当番をイヤって程通知してみる

当番を イヤってほど 通知してみる 気ままに勉強会 #34 2022-10-01

自己紹介 • 名前ななもじ • Twitter @sumiika88 • コーポレート部門所属 情シス ISO事務局 • エンジニアではないです • Power Platformを触り始めてから もうすぐ1年 • イカのお寿司が好き 2

今回対象とする作業 某委員会担当として、報告会までにメンバーに進捗状況を登録してもらう。 進 捗 状 況 確 認 第一営業日 Teams チームへ通知 報告会 前営業日 未入力の担当者に 個別に通知 登録状況が悪いと、「登録し ていない人」の報告になって しまうことがあります。 報告会 全社通知 自分に報告会の 準備を通知 前月の状況を ニュースで通知 3

通知とか督促とか、めんどくさい ですよね！ 4

当たり前なことを言います 通知・督促作業自体は『目的』ではない 報告してもらった内容を分析して ネクストアクションを起こすことが重要 こっちに時間を使いましょう。 一人一人手作業で通知する ことで結果が良くなる？ 督促でコミュニケーションを とるのではなく、報告内容に ついてお話しましょう。 通知には、受け取らない自由 もあります。 5

目指すところ みんなに自動化の恩恵を受けて欲しい。 簡単な部品の組み合わせで 結構色々できるよ。 いきなり10→0を目指さ ない。10→7くらいで上等。 自動化するためにデータの 活用を考えてみよう。 見ながら自分で作ってみよ う。 ドンピシャなサンプルはなか なか見つからないので、やり たいことのコアの部分をとり あえず自動化してみる。 一度作業のベースをデータ にすることで、次回の自分だ けでなく周りの人も楽にな るかも。 最初は簡単なものから。楽しくなってきたら更なる自動化を！ 6

実際のフローを考える 7

通知フローの部品 いつ通知するか 誰にどう通知するか • 毎日実行？ 指定日に実行？ • 対象者はどこで判断できる？ • 通知する時間帯は？ • 何で通知すれば気づきやすい？ • 土日祝日を除きたい？ • 同じ人に複数通知しないように • 報告会の前営業日って？ • 報告会の日は固定日付？ ここまでのものは簡単に作れるというラインを引いてみる。 8

簡単な通知フローの部品 いつ通知するか 誰にどう通知するか 通知する日リストを作りましょう。 案外面倒なものもある。 運用があって完全自動化ではない が、毎月なら年12個、毎週でも52 個ですし、来年はそのリストをメン テすればよい。 必要で難しいものは、誰かに相談し てもよい。 完全自動化の判断は難しい。 どこが絶対必要でどこは妥協でき るかを考えて、ただし妥協しすぎな いように。 通知時間はフローで設定する。 9

いつ通知するか 10

通知する日リスト（Lists）を作成する Ａパターン カレンダービューにすると チェックしやすい Ｂパターン どちらでもやりやすい方でいいです。 Aの方が、意図に沿わない入力をされてしまう 可能性が少ないと思います。 11

Listsから、今日が通知日かを判定 毎日決まった時間に実行 ここで通知する時間を設定 Listsを指定 基本ここだけ注意 リストと同じにする 日付が今日と同じ convertTimeZone(utcNow(),‘UTC’,‘Tokyo Standard Time’,‘yyyy-MM-dd’) 通知内容がリストの内容と同じ 12

誰にどう通知するか 13

誰に通知するか 下記2パターンのいずれか • 対象者のTeams チームを作成する • Teamsの使い方はだいぶ慣れてきている • 所有者を適切に設定すればメンバーの入替もお任せできる • 連携しやすい • 対象者リストを作成する • 融通が付きやすい • 進捗入力リストに対象者列を作成してもよい • リストのメンテという運用が発生するかも • 未入力者を抽出して督促するならこれ 14

通知・督促の方法 # 1 通知・督促方法 チームチャネルでメンション とりあえずこの位で。 他の方法もある 督促度 ★ 通知時期 メモ 月初 2 メール送信 ★★ 報告日前 メールに慣れている人も多いが、メール をほぼ見ない人もいるので、別手段と併 用がよい 3 チャットで各自に通知 （フローボットを利用） ★★ 報告日前 ボットをブロックしている人がいる場合が ある。 4 SharePointサイトで公開 ニュース通知 ★★★ 全社通知 自動にすると、入力が終わっていなくて も公開されてしまう 15

１．チームのメンバーにメンション メンバーを取得したい チームを指定 チームメンバーを 一人一人メンションに 変換 16

２．メールで通知する（個別） 一人一人に１通ずつメールが届きます。 17

２．メールで通知する（全員をTOに） 全員がTOに入ったメールが届きます。 メールアドレスの区切 りとして 「;」 を追加 誰に連絡が言っているのかが分かり、このままメール を全員に返信してやり取りすることができます。 → やり取りはTeamsにできるならその方がいい 18

３．チャットで各自に通知する 要注意 ユーザーによって ブロックされている たまに、フローボットをブロックしている人がいます。 一人でもブロックされるとフローは失敗になります。（失敗した人以外には通知は行っています） 19

ブロックに対応する（無視する） 要注意 ボットからの通知を受け取らないのはユーザーの自由です。 通知が届かないことに気付く仕組みが別にあったり、この通知が届かなかったことで業務に大きな影響が 出るとかでなければ回避をしてもいいかもしれませんが、想定外のエラーには対応できません。 20

未入力の人を抽出する 入力したかどうか確認する対象月を設定 未入力の担当者を抽出して重複を削除 案外ステップ数は多くありません。 これが正解なのかはわかりませんが、やりたいことは できているのでＯＫ。 21

４．SharePointサイト公開する １．進捗状況を公開するSharePointページを作っておく ２．Power BIを使って作成したレポートを自動更新する ３．進捗状況サイトへのニュースリンクを投稿する 22

進捗状況レポートが自動更新されるようにする 1. Power BI Desktop でリストからレポートを作成 2. 発行 3. データセット ＞ スケジュールされている更新 の設定 4. 受信登録 ＞ 自分宛にメールの受信登録する 23

メールの添付をドキュメントライブラリに保存 メールにPower BI レポートのイメージが添付されて 届きます。 メールが届いたらSharePointの所定のフォルダにコ ピーを作成します。 ※ファイル名が同じなので上書きされます。 24

進捗ページの更新をニュースリンクで投稿 ドキュメントフォルダ に保存した画像に更新 されます。 ページが更新されたこ とをニュースリンクで SharePointポータル に通知します。 参考：Power AutomateでSharePoint Onlineにニュース リンクを追加する（SharePoint REST API利用） - Qiita 25

• https://qiita.com/MiyakeMito/items/3b1087a0f6c4775519b9

色々作って見て 26

みんなに自動化の恩恵を と思って敷居をできるだけ低く考えていたけど・・・ ただ通知したいだけなのに 色々考えることある なんかエラーが 想定外の結果が 変数とか条件とか 知らないと結局使えない？ 27

みんなが市民開発者にならなくてもいい IPA DX白書2021 データ利活用の文化があれば Powerの最初の障壁クリア！ データ活用のネタは現場が持っている。 免 許 皆 伝 DX白書2021：IPA 独立行政法人 情報処理推進機構 28

• https://www.ipa.go.jp/ikc/publish/dx_hakusho.html

俺たちの旅は始まったばかりだ 以上 Power Automateを使った素敵な フローの紹介じゃなくてすみません！ ご清聴ありがとうございました。 素材：ダ鳥獣戯画 – 鳥獣戯画ベクター素材化サイト (chojugiga.com) 29

• https://chojugiga.com/