座談会: Microsoft Teams のファイル管理について語ろう!

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June 17, 22

スライド概要

2022年6月16日に実施した座談会の資料です。https://connpass.com/event/250517/

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HIRANO Ai | Microsoft MVP 👉 ❤️ SharePoint

@ai_yamasaki

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オフィスアイ株式会社 | 代表取締役 (https://www.office-i-corp.jp/) IT Trainer, Consultant, Author Microsoft MVP for M365 Apps & Services (July 2022 - ) Microsoft MVP for Office Apps & Services (July 2018 - June 2022) Microsoft MVP for Office Servers and Services (Oct 2015 – June 2018) Microsoft MVP for SharePoint Server (Oct 2011 – Sep 2015) Microsoft MVP for SharePoint Services (Oct 2004 – Sep 2010)

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実施日 2022年6月16日 21:00 ~

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録画について • 本日の座談会の内容は録画し、後日公開予定です。 https://www.youtube.com/c/オフィスアイ株式会社 ©2022 オフィスアイ株式会社

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座談会にご参加いただくにあたってのお願い • チャットは自由に行えます • この会の趣旨は組織 (企業、学校、非営利団体を含む) における Microsoft 365 の利活用をすすめるための知恵を共有しようという ものです • Microsoft 製品および他の製品を貶めるような発言は お控えください • 脅迫、迷惑行為やハラスメント行為は禁止します。こうした行為を 見かけた場合はご退場いただきますので、あらかじめ ご承知おきください ©2022 オフィスアイ株式会社

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座談会のメンバー紹介 ©2022 オフィスアイ株式会社

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中村 太一 元 居酒屋社員 元 ミュージシャン(ギタリスト/アレンジャー) 元 Webデザイナー SharePoint 2007 / 2010 / 2013 を約7年(運営/構築) Microsoft 365 全般(現在 AvePoint Japan 株式会社 所属) @artbreak_taichi taichi.nakamura ta1nakamura Microsoft MVP Office Apps & Services Business Applications 黒いブログ https://art-break.net/tech Home 365 チャンネル - YouTube https://www.youtube.com/c/Home365

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やまさん/山田 晃央(Yamada Teruchika) Microsoft MVP for Business Application (2020-) 共著「Microsoft Power Apps入門 手を動かしてわかるローコード開発の考え方」 https://qiita.com/yamad365 yamad365 お気軽に「やまさん」とお呼びください その他 “Yamad365” で検索すると情報がでてくるハズです! 株式会社アイシーソフト シニアテクニカルマネジャー http://www.icsoft.jp/

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もくだいさん/目代昌幸(もくだいまさゆき) • Office 365 Users Groups 主催 • トレノケート株式会社 • マイクロソフト認定トレーナー • 普段は有料で話してます(笑) • Microsoft MVP for Office Apps & Services • Youtube で毎週月曜日21時から 「先週届いたメッセージセンターの内容朗読会」 やってます♪ https://www.youtube.com/c/Mokudai 個人ブログ:もくだいさんの Office 365 至高のレシピ https://mokudai.jp/

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りなたむ || 中村 亮太(Ryota Nakamura) 株式会社ソントレーゾ 取締役 CTO Martinysystem Works ・Power Platform の良さを様々なコミュニティを通して伝えています ・企業のDX推進を進めたり、先生役したり、アイデア出したりしています ・社内コミュニティづくりのお手伝いもしています ・キャリアチェンジのアドバイザーとかも実はやってたりします https://msft.it/6013bZcSf ・最近いろんなところに飛び回り始めてるくさいです ・落ち着いたらバイク買おうともくろんでいるらしい ・結構中の人に知られてるらしい ← New!! https://linktr.ee/rinatamu https://msft.it/6013bZcSf

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Ai Hirano | 平野 愛 トレーナー、コンサルタント、執筆業 SharePoint、Microsoft Teams, Power Platform に関する研修やコンサルティング Microsoft MVP for Office Apps & Services 2004年に国内で初めて SharePoint の分野で Microsoft MVP を受賞し、 現在まで連続受賞 (17年) 元 Microsoft 認定トレーナー Active Directory, IIS, SharePoint, .NET 開発など 「ひと目でわかる」 シリーズは執筆6冊目 ひと目でわかる Microsoft 365 SharePoint 運用管理編 https://www.office-i-corp.jp/ 日経BP社より 2021年12月2日発売 SharePointTechnical Notes https://amzn.to/3kEzSKX https://shanqiai.weblogs.jp/ ©2022 オフィスアイ株式会社

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Microsoft Teams の ファイル管理のおさらい ©2022 オフィスアイ株式会社

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Microsoft 365 のファイルの格納場所 SharePointが共通のファイル置き場 • • • • • 権限管理 / 共有 共通のファイルビューアー 検索 監査 コンプライアンス (秘密度ラベル、保持期限) など ©2022 オフィスアイ株式会社

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SharePoint と OneDrive for Business の関係 SharePoint SharePoint と OneDrive for Business は名 称は分かれているけど土台は同じなので、フォル ダーが分かれているのとあまり変わらない OneDrive OneDrive for Business 一般消費者向けの ファイル共有サービスで OneDrive for Business とは直接関係ない OneDrive と OneDrive for Business って同じものだと 思ってません? 別物です。 名前、似せているけど。 SharePoint サイト みんなのデータ置き場 個人のデータ置き場 各ユーザーが一国一城の主となるべく 自分専用の SharePoint サイトを持っている。 このサイトが OneDrive for Business。 ただし、ユーザーが各自使うものなので SharePoint に知識があまりなくてもファイル管 理だけ素早くできるようになっている。 最近はリストも手軽に作れる。 OneDrive for Business は基本的には 最低1TB 程容量があり、場合によっては無 制限に利用できる代わりに、持ち主である ユーザーがいなくなれば、いずれは削除さ れるよ。 ©2022 オフィスアイ株式会社 みんなで使うところなので、誰か (場合によって は複数)が管理者になって、 誰が閲覧できて、誰が書き込めるかなどの コンテンツ管理の統制を取りながら利用する。 容量は組織の契約によって上限がある。 OneDrive for Business と違って誰かが 辞めても直接の影響を受けない。 ただし、データが有象無象に蓄積されていくと、 セキュリティ侵害を受ける対象が増えることにな るので、データのライフサイクル(時が来れば削 除) 管理を視野に入れる必要がある SharePoint に格納され ユーザーが作成したデータは Azure SQL に格納されている ユーザーにとっては 特に知らなくてもいい話

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<お題> OneDrive for Business の エンドユーザー教育について ©2022 オフィスアイ株式会社

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アクセス権と共有リンク (1) SharePoint のサイトのアクセス権限管理の変遷 ✓ SharePoint Server 2007 から現在のアクセス権限管理の機能が搭載された ✓ 当初、よく使われていたのは「フルコントロール」「投稿」「閲覧」の3つ サイト管理者任せでなく 現場のユーザーが自分で自由 にコンテンツ管理したいという 現場の声を反映している (日本は?) ✓ 一般ユーザーには「投稿」を付与していた ✓ SharePoint Server 2013 から「編集」アクセス許可レベルが登場し、既定でユーザーにこの権限が付与されるようになる ✓ SharePoint Server 2013 以降サイトの権限管理はユーザーが主体的に行えるように簡易設定画面の導入が進む 検索とアクセス権限 共有リンク ✓ SharePoint の検索エンジンはユーザーに対して 付与されているアクセス権限を考慮し、見せるべき ではないコンテンツは画面に表示する前に取り除く ✓ この仕組みの前提は従来からあるアクセス権限 管理がベース ✓ 従来のアクセス権限とは別に、後から追加された機能 ✓ エンドユーザーが、より手軽に共有できるように OneDrive で 使われてきた仕組みをエンタープライズへ ✓ 「このURLを知っていたらサイトやライブラリの権限は無視して共有 できる」という仕組み ✓ 検索機能は共有リンクは考慮しない

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アクセス権と共有リンク (2) – 入れ物ごとの権限管理 サイトの権限 サイトという大きな器自体に ユーザーに付与する権限を プリセットしておこう ※Teams に紐づくサイトは チームメンバーの役割によって サイトの権限が連動する仕組み SharePoint サイト ドキュメント ライブラリ ドキュメント ライブラリ SharePoint リスト (Microsoft Lists) サイトの権限 権限管理の簡易画面 ユーザーとしては権限管理は気にせず、 決まった場所にファイルを放り込んでおけばよい

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アクセス権と共有リンク (2) – 入れ物ごとの権限管理 (OneDrive) OneDrive for Business ユーザーごとに自分が管理者になって 自由に管理できるサイトを持っている ユーザーはサイトの管理者になっているが、 比較的難しいサイトのアクセス権限については ほとんど意識する必要がない 基本的には自分しか利用できないようになっている SharePoint サイト ドキュメント ライブラリも1つだけ 必要があれば、ファイル単位で「共有リンク」を作って、 共有しよう! (その場で素早く共有することがメインで、 中長期的に共有するものではない) ドキュメント ライブラリ SharePoint リスト (Microsoft Lists)

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アクセス権と共有リンク (3) – 共有リンク ドキュメント ライブラリ 共有リンクを使えば、サイトの 権限がどうなっているかは、ほ とんど考慮することなく、 ユーザーが自分で素早く共有で きる メールの添付ファイルに近い。 ファイルサーバー上の共有フォ ルダーの権限とは 関係なく、ユーザーが選んだ関 係者にメールとともに添付ファ イルを送る ピンポイントで 特定のファイルや フォルダーを共有する

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<お題> こういう仕組みを ITにハードルを感じている エンドユーザーには どこまで、どう伝えよう? ©2022 オフィスアイ株式会社

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<お題> Microsoft Teams を使う組織として ファイル管理はどう考えていくといい のか? ©2022 オフィスアイ株式会社

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SharePoint, OneDrive for Business, Microsoft Teams における 情報の共有の在り方を俯瞰したイメージ図 情報の 重要度 ユーザー の自由度 SharePoint 単独サイト 低い Microsoft 365 コンプライアンス 高い 組織として重要な情報とし て永続的に情報を共有し管 理する ※メタデータ付与なども必 要に応じて行う 移動やコピー 機密情報保護 (情報漏えい防止など) Teams 内のチーム チームで個々に管理し、 永続的に 情報を共有する 移動やコピー OneDrive for Business 玉石混交 高い ※厳密にいえば OneDriveも SharePointがベースだが、ここでは区別する ユーザーごとに データを自由に持てるため 全体としてかなりの容量が必要 ユーザーが思考を 練ってファイルを作っ たり、自分に必要な 保存する場所 ファイルの共有場所 思考段階にある途中成果物 も多いので、社員が辞めたら、 容量や管理負荷を考えて 基本的にクリーンアップ 低い

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<お題> チャットとチームでの会話は どう区別するとよい? ©2022 オフィスアイ株式会社

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<お題> Microsoft Lists (SharePoint リスト)とファイル管理 ©2022 オフィスアイ株式会社

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<お題> Power Platform と Microsoft Teams / OneDrive / SharePoint ©2022 オフィスアイ株式会社

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研修やサービスのご案内 効率的なファイル管理を目指すためのコースフロー [OH-O365-201] [OH-O365-206] [OH-O365-202] [OH-O365-301] Microsoft 365 – SharePoint サイト管理基礎 Microsoft 365 関連の研修一覧 Microsoft 365 ユーザーのための検索基礎 Microsoft 365 を活用したファイル管理手法 Microsoft Purview コンプライアンス入門 ~Microsoft 365 ファイルおよびメールチャットに対する機密情報保護と情報ガバナンス~ [開発予定] Microsoft 365: AI を使った高度なファイル管理 ~SharePoint Syntex 入門 ~ https://www.office-i-corp.jp/courses_O365.htm

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アンケートにご協力ください https://forms.office.com/r/qknEGwU2qJ ©2022 オフィスアイ株式会社

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ご参加・ご視聴をありがとうございました!