指⽰ 編集後 各ステップについて、タイトルと説明⽂の内容をコンパクトにまとめることができます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 52

おまかせ編集アシスタント おすすめの使い⽅ ❸マニュアルを複製して別パターンに作り変える 例えば、撮影⽤機材の「組み⽴て」⽤マニュアルがある場合、これを複製して次のように⼊⼒してみましょう。 「組み⽴て」⽤ マニュアル（をコピーしたもの） チャットでの指⽰ 「⽚付け」⽤ マニュアルの下書き チャットでの指⽰ 組み⽴ての⼯程を逆の順番に並べたマニュアルの下書きが作成されます。 単にステップの順番が⼊れ替わるだけでなく、「カバーを取り付ける」→「カバーを取り外す」のように、 ⽚付けの⼿順⽤に説明の書き換えも⾏われるので、あとは少しの微調整で「⽚付け⽤」マニュアルを仕上げることができます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 53

おまかせ編集アシスタント おすすめの使い⽅ ❹⼿元にある画像を使ってマニュアルを作る おまかせ編集アシスタントは、画像がアップロードされると、⾃動でその内容の解析を⾏います。 すでに⼀連の作業⼿順を撮影した写真やスクリーンショットがあれば、あとは作りたい⼿順書の内容を伝えるだけで、画 像の内容を踏まえてマニュアルを作成します。 01 02 03 おまかせ編集アシスタントに 画像をアップロードする 画⾯を「チャットで編集」に切り替えて、 「アップロードした画像を割り当てつつ、 フレンチトーストの作り⽅のマニュアルを 作ってください」とチャットに⼊⼒し、指⽰を出す 画像を⾃動で解析して、 フレンチトーストの 作り⽅のマニュアルが完成！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 完成 54

PDFからマニュアルドラフト⽣成 機能の概要 PDFをTeachme Bizに⼊れると、マニュアルのたたき台が⽣成される PDFから 抜き出した部分へ ステップタイトルと説明⽂を⾃動で⽣成 スポットライトがついた画像を挿⼊ ⽣成したものをおまかせ編集アシスタントで 更新するという合わせ技もオススメ！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 55

PDFからマニュアルドラフト⽣成 おすすめの使い⽅ さまざまな媒体の情報をTeachme Bizに集約 店舗の機械を管理するための マニュアルを作りたい ベンダー提供の 製品マニュアル 社内の 運⽤マニュアル すぐにTeachme Bizで マニュアルを作れる ITツールの ヘルプ記事 取り込み もともとマニュアルだった書類を、 Teachme Bizに取り込むだけで簡単に移⾏することができます。 © Studist Corporation. All Rights Reserved. 56

PDFからマニュアルドラフト⽣成 おすすめの使い⽅ 未整理のテキストデータをPDF化 テキスト情報を⾒やすくまとめたい 会議の ⽂字起こし データ ⼿書きのメモ 現場メンバーが 作成した 引き継ぎ資料 マニュアルのたたき台を作れる 取り込み マニュアルではないテキストデータも、 Teachme Bizに取り込めば、マニュアルの下書きに早変わり！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 57

まとめ マニュアル作成 虎 の 巻 を活⽤して、 “伝わるマニュアル”を作りましょう！ © Studist Corporation. All Rights Reserved. 58

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• https://teachme.svy.ooo/ng/answers/tmb_doc_toranomaki/