パワ美ちゃん リターンズ ~Power Automateを使うときに避けては通れない用語 ~

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September 25, 22

スライド概要

2022/9/24 気ままに勉強会 #33
「パワ美ちゃん リターンズ」
の資料です。

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Power Platform、Micorosoft 365らへんについて勉強しています。 気ままに勉強会 主催運営 https://kimamani.connpass.com/ たなの覚え書き(blog) https://tana-techlog.net/

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パワ美ちゃん リターンズ ~ Power Automateを使うときに避けては通れない用語 ~ 気ままに勉強会 #33 2022/9/24

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自己紹介 Power Platformに魅了されたパンダ。 推しはPower Automate。 Power Platformの仲間が増えると嬉しいで す。 たな Twitter : @dreams_panda ブログ : https://tana-techlog.net/ Docswell : https://www.docswell.com/user/tanapandalove Twitter #気ままに勉強会 2

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注意事項 • お話する内容は、私の個人的見解を含みますのでご注意ください。 詳細については、Microsoft公式ページや実機確認されるようお願いいたします。 • 内容について認識違いをしている点があるかもしれません。 お気づきの場合は、ご指摘いただけると助かります。 • 画面や仕様は、2022年9月時点の情報です。 今後のアップデート等により、仕様変更する可能性があります。 Twitter #気ままに勉強会 3

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本日のお品書き • Power Automateとは? • Power Automateを使うときに避けては通れない用語 • Power Automateってどんな子? Twitter #気ままに勉強会 4

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Power Automateとは? Twitter #気ままに勉強会 5

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Power Automate • さまざまなサービスと連携し、業務の自動化を行うためのサービス [引用] Power Automate | Microsoft Power Platform https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/ Twitter #気ままに勉強会 6

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Power Automateで作成できるフローの種類 • クラウドフロー(DPA) • Microsoft 365のライセンスでも利用可能 ※ ただし、標準コネクタのみ。プレミアムコネクタの利用には有償ライセンスが必要 • デスクトップフロー(RPA) ※ Power Automate for desktop • Windows 10以降であれば追加費用なしで利用可能(一部機能を除く) ※ 組織アカウントがなくてもMicrosoft アカウント(MSA)があれば利用可能 ※ Windowsライセンスの範囲での利用は未サポート ※ 有償ライセンスは、Windows10以降 Pro またはEnterpriseエディションが必要 • ビジネスプロセスフロー(BPA) • 有償ライセンスが必要 [参考]Microsoft Power Apps および Power Automate ライセンス ガイド https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2085130 [参考]Power Automate for desktop のサポート範囲について | Japan Dynamics CRM & Power Platform Support Blog https://jpdynamicscrm.github.io/blog/powerautomate/PowerAutomat eDesktopSupportability/#more Twitter #気ままに勉強会 7

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クラウドフロー(DPA) • アプリ、データ、サービスをAPIで連携し、自動化 [引用] デジタル プロセス オートメーション | Microsoft Power Automate https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/digital-process-automation/ Twitter #気ままに勉強会 8

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クラウドフローの作成画面 • ブラウザ上で作成 [引用] デジタル プロセス オートメーション | Microsoft Power Automate https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/digital-process-automation/ Twitter #気ままに勉強会 9

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デスクトップフロー(RPA) • デスクトップの操作を自動化 • Power Automate for desktop [引用] RPA ツールを採用するメリット | Microsoft Power Automate https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/rpa-tool/ Twitter #気ままに勉強会 10

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デスクトップフローの作成画面 • Power Automat for desktop デスクトップアプリで作成 Twitter #気ままに勉強会 11

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ビジネスプロセスフロー(BPA) • 業務プロセスの自動化 [引用]ビジネス プロセスの自動化 | Microsoft Power Automate https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/business-process-automation/ Twitter #気ままに勉強会 12

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ビジネスプロセスフロー の作成画面 • ブラウザ上で作成 [引用]ビジネス プロセスの自動化 | Microsoft Power Automate [参考]【実演】Power Automate のビジネスプロセスフローを使ってみよう! 業務プロセスを標準化 - YouTube https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/business-process-automation/ https://www.youtube.com/watch?v=pqG9_3QZ7mQ Twitter #気ままに勉強会 13

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Power Automateを使うときに 避けては通れない用語 ~クラウドフロー~ Twitter #気ままに勉強会 14

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コネクタ • さまざまなアプリ、データ、サービスとクラウドフローをつなぐ部品 [引用] デジタル プロセス オートメーション | Microsoft Power Automate https://powerautomate.microsoft.com/ja-jp/digital-process-automation/ [参考] Power Platform および Azure Logic Apps コネクタのドキュメント - Connectors | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/connectors/ Twitter #気ままに勉強会

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トリガーとアクション • コネクタには、 「トリガー」と「アクション」の2種類が含まれる • クラウドフローは、「トリガー」1つと「アクション」1つが必ず必要 Twitter #気ままに勉強会 16

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[補足] • 変数のアクション1つでも保存可能 2021年12月 時点 2022年9月 現在 Twitter #気ままに勉強会 17

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トリガー • クラウドフローを実行するきっかけ • 自動化したクラウドフロー • インスタント クラウドフロー • スケジュール済みクラウドフロー • フローの一番最初に1つだけ追加する • トリガーには「プッシュトリガー」「ポーリングトリガー」「Webhookトリガー」 の3種類があり、動きが異なるので注意 [参考] Power Automateのトリガー種別と注意事項について | たなの覚え書き https://tana-techlog.net/?p=201 Twitter #気ままに勉強会 18

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アクション • 各サービスに対して具体的な操作を指示する部品 • メールを送信する • Teamsにメッセージを投稿する • 承認依頼をする • トリガーのあとに追加する Twitter #気ままに勉強会 19

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接続 • サービスにアクセスするための認証情報 • 会社に入るためのセキュリティカードのようなもの • 毎回、ID、パスワード入力することなくサービスへログイン可能になる • 最初に接続を作成するときにログインする必要がある • パスワードを変更しても、サインインし直す必要はない ※ ただし、Azure AD側の設定変更などでサインインを要求されることもある • フローを作成しないが、実行するだけのユーザーも接続が必要 [参考] Power Automate で接続が「無効な接続」になる原因 | Japan Dynamics CRM & Power Platform Support Blog https://jpdynamicscrm.github.io/blog/powerautomate/Invalid-Connection/ Twitter #気ままに勉強会 20

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接続が無効になっているとき • [データ]-[接続]で接続の状態を確認できる Twitter #気ままに勉強会 21

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動的なコンテンツ • トリガー、アクションの実行結果を後続のアクションに簡単に渡すことが できる トリガー「項目が作成されたとき」を 実行した結果、出力される「ID」を後 続のアクションである「項目の取得」 に設定している [参考]Power Automate / Azure Logic Appsの「式」を理解しよう https://ascii.jp/elem/000/004/075/4075692/ Twitter #気ままに勉強会 22

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式 • トリガー、アクションの実行結果をなにかしら変換する関数 • 日付の書式を変更 • 文字列を特定の文字で分割 • 文字列を結合して1つの文字列に変換 など • アクション以外で出力されない値を取得する関数 • 現在の日付を取得 • フロー自体の詳細情報を取得 など [参考]Power Automate / Azure Logic Appsの「式」を理解しよう https://ascii.jp/elem/000/004/075/4075692/ [参考]覚えておくと便利なPower Automate/Azure Logic Appsの関数 https://ascii.jp/elem/000/004/079/4079067/ [参考]式関数のリファレンス ガイド - Azure Logic Apps | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/azure/logic-apps/workflow-definition-language-functions-reference Twitter #気ままに勉強会 23

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変数 • 名前を付けておいてデータを格納する「箱」のようなもの • 一次方程式: f(x)= X + 1 のとき、X = 3 とした場合の f(x)を求めるといった問題の「X」 が変数 • [変数を初期化する]アクションで「変数名」設定しておく必要がある • 変数には種類(型)がある Twitter #気ままに勉強会 24

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どんなときに変数を利用する? • 複数個所で同じ値を利用するようなとき • 条件によって変わる値を利用するようなとき など Twitter #気ままに勉強会 25

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JSON • クラウドフローの入出力は「JSON」 • 動的なコンテンツで設定しても中身は「JSON」 • エクスポートしたzipファイルの中身も「JSON」 Twitter #気ままに勉強会 26

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動的なコンテンツで設定してもJSON • 動的なコンテンツで設定しても結局JSONで記載されている コードのプレビューで中身を確認 [参考] Power Automate 動的なコンテンツを式で取得する方法 https://blog-tips.sekenkodqx.jp/2020/09/16/power-automate-tips-get-dynamic-content-formula/ [参考]Power Automateでハマるポイント https://mofumofupower.hatenablog.com/entry/2020/03/26/220403 Twitter #気ままに勉強会 27

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Power Automateってどんな子? ~擬人化してみた~ Twitter #気ままに勉強会 28

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新人事務員のパワ美です • 私たちが普段行っているちょっとした面倒だなーと思って いる定型的な作業を代行してくれるとても頼もしい味方で す。 • 指示したことは、忠実に守ってくれて、かつ、正確な作業を 迅速に行ってくれる真面目な新人の事務員さんです。 • ただし、英語圏出身なので、日本語がちょっと苦手です。 Twitter #気ままに勉強会

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パワ美ちゃんの自己紹介 職務 ✓ あなたの代わりに繰り返 し行うような定型的な作 業を代行します ✓ ただし、作業できる操作 は決まっています 長所 ✓ 指示は忠実に守ります ✓ 正確な作業には自信があ ります 短所 ✓ 曖昧な指示では作業でき ません ✓ 報告はカタコトの日本語 や英語になります ✓ 記憶力は抜群で一度覚え た指示は忘れません ✓ 作業速度は速いです ✓ 指示通りに作業ができな い場合は迅速に報告しま す Twitter #気ままに勉強会 30

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作業指示書どおりに作業します • 作業指示書 = クラウドフロー • 業務の流れ と 条件に応じた動き方の定義を設定する • 一度、作成してしまえば、指示書どおり作業する トリガー トリガー パワ美ちゃんに作業していいよというGoサイン アクション パワ美ちゃんへの具体的な作業内容の指示 アクション Twitter #気ままに勉強会 31

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あなたの作業を代行します • メールの差出人は「あなた」です • Teamsの投稿者は「あなた」です • 各サービスでの操作は「あなた」に割り当てられている権限で実行され ます Twitter #気ままに勉強会 32

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作業指示書どおりできないのはなぜ? • 作業指示が正しくないから • 指示が正しくありません。Power Automateがわかるように正確に指示して あげてください。 • 操作するための権限がないから • 権限がない操作をさせようとしています。正しい権限で実行しようとしているか 確認してください。 • まだ操作することができない機能だから • Power Automateでは操作ができない機能もあります。 • 契約違反だから • Power Automateには制限があります。制限を超えての利用には注意が必要 です。 Twitter #気ままに勉強会 33

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契約条件 • たくさんの作業を実施することができます • しかし、契約上、作業できる範囲には制限があります ひとつの作業指示書を継続的に 作業するのは、30日までとなります。 30日を過ぎると、勝手に処理を終了します。 一人あたり1日6000回の APIしか実行できません 覚えらえる作業指示書は 600の指示書までです 100MB以上のファイルの処理が できません。 (設定で1GBまでできる場合もある) [参考]制限と構成 - Power Automate | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/limits-and-config Twitter #気ままに勉強会 34

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サービスごとの作業限界 [引用] SharePoint - Connectors | Microsoft Learn [引用] Excel Online (Business) - Connectors | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/jajp/connectors/sharepointonline/#limits https://learn.microsoft.com/jajp/connectors/excelonlinebusiness/#limits 作業限界を超えると、作業効率がさがります Twitter #気ままに勉強会 35

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サービスごとの作業制限 [引用] SharePoint - Connectors | Microsoft Learn [引用] Excel Online (Business) - Connectors | Microsoft Learn https://learn.microsoft.com/jajp/connectors/sharepointonline/#limits https://learn.microsoft.com/jajp/connectors/excelonlinebusiness/#limits Twitter #気ままに勉強会 36

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ワタシ、ニホンゴ、ニガテデス • 作業ができないときの報告(エラー)は基本的に英語で行います • 日本語を交えることも可能ですが、拙い日本語です Webサービスのエラーコードとメッセージを参考にしてください! 各サービスの機能について理解が必要です! Twitter #気ままに勉強会 37

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まとめ • 今はできないことができるようになってくる優秀な人材です。 • 新人さんに教育するように丁寧に正確な指示書(クラウドフロー)を作 成してあげましょう。 • 代行してもらう作業を行う各サービス(SharePoint、Teamsなど)の 機能を理解しましょう。 • 契約条件に合わせた労働になるように考えてあげましょう。 • 日本語苦手なところも愛してあげましょう。 Twitter #気ままに勉強会 38

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THANK YOU !