テレワークの導入方法

テレワークの導入方法 厚生労働省 https://telework.mhlw.go.jp/telework/prs/

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テレワークの導入プロセス 01 導入の検討と経営判断 💡 ポイント 導入目的・基本方針の決定 02 導入対象部門のトップ自らにリーダーシップ を発揮してもらえれば、導入がスムーズ！ 現状把握 業務分析 【プロジェクト体制の例】 03 推進体制の構築 ⚫ 導入部門トップ（リーダー） プロジェクトチーム結成 ⚫ 経営企画部門 04 導入に向けた具体的推進 詳細は次ページ 05 ⚫ 情シス部門 ⚫ 導入対象部門 試行導入 06 ⚫ 人事・総務部門 効果測定 問題点の発掘 / 対策実施 07 本格導入

導入に向けた具体的推進のステップ ① 導入範囲（対象者） ② 形態（在宅 / モバイル / サテライトオフィス） ③ 労務管理制度の見直し ④ 社内制度・ルールの整備 ⑤ システムの準備（セキュリティ） ⑥ 文書の電子化 ⑦ 執務環境の整備 ⑧ 教育・研修（意識改革）

【ステップ①】 業務分析 業務の分類 チェックポイント □ □ □ □ □ 業務時間 業務にかかる時間がどれくらいか ○ 現状でテレワーク可能な業務 現状の働き方をテレワークでも支障なく実施できる業務 使用文書 どのような書類を利用しているか、紙か電子か、電子化の必要な文書はどれくらいか システム テレワークでも実施可能なシステムが揃っているか、セキュリティは担保されているか △ 対策実施によりテレワーク可能となる業務 文書の電子化やコミュニケーション環境の電子化（Web会議の導入など）、セキュリティ対 策の実施などによってテレワークが可能となる業務 個人情報 業務上取り扱う個人情報などはあるか コミュニケーション 業務は何人で行うか、やりとりの頻度はどのくらいか、Web会議システムで対応可能か ✕ 実施困難な業務 機械的な操作を必要とする業務、人と対面することが必要な業務など。ただし、このような 業務であっても報告書を1日まとめて書くなどの対応により、テレワークできる場合もある

【ステップ②】 対象者の決定 ⚫ 一般に、育児・介護を担う従業員をまず導入の対象とする企業が多い  効果が具体的で分かりやすく、従業員の理解も得やすいため ⚫ しかし、対象を一部の社員に限定すると、特別扱いされているようで肩身が狭 く、制度を利用しづらかったり、その他の従業員が不公平感を抱くこともある 対象者はできるだけ広げることが望ましい ⚫ ただし、職階によって対象者を限定する場合もある  入社2年目までの社員は対象外とするなど（自立して仕事ができない社員には在宅勤務は困難であるため）

【ステップ③】 テレワーク形態の検討 ⚫ 部分在宅にするのか終日在宅勤務にするのか、その両方か  在宅勤務 ⚫ 在宅勤務の頻度を、週に1日程度にするのか、3日以上も可能とするのか  在宅勤務制度というと、毎日在宅で仕事をすると誤解しがちだが、日本の企業のほとんどが週に1日か2日の在宅勤務 を採用  モバイル勤務 ⚫ 直行・直帰を認めるのか ⚫ その場合、部分在宅勤務も可能とするのか  サテライトオフィス勤務 ⚫ 自社専用にするのか、他社と共有型にするのか

【ステップ④】 労務管理制度の見直し トライアル時点 本格導入時 労務管理制度は変えなくともよい 労務管理制度も見直す必要がある ⚫ 週に1日や2日のテレワークであれば、外出や出張 と変わらず、特に支障がない ⚫ 始業・終業のルール ⚫ ただし、トライアルであっても、始業・終業のルール は必要 ⚫ 在宅勤務者の評価 → 始業・終業時にはメールや電話で上司に伝えるなど、具体的なルールを 策定 → トライアル時と同様 → 週に1日や2日であれば、特に変える必要はない → ただし、テレワークと関係なく、実績・業績をベースとした評価制度に変え ていくことが、働き方改革の方向性には合っている

【ステップ⑤】 社内制度・ルールの整備 例① 利用者の登録 ✓ どのようなルールで登録させるのか、上司や人事部門が承認するのか、 など 例② 日常の利用申請 ✓ 1週間前までに上司に申請する、前日までに申請すればよい、など 例③ 給与制度 ✓ 労働条件（業務内容や所定労働時間）の変更がない限り、給与を 下げるなど労働者への不利益変更を行うことはNG 例④ コスト負担 ✓ あらかじめ労使が十分に話し合い、就業規則に定めておく ※ インターネット環境などはすでにほとんどの家庭で導入しており、追加負担も発生しないことか ら、補助を行わない企業が多い 音声通話 携帯電話を会社が支給、個人のスマートフォンの請求を私的 利用と会社利用に分けて請求するシステムを導入するなど ICT機器 会社が支給、BYOD（Bring Your Own Device）で個人の PCをリモートアクセスで利用したりするなど 光熱費 多くの企業では自己負担としているが、若干の補助を行うケー スもある。在宅勤務の日数が多い場合には会社からの補助を 検討するのが望ましい 通勤費 テレワークの頻度に応じて検討。週に3日以上在宅勤務する場 合は、定期代を支給するよりも都度精算した方が割安となる 場合がある

【ステップ⑥】 システムの準備 セキュリティ ✓ リモートデスクトップ方式 ✓ 仮想デスクトップ方式 ✓ クラウドサービスなど コミュニケーション ✓ Web会議システム ✓ チャット、メールなど ▼ ▼ 社外であってもセキュリティを確保した上で 業務遂行することが可能 社内にいるのとさほど変わらない コミュニケーションをとることが可能

【ステップ⑦】 文書の電子化 テレワークの実施には文書の電子化が必要不可欠 ▼ 既存のすべての文書を電子化するのはナンセンス ▼ どのような文書を電子化し、 どのような文書は紙のままにするかを峻別すること 頻繁に参照する必要のある契約書などは、電子化した方が、オフィスで仕事をする上でも効果的

【ステップ⑧】 執務環境の整備 今後増加する 「サードワークプレイス」 と呼ばれる 「コワーキング スペース」 や 「シェアオフィス」 の活用についても検討しておきたい ファースト プレイス セカンド プレイス サード プレイス 自宅空間 オフィス空間 コワーキングスペース シェアオフィスなど ▼ ▼ ▼ 自分のことに集中したり、 プライベートを過ごす空間 多くの人と関わり合い、 社会の一員として過ごす空間 自宅やオフィス以外で 居心地よく過ごせる場所 ※参考サイト：https://www.kokuyo-marketing.co.jp/column/cat69/post-147/

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【ステップ⑨】 教育・研修（意識改革） テレワークによる効果を高めるには、導入時の教育・研修が不可欠 教育の目的 ① 社内の認識の共有、意識改革を図るための 啓発 ② 円滑に業務を実施するためのガイダンス 教育によって めざすもの ① テレワークの目的と必要性を、テレワークの対象 者だけでなく、従業員全員が理解する ② 組織全体でテレワークを有効活用し、業務の 生産性を上げる

【ステップ⑩】 試行導入 定量 評価 ⚫ 顧客対応 顧客対応回数、顧客対応時間、顧客訪問回数、顧客訪問時間 ⚫ 残業時間 所定外労働時間をテレワーク対象者とそれ以外の社員で比較 定性 評価 ⚫ 顧客満足度 ⚫ 従業員満足度 ⚫ コミュニケーションの頻度・質 ⚫ 事務効率 ⚫ 情報セキュリティ意識の徹底度 ⚫ オフィスコスト ⚫ 業務の自律性 ⚫ 働き方の質 伝票等の処理件数、企画書等の作成件数、企画書等の作成時間 オフィス面積、賃借料、コピー・プリント費用 ⚫ 移動コスト 移動時間、移動コスト ⚫ 情報通信コスト 仕事への満足度、通勤疲労度、働き方への満足度 ⚫ 生活の質 家族との団らん、趣味・自己啓発の充実度、育児・介護のしやすさ 情報システム保守費用、通信費用 ⚫ 人材確保 入社応募者の数や質、離職者数 ⚫ オフィス改修コスト 総合的に評価して本格導入の拡大範囲を決定