Microsoft Viva Topics の基礎

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July 30, 22

スライド概要

2022年7月30日に実施した「Office 365 勉強会」の登壇で使った資料です (一部追記)。
https://jpo365ug.connpass.com/event/249468/
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Viva Topics はナレッジマネージメントの仕組みの一つです。Microsoft 365 を使っていると情報がどんどん蓄積されてきますが、分散されても行きます。製品やプロジェクト名、社内での専門用語などを中心にこうした散らばった情報をひととファイルとを AI を使って自動的に収集して、関連付けていきます。それって何? 誰に聞けば詳しいの? ということを自分から探し出していけける仕組みです。まだ日本語サポートはされていないのですが、Viva Topics の魅力について説明します。

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HIRANO Ai | Microsoft MVP 👉 ❤️ SharePoint

@ai_yamasaki

スライド一覧

オフィスアイ株式会社 | 代表取締役 (https://www.office-i-corp.jp/) IT Trainer, Consultant, Author Microsoft MVP for M365 Apps & Services (July 2022 - ) Microsoft MVP for Office Apps & Services (July 2018 - June 2022) Microsoft MVP for Office Servers and Services (Oct 2015 – June 2018) Microsoft MVP for SharePoint Server (Oct 2011 – Sep 2015) Microsoft MVP for SharePoint Services (Oct 2004 – Sep 2010)

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各ページのテキスト
1.

Microsoft Viva トピック Microsoft 365 を使って 組織内のナレッジ管理を行おう 平野 愛 オフィスアイ株式会社 代表取締役 Microsoft MVP for M365 Office Apps & Services

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Ai Hirano | 平野 愛 トレーナー、コンサルタント、執筆業 SharePoint、Microsoft Teams, Power Platform に関する研修やコンサルティング Microsoft MVP for M365 Office Apps & Services 2004年に国内で初めて SharePoint の分野で Microsoft MVP を受賞し、 現在まで18年連続受賞 元 Microsoft 認定トレーナー Active Directory, IIS, SharePoint, .NET 開発など 「ひと目でわかる」 シリーズは執筆6冊目 ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 https://www.office-i-corp.jp/ 日経BP社より 2021年12月2日発売 SharePoint Technical Notes https://amzn.to/3kEzSKX https://shanqiai.weblogs.jp/

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Microsoft 365 に関する各種オリジナル研修 Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 SharePoint ユーザーのための Power Apps & Power Automate 入門 Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎 業務効率を向上させる Power Automate 実践演習 SharePoint モダン ポータルサイトの設計・デザイン・展開 ワークショップ Postman と Power Automate で学ぶ SharePoint REST API 入門 Microsoft 365を活用したファイル管理手法 SharePoint Framework 入門 Microsoft Purview コンプライアンス入門 ~Microsoft 365 ファイル およびメール・チャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス~ https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

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Viva トピックに取り組む前に… 情報共有をスムーズに行うことの意味 (期待値) 組織ではそれぞれが役割分担して分業しているため、互いに情報連携がスムーズにいくことで 業務効率が向上できる 個人として業務知識が増え、ノウハウも身付き、ビジネス スキルが上がる (社外でも通用するもの) 互いに尊重し助け合う余力またはそうした文化が定着する 業務効率が上がる 仕事が早く終えられて、仕事以外の自分の時 間をしっかり確保できる 組織としての業績が上がる 顧客に喜ばれる 気持ちよく仕事ができる ©2022 オフィ スア イ株式会社 個人の知識が上がる 個人の評価実績につながる やり甲斐をもって仕事ができる 4

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SECI ※ モデルの観点からの考察 知識の種類 ※SECI(セキ)モデルとは経営学者の 野中郁次郎氏が提唱した「ナレッジ・マネジメント」の基礎理論 SharePoint / Teams など 提案書、プレゼンテーション資料、 マニュアル、ルール、Q&Aなど 暗黙知 業務上、身に着けていく様々な 知識であり、明文化されていない 個人が持つノウハウ、コツのうち、 言葉として表されていないもの 共同化 表出化 Socialization Externalization 形式知 暗黙知が、言葉や図、表 などとして表現され、他の人と 共有できる状態になったもの ※暗黙知、形式知はという言葉自体は マイケル・ポランニーが 「暗黙知の次元」で示したもの ©2022 オフィ スア イ株式会社 内面化 連結化 Internalization Combination 連結化された知識から、 新しい行動や経験を積み上げ 体得していく 共有された知識を他の形式知 と結びつけることで、体系化する 個人の財産 個人が持つ 知識をいかに共有 するかが課題 組織の共有財産 5

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情報のサイロ化 組織のナレッジ管理 の必要性 • 情報は業務ごとにサイロ化されていく。 整理整頓されず蓄積される情報も多い。 検索の課題 • 経験や教訓などを生かすべく組織の「知恵」を 得たくても、検索に毎回時間がかかるといった 課題もある。 知識の流出 • 社員が退職するとナレッジが残らない可能性が ある ©2022 オフィ スア イ株式会社 6

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形式知と暗黙知 形式知 暗黙知 メール ファイル (SharePoint , OneDrive for Business) Yammer の Q&A Microsoft Teams チャット/ チーム内の会話 ページ ©2022 オフィ スア イ株式会社 7

8.

散在する情報 形式知 メール ファイル (SharePoint , OneDrive for Business) ページ Microsoft Teams チャット/チーム内の会話 ©2022 オフィ スア イ株式会社 8

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Microsoft 365 Microsoft Search Microsoft AI テクノロジー Viva Topics SharePoint モダンページ Microsoft Graph Word, Excel, PowerPoint Microsoft Teams Outlook ©2022 オフィ スア イ株式会社 9

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トピック 貴重な時間を 費やす👇 情報はサイロ 検索の困難さ プロジェクト名 イベント名 組織 それって何? 製品 誰が詳しいの クリエイティブな作業 詳細情報はどこにある 専攻分野 など 知識の流出 (詳しかった人が社内からいなくなる) ©2022 オフィ スア イ株式会社 10

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AI と手動でのトピック情報の比較 AIによって追加されたトピックの情報は、ソースコンテンツにアクセスできるユーザーにし か表示されない ©2022 オフィ スア イ株式会社 11

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検索 ©2022 オフィ スア イ株式会社 12

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展開 計画 コアチームを結成 セットアップ Microsoft 365 グローバル管理者または SharePoint 管理者 知識管理者 トピック共同作成者 展開 コミュニケーション リーダー ©2022 オフィ スア イ株式会社 チャンピオンとコアチーム 13

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Yammer で暗黙知を共有する Yammer では Q&A 機能が利用て゛きるようになっており、組織内の広範囲の人と質疑応 答できる。回答の中には、その人のもつ考えや経験値などから得られる回答が含まれてお りこれはもともと形式知とはなっていないものである。これを共有することはすなわち暗黙 知を共有することにつながる ©2022 オフィ スア イ株式会社 14

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Microsoft 365 の役割の中にある「知識管理」 ©2022 オフィ スア イ株式会社 15

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役割 知識マネージャー • コンテンツとコンテンツ セ ンターの作成・管理、品質 と知識の構造の管理、用 語保管管理のための分類 管理を行う ©2022 オフィ スア イ株式会社 知識管理者 • 知識ネットワークとコンテ ンツの解釈を構成 16

17.

コンテンツ (トピックや頭字語を含む) を作成および管理する 用語ストア管理ツールの一部として分類を管理し、コンテンツ センターを作成する SharePoint Syntex の 管理も含まれる 知識マネージャー セキュリティ グループを介してコンテンツへのアクセスを管理する Microsoft 365 管理センターでナレッジ、ラーニング、コンテンツの解釈設定の分 析レポートを読む SharePoint のすべての標準プロパティを管理する SharePoint のすべてのリソースを作成および削除する Microsoft 365 管理センターのすべての標準設定を表示する Microsoft 365 管理センターでサポート チケットを作成および管理する サービスの正常性を監視する ©2022 オフィ スア イ株式会社 17

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コンテンツ (トピックや頭字語を含む) を作成および管理する 用語ストア管理ツールの一部として分類を管理し、コンテンツ センターを作成する SharePoint Syntex の管理も含まれる 知識管理者 セキュリティ グループを介してコンテンツへのアクセスを管理する Microsoft 365 管理センターでナレッジ、ラーニング、コンテンツの解釈設定の分 析レポートを読む SharePoint のすべての標準プロパティを管理する SharePoint のすべてのリソースを作成および削除する ※この役割が割り当てられたユーザーは、 SharePoint でコンテンツ センターを作成するこ ともできますが、その場合、Microsoft SharePoint Syntex が含まれているライセンス も割り当てられている必要があります。 Microsoft 365 管理センターのすべての標準設定を表示する Microsoft 365 管理センターでサポート チケットを作成および管理する サービスの正常性を監視する ©2022 オフィ スア イ株式会社 18

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Viva Topics に関す る情報ソース Microsoft Viva トピックの概要 | Microsoft Docs ©2022 オフィ スア イ株式会社 19

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ご参加・ご視聴をありがとうございました!