Microsoft 365 SharePoint 勉強会 No4 | 大幅に刷新される共有の仕組み "ヒーローリンク" をマスターしよう!

#4 : 新しい共有リンクの仕組み “ヒーローリンク” をマスターしよう

自己紹介 平野 愛 (旧姓: 山崎) 前々職のグローバルナレッジ ネットワーク(現トレノケート)株式会社にて マイクロソフト認定トレーナーとしてコンテンツ開発や研修実施を主に行う • • • • Windows NTおよびActive Directory ドメインなどのシステム管理 .NET Framework を中心としたアプリケーション開発 Skype for Business Server の前身製品のシステム管理 SharePoint, Outlook, OneNote, InfoPath などの情報共有基 盤など その後、株式会社イルミネート・ジャパン社にて SharePoint の教育ビジネスの立ち上げに携わる。2008 年4月に独立。 2004年に日本で初めてのSharePoint分野での Microsoft MVP を受賞し、以降現在まで23年連続受賞 • • • • • SharePoint Technical Notes @ai_yamasaki https://shanqiai.lekumo.biz オフィスアイ株式会社 2008年4月設立。Microsoft SharePoint および Office 365 に対応できる SE や開発者などの 人材育成と、設計、構築、運用、利活用に関しての関するコ ンサルティング サービスを提供。 特に教育に関しては、日本の現場に即したオリジナル コンテンツを独自開発し、 少人数制のオープンコース(複数組織から参加できる集合研修)の実施を定 期的に実施しているほか、1社向けのカスタマイズ研修なども提供。 各組織の特性に即した運用管理のアドバイスや、システムの利活用を促進す るためのコンサルティング サービスにも力を入れている。 過去の登壇 書籍執筆 (共著を含む) Microsoft MSTEP 講師 Microsoft TechEd 講師 Microsoft 主催の SharePoint の無償セミナー Japan SharePoint User Conference 講師 Microsoft Tech Summit Japan 2017 基調講演 講師 • • • • • • • • • • その他の執筆活動 • マイクロソフト社の SharePoint 関連のホワイト ペーパー・ 評価ガイド ©オフィスアイ株式会社 https://www.office-i-corp.jp/ ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 ひと目でわかる Office 365 導入・運用管理編 ひと目でわかる SharePoint Server 2016 ひと目でわかる SharePoint Server 2013 ひと目でわかる SharePoint Server 2010 VSTO と SharePoint Server 2007 による開発技術 ひと目でわかる SharePoint Server 2007 ひと目でわかる Microsoft Windows Server 2003 ネットワーク設定・管理術 実践 Active Directory 逆引きリファレンス Windows Server 2003 完全技術解説 2

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これまでの SharePoint 勉強会 第1回 2025/10/31 第2回 2025/12/8 第3回 2026/6/30 第4回 SharePoint ナレッジエージェントについて学ぼう OneDrive の基礎をばっちり把握しよう SharePoint の最新情報をキャッチアップしよう(2026年6月) 新しい共有リンクの仕組み“ヒーローリンク” をマスターしよう 2026/10/22 ©オフィスアイ株式会社 3

基本 – SharePointサイトのアクセス権限と共有リンク ◼ SharePoint ではサイト単位でアクセス許可を構成する サイト単位に誰が何ができるか登録する台帳がある (ACL: アクセス制御リスト) アクセス許可レベル SharePoint グループ (権限グループ) フルコントロール 編集 閲覧のみ デザイン サイト全体に設定した権限設定が サイト内のすべてのコンテンツの継承もとになる ©オフィスアイ株式会社 制限付きビュー … 4

ヒント Copilotの利活用や ガバナンス強化を考えるなら サイトとレクション内の サブサイト構造は 使わないようにすること。 サブサイトがあると さらに権限管理が複雑になる ©オフィスアイ株式会社 5

サイト内の権限継承とスコープ サイトの アクセス許可 サイトのスコープ サイト所有者 (フルコントロール) サイトメンバー (編集) サイト訪問者 (閲覧のみ) 既定ではユーザーがサ イト内の出のコンテンツ にアクセスしても参照す るのはサイトスコープの 権限台帳 →これが継承 リストのスコープ アリス (閲覧のみ) 固有の権限 にする サイト所有者 (フルコントロール) サイト訪問者 (閲覧のみ) ©オフィスアイ株式会社 ※ライブラリもリストのスコープになる 追加 サイトメンバー (編集) リストやライブラリ 単位、フォルダー単位、 アイテム/ファイル単位 で固有の権限を作ると 各リストやライブラリごと にリストスコープができる 6

サイトのアクセス権限と共有リンクの関係 第1世代 (2011年) 第2世代 (2014年) 従来 共有リンク 後発で追加。個人 の OneDrive の 仕組みを転用 コンテナ ベースの権限管理が中心 コンテンツ単位(ファイル/フォルダー /アイテム) での共有が中心 検索結果はユーザー権限と照らし 合わせて篩(ふるい)にかけられる 特殊なURLを生成。このURL経由 でアクセスするときに固有の権限を ユーザーに付与 サイト管理者/サイト所有者が管理 ビジネスユーザーが管理 サイト、ライブラリ/リストなどの権限設定は既定値 ビジネスニーズに柔軟に対応できるように、ユーザー自身が自分の裁量で 特定のコンテンツの共有範囲を決めることができる柔軟な管理を実現するが共有リンク ©オフィスアイ株式会社

ユーザー裁量での共有は制限したい場合 ◼ ユーザーに共有リンクを作らせないよう にするにはサイトの共有設定であらかじ め制御する Coffee Break Microsoft Office SharePoint Server 2007 から現在の アクセス権限の基盤が導入されました。このころは、サイトの作成は ユーザーは自由には行えず、サイトのアクセス権限管理、リストや ライブラリ作成もサイトの管理者が行っていました。しかし、何かやりたいこと があっても必ず管理者に依頼をしなければならず何をするのも時間が かかってしまいます。そのため現場のユーザーに権限を委任 していく方向でさまざまな改善が行われています。 サイトの共有設定も同じ理由で、既定ではサイトの メンバーでも共有が可能になっており共有リンクは 現場のユーザーが作成できるようになっているのです。 ©オフィスアイ株式会社 8

共有リンクの課題 ◼ 相手に付与した権限を変えたい場合は、リンクを作り直して相手に再度新しい リンクを知らせる必要がある ◼ リンクのコピー元によって権限が異なる ◦ 現在開いているライブラリ/リスト、フォルダー、ファイルの直接のURL (サイトの権限) ◦ 詳細ウィンドウのパス(サイトの権限) ◦ 共有リンク(共有リンクの権限) ヒント 共有リンクは、実際にユーザーがリンクをクリックすると 初めてアクセス権限が交換される仕組みになっている。 つまり共有リンクで設定された権限は最初は権限交換を 請求する権利を持つだけで、実際にはリンクをクリックし ないと効力が発揮されない。また、クリックすると内部的に 作られている Sharing で始まる特殊な SharePoint グ ループに追加されるようになる ©オフィスアイ株式会社 9

ヒーローリンクの登場 ◼ 1ファイル = 1リンク で一元的 に管理できる ヒーローリン ク ◦ リンクのコピー元による違いはなく なる ◼ アクセス権限設定の要件が変 わっても、リンクを再発行する必 要がない ©オフィスアイ株式会社 10

ところで “Hero” とは? Hero Hero image 一般的には「英雄」 Hero banner 例 ページ上部に大きく配置する画像 最も目立つメインバナー UX / Web デザインでは ページで最も目立たせたい主役・中心要素 Hero Content ページ内で最も強くみせたいコンテンツ →「目玉」「メイン」「主要」 primary hero 機能上の優先度が高い「主な」要素 視覚的・デザイン的に「主役」として扱う要素 SharePoint の Hero Webパーツ SharePoint の例 ©オフィスアイ株式会社 特に目立たせたいコンテンツやリンク、画像を組み合わせて大きく表示する Webパーツ 11

既定値を変えずに[リンクのコピー]をする ◼ 固有の権限は使われることなく、親から継承したままリンクが作られる ©オフィスアイ株式会社 12

ファイル リンクの設定 ◼ 追加されたユーザーのみ (既定値) ◦ サイトの既定のアクセス権限設定とは別に ヒーローリンクに直接追加されたユーザー だけに個別に権限を付与する ©オフィスアイ株式会社 ◼ 組織のユーザー ◦ サイトの既存のユーザー以外は、リンクを 知っているユーザーは全員が指定された アクセス権限に従うことになる 13

01 特定ユーザーへの共有 社内共有 社内の特定ユーザーを追加し、閲覧権限を設定する。 確認ポイント 指定したユーザーだけがアクセスできる？

固有の権限 ©オフィスアイ株式会社 15

02 URLを変えずに権限変更 社内共有 閲覧から編集へ変更し、別の画面でもリンクをコピーする。 確認ポイント URLを再発行せずに、権限変更が反映される？

編集可能にすると「投稿」アクセス許可レベル が個別に付与される ©オフィスアイ株式会社 17

03 組織内のユーザーに共有 社内共有 アクセス権のない社員で確認し、同じURLで権限変更も試す。 確認ポイント 組織内なら、URLを知っていればアクセスできる？

テナントレベルのサイトの共有レベルによって 全員という選択肢が増える ©オフィスアイ株式会社 リンクをコ ピーして配布 19

リンクを知っている組織内のユーザー に対して「編集」を与えているため、 サイトの閲覧者 SharePoint グループの メンバーもこのリンクをクリックして、編集権を 引き換えれば、閲覧ではなくより強い編集権限 を持つ可能性があることを示唆している ©オフィスアイ株式会社 20

共有リンクをクリックしてアクセス権限を要求で きたユーザーが表示される ©オフィスアイ株式会社 21

04 共有リンクの実体と削除 社内共有 「アクセス許可の管理」でリンクと権限を確認し、リンクを削除する。 確認ポイント リンクを削除すると、アクセス権限はどうなる？

©オフィスアイ株式会社 23

05 外部ユーザーへの共有 社外共有 組織外のユーザーを指定し、閲覧権限でアクセスを試す。 確認ポイント 社外ユーザーも指定した権限でアクセスできる？

外部ユーザー であることが分か る ©オフィスアイ株式会社 25

06 外部ユーザーの権限変更 社外共有 社外ユーザーの権限を閲覧から編集へ変え、同じURLで確認する。 確認ポイント 社外共有でも、URLを変えずに権限変更できる？

共有リンクを複数追加する ◼ ビジネスニーズに応じて、共有リンクを複数追加できる ©オフィスアイ株式会社 27

クラシックな共有リンクを複数追加する ◼ ビジネスニーズに応じて、共有リンクを複数追加できる ヒーローリン ク クラシックな共有リンク リンクごとにURLは異なる ヒーローリン クのコピー ©オフィスアイ株式会社 28

ヒーローリンクの有効期限 Coming Soon ! ◼ リンクに有効期限を適用できるようになる。 ◦ 手動またはポリシー https://youtu.be/Pfb y_MQtZxw?t=770 ©オフィスアイ株式会社 29

• https://youtu.be/Pfby_MQtZxw?t=770

まとめ ◼ 全体のまとめ ◦ ヒーローリンクは、同じURLのまま共有相手や権限を変更できる ◦ サイトの権限とリンクの権限を分けて考え、共有範囲を確認する ◦ 従来の共有リンクも併用できるため、使い分けを整理する ◼ 運用に備えてやるべきこと ◦ 共有ルール：共有できる人・相手の範囲・閲覧／編集の基準を決める ◦ 事前検証：社内外のユーザーで、権限変更とリンク削除後のアクセスを確認する ◦ 利用者への周知：「アクセス許可の管理」での確認方法を手順化する ◦ 継続確認：不要な共有を見直し、有効期限機能の提供状況を確認する ©オフィスアイ株式会社 30

参考情報 ◼ Simple, Smart, and Secure: The next step in sharing files in Microsoft 365 | Microsoft Community Hub ◼ New file sharing experience for Microsoft 365 - YouTube ©オフィスアイ株式会社 31

• https://techcommunity.microsoft.com/blog/onedriveblog/simple-smart-and-secure-the-next-step-in-sharing-files-in-microsoft-365/4411655
• https://www.youtube.com/watch?v=3RpE0KrQmcA&t=4s

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コースID: OH-M365-322 Copilot in SharePoint で実現する 業務効率化 ～サイト構築とAI活用の実践演習～ 実施日数: 2日間 Copilot in SharePoint を使うことで業務に詳しいビジネスユーザーが手 軽に様々なコンテンツ作成操作ができるようになりました。このコースではIT ヘルプデスク、プロジェクト管理、請求書管理という3つの業務テーマの SharePoint サイトを Copilot in SharePoint および SharePoint の最 新機能を一通りすべて使いこなしながら構築する演習を行うことで業務効 率化を体験できます。 SharePoint のクイック操作やルール、ボタンWeb パーツ連携なども含みます。 新たに加わったサイトの “スキル” を用いることでサイト内の Copilot に業 務ルールを教えることもできるようになっており、業務効率化がより手軽に実 現できるようになりました。この “スキル” の使い方についても実践的に学 べます。インタラクティブHTMLページ作成も解説します。

研修やサービスのご案内 効率的なファイル管理を目指すためのコースフロー [OH-O365-201] Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 [OH-M365-208] [OH-M365-322] Microsoft 365 のドキュメント管理と検索 [OH-O365-301] New Microsoft 365 関連の 研修一覧 Copilot in SharePoint で実現する業務効率化 Microsoft Purview コンプライアンス入門 ～Microsoft 365 ファイルおよびメールチャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス～ https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm [OH-M365-302] Microsoft 365 SharePoint の構成と管理 ～Microsoft 365 Copilot 対応～

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• https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

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