やまさん流 SharePoint Online 活用術

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August 31, 22

スライド概要

2022/08/31 AvePoint Japan 主催
【Microsoft MVP の祭典 2022】SharePoint ( 活用 × 連携 ) = 無限大∞!
やまさんのセッション 登壇資料です。

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I ❤ Power Platform & HiKESHi SPiRiT (火消魂) Microsoft MVP for Business Applications 2020 - Power Apps & Power Automate

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各ページのテキスト
1.

#avejp #JPAUG やまさん流 SharePoint Online 活用術 ~ Power 〇〇の話題もあるよ! ~ 【Microsoft MVP の祭典 2022】SharePoint ( 活用 × 連携 ) = 無限大∞! #avejp #JPAUG 山田 晃央(Yamada, Teruchika) Microsoft MVP Business Applications 2020 - 株式会社アイシーソフト シニアテクニカルマネージャー @yamad365 https://qiita.com/yamad365

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今日お伝えしたいコト • 当方が SharePoint Online を準備するとき、 「どんなコトを考えているか?」 Teams の話題も交えて誰かの参考になれば幸い! ※“わりきった使い方”かもしれない… • SharePoint Online サイトで当方がよくやる(?) Power Apps、Automate の活用方法

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諸注意 • 2022 年 8 月 時点の環境で資料作成しています → 将来的なアップデートで画面等が変更になる可能性があります • Power Apps や Power Automate が利用できない方は、 ・ライセンスが利用条件を満たしていない ・管理者によって無効化されている などの状況が考えられます。管理者へお問い合わせください → 運営サンや当方へお問い合わせいただいても救えませんm(_ _)m • SharePoint Online が使えない方も上記と同様と想定されます • 当方の個人的意見を多分に含む場面があります

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#avejp #JPAUG 自己紹介 ども、やまさんデス!

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◼ Microsoft MVP Business Applications Power Apps 、Power Automate ◼ 愛知県名古屋市を拠点にMSクラウド部隊を率いてます (主に M365 導入支援、利活用支援がメイン) ◼ 通称「やまさん」あるいは「火消魂のヒト」 https://qiita.com/yamad365 yamad365 株式会社アイシーソフト シニアテクニカルマネジャー http://www.icsoft.jp/

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Microsoft Power Apps入門 手を動かしてわかるローコード開発の考え方 翔泳社 https://www.shoeisha.co.jp/book/detail/9784798170558 SNS で感想をおよせいただく際は、 ハッシュタグ「#JYApps本」でお願いします 小玉さんと共著です

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#avejp #JPAUG 関連コミュニティ 主催だったり 運営だったり ただの参加者だったり

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LogicFlow-ja Japan Power BI User Group Power Automate Desktop 勉強会 Japan Power Apps User Group Japan Power Virtual Agents User Group Japan Power Platform User Group

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中部地区でもコミュニティ勉強会あります。 ハッシュタグ #JPSPSNGY https://jpsps-ngy.connpass.com ハッシュタグ #JPPUG758 https://paandflow.connpass.com ※コロナ禍を乗り越えたら、また地方勢も集まってワイワイやりましょう!!

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Japan Power Platform Conference 2022 https://powerplatformconf.connpass.com/event/245996/

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お品書き あるいは、アジェンダ #avejp #JPAUG

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お品書き 1. SharePoint Online サイトの種類 2. (やまさん流) SharePoint Online サイトの使い分け 3. Power Apps、Power Automate からみた SharePoint Online ※Power系の SPO 簡単(?)な活用例 4. まとめ

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SharePoint Online サイトの種類 Microsoft 365 グループ が付くか?つかないか? #avejp #JPAUG

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SharePoint スタートページからサイト作成

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SharePoint 管理センター からサイト作成

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作成できるサイトは大きく 3 種類

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Microsoft 365 グループ が作られるのか? 必ず、 Microsoft 365 グループ が 作成される Microsoft 365 グループ は 作成されない

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Teams と SharePoint Online の関係性 Microsoft Teams Microsoft 365 Groups https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/office-365-groups?WT.mc_id=BA-MVP-5004053

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(やまさん流) SharePoint Online サイトの使い分け ※あくまで、個人的意見です。かなり“わりきった”使い方かも? #avejp #JPAUG

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M365グループ付属 チームサイト M365 グループ チームの情報連携向け (例:プロジェクト用) 個人的に全く利用しない・させない。 「プロジェクト用」=『 Teams を利用すべき』 でワリキリ。

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Teams 利用を推奨する意図 1. 結局はメンバー間で「コミュニケーション」が必須 → ファイルや情報を共有する“だけ”の運用じゃないですよね → Teams でチャットや会議をまとめながら資料も連動したほうが便利 2. メンバーのメンテナンスも Teams 画面のが楽じゃない?問題 → Microsoft 365 グループのメンバーメンテするよりも、 Teams の所有者に“まるっと管理・運用”任せたいですよね コミュニケーション+ファイル共有 = Teams ですよね?

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コミュニケーションサイト 情報発信向け (例:社内ポータル) ポータルサイトを作るならコレ!

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単体サイト(M365 グループ無し) コミュニケーション サイト チームサイト チームの情報連携向け (例:プロジェクト用) 「左メニュー」 が必要な時は、 コレを選ぶッ!! 情報発信向け (例:社内ポータル)

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「左メニュー」ってコレ

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やまさん流 サイトの使い分け例 チームサイト チームの情報連携向け (例:プロジェクト用) コミュニケーション サイト 情報発信向け (例:社内ポータル)

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SharePoint ホームページ 参考情報 の サイト作成を禁止できます。

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【参考】このメニューは・・・

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SharePoint 管理センター で封印可能

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封印完了 一般ユーザーはサイト作成不可になる。 ※Teams のチーム作成は可能。

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やまさん流 SharePoint Online サイト 使い分け 軽く“まとめ”ておきましょう ※ワリキリ強めですw

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やまさん流 サイトの使い分け例 チームサイト チームの情報連携向け (例:プロジェクト用) Teams 使えッ!! ポータル ならコレ! 特性を理解して、 用途に応じて選択! コミュニケーションサイト 情報発信向け (例:社内ポータル)

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あくまでも“やまさんの意見”です! 「Teams のチームは不要だけど、SharePoint サイトが欲しい」 そんな場面は皆無だなぁー・・・🤔 という結論に至ったので、当方所属組織は前述で運用してます。 ※Microsoft 365 チームが付随するチームサイトも、 活用できるシーンがあれば、是非皆さんご活用ください。 ※当方は…検証以外で活用する機会が無かった(汗

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皆さんの「組織に合う基準」を 皆さんで見つけてください!

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Power Apps、Power Automate からみた SharePoint Online SharePoint ≒ データソース… #avejp #JPAUG

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接続できればデータソース • 前述までに紹介した、どの手順で作成したサイトであろうと、 Teams のチーム裏にできるサイトであろうとデータソースです。

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データソースを直接活用も簡単♪ そう、SharePoint Online ならね👍 直接、操作するのも 比較的簡単!

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SharePoint Online ♡ Power Platform 簡単な(?)活用例

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RSS 取得で、 最新情報を サイトに表示する

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RSS をサイトへ表示させたい時に困る問題 • Microsoft 365 グループ 付随のチームサイトのみ、 RSS 取得ができる Web パーツがある(※他のサイトには無い…

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Power Automate + List で RSS 一覧作成 • 例:RSS フィードが発行されたらリストへ追加 → そのリストで RSS から最新情報を自動表示

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サイトへ アプリやレポートを 配置する

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利用頻度が高いアプリやレポートの埋め込み • SharePoint Online の Web パーツには、Power Apps のアプリや、 Power BI のレポートを配置する機能が標準提供されています。 • “そのサイト”で利用頻度が高いアプリ、レポートを埋め込み可能

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Teams と セキュリティグループ を連動させる

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Teams セキュリティグループ同期できない問題 セキュリティグループの メンバーが展開される!

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Power Automate で連動可能 ただし…弱点が幾つかあります😥 ✓ 指定可能なセキュリティグループは『1つ』のみ ✓ セキュリティグループが入れ子の場合、 “子”以降はトリガーされない ✓ 単方向の同期。 (セキュリティグループ→Teams ) 上記フローの詳細は Qiita の記事をご参照ください。 https://qiita.com/yamad365/items/37d116a85e9cf161700c

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AvePoint Cloud Governance https://www.avepoint.com/jp/products/cloud/office-365-governance 前述の Power Automate における弱点が全てカバーされているそうです。 大規模な Teams 管理・運用コストを低減するなら専用ツールでしょッ!!

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Power Platform が便利でも… 専用ツールの優位性は強いです。 適材適所。費用対効果。 考えていきましょ。

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Power Platform 連携 小さく試す みんな“初学者”からスタートです。 実際に自分の手を動かして試しましょう。 完璧を目指さない “目的を達成する”という本質を貫きましょう。 目的達成していたら、イレギュラーや細かいコトは対応無しで”も”OK 役割で仕組みをわける 1つのアプリ・フローに「アレもコレも」と詰め込むのは愚の骨頂。 小さくて鋭い改善、仕組みを組み合わせましょう。 基本は標準機能 Power Platform が便利でも、何でも自作しちゃダメです。 SharePoint の標準機能で運用できるのであればソレがイチバン!

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Power Platform と SharePoint 「簡単なトコ」から連携させましょう

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Power Platform ♡ SharePoint Online 強力な 組み合わせ & 連携 で、もっと Microsoft 365 を便利に!

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まとめ #avejp #JPAUG

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基本は“標準機能”で運営推奨。 足りない機能は Power Platform。 それでもアレなら専用ソリューション。 ぐらいの感覚でどうですか?(提案 「システムに運用をあわせる」をまず。 どうしても、の場合に悩みましょう。 費用対効果も忘れずに... 出典「El Shaddai(素材)無料倉庫」http://elshaddai.jp/elshaddai_crim/freedeta.html

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一番いいサイト運営を頼む 利用者各位の「目的」を達成できる 管理者各位の「運営が(比較的)楽チン」 両方のバランスを事前に考えておきましょ♪ 出典「El Shaddai(素材)無料倉庫」http://elshaddai.jp/elshaddai_crim/freedeta.html

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まとめ 1. SharePoint Online “どのサイトで作るか?”は、 作成できるサイトの『特性』を理解して選択すべし! 2. 判断の基準や指針を持っておくと楽チン! → 所属組織などで「〇〇の場合、このサイトを利用」と決めておく 3. 「部署」や「プロジェクト」という単位なら Teams で良いカモ 4. Power Platform からみれば SharePoint はデータソース! → 組み合わせ & 連携 でもっと便利になる👍

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まず「作る」「試す」。 話はソレからだ。

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貴方のアイディアと、 ほんの小さな仕組みで、 業務が改善される!

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素晴らしい SharePoint Onlie & Power Platform Lifeを!

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ありがとうございました Thank you Merci Danke schön 고맙습니다 Obrigado Gracias