社内SE上級_人物カルテ運用ガイド

社 内 S E 上 級 編 ─ A D V A N C E D 人物カルテ運用ガイド 「誰が・何をして・どう連絡したいか」を可視化する 石黒 友季子 ALJ Education Plus / IT 教育事業部 業務情報メイン・趣味嗜好は補助。プライバシー配慮を前提に。

01 A GEN DA 目次 I なぜ人物カルテが必要か II カルテに記録する5領域 III ほうれんそうの好みを揃える IV 得意苦手 × サポート V 趣味嗜好（補助情報） VI プライバシーと運用ルール VII 活用シナリオ 「人を知る」が組織IT改善の出発点 業務 / ほうれんそう / 得意苦手 / 趣味 / サポート 口頭/チャット・粒度・時間帯のすり合わせ 強みを活かし、弱みを補い合う設計 雑談のフックとして、深入りしすぎない 書いていいこと・ダメなこと 新人配属・引継ぎ・チーム編成・1on1 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 1

02 I. WHY THIS MA TT ERS なぜ人物カルテが必要か 「あの人、何をやっている人だっけ？」── が頻発する組織 名前と顔は一致するのに、業務・好み・強みは知らない。これでは仕組み化は進まない。 正しい人に正しく聞ける コミュニケーション摩擦が減る 「この件は誰に聞けば？」の迷いがなくなる。担当・経験・ 得意分野で即特定できる。 口頭派／チャット派、細かく派／結論派の好みが分かるので 、最初から相手に合わせられる。 サポート設計ができる 信頼関係が早く育つ 苦手な作業を誰がフォローできるかが見える。「Python苦手 →yukikoが助ける」がチームで共有される。 趣味や好きな食べ物を知っているだけで、雑談のフックがで きる。改善提案の通りやすさも変わる。 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 2

03 01 02 03 04 05 II. WHAT T O RE CORD カルテに記録する5領域 業務情報 役割 / 担当 / 関わるシステム / 経験年数 メイン情報 ほうれんそう 好む手段 / 粒度 / 時間帯 / 緊急時の連絡先 メイン情報 得意・苦手 強みの作業 / 苦手な作業 / 学習中のスキル メイン情報 サポート 助けてあげられること / 助けて欲しいこと メイン情報 趣味・嗜好 趣味 / 好きな食べ物・お菓子 / 土日の過ごし方 補助情報 メイン4領域：業務遂行に直接効く / 補助1領域：信頼関係構築のフック 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 3

04 III. CO MMU NICA TIO N P REFE RENCE ほうれんそうの好みを揃える 人ごとに違う「合わせ方」を、最初に確認しておく Ch ann e l 手段 Gra nu lar ity 粒度 Tim ing 時間帯 口頭・対面 ニュアンス重要 / 即決派 / 移動可 チャット・メール vs 細かく 進捗が分かるほど安心 / 早めに違和感を共有 結論だけ vs 始業/終業まとめ 1日2回・チャットで報告 履歴重視 / 集中したい / 非同期OK プロセスは任せて / 完了か困った時のみ 随時OK / NG時間あり vs 夜は禁止 / 早朝は元気 など個別事情 聞き方：「連絡は口頭とチャット、どちらが嬉しいですか？ どのくらいの頻度がちょうどいいですか？」 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 4

05 IV. STRE NG THS & SUP PO RT 得意苦手 × サポート ─ 補い合う設計 「得意・苦手・サポート」を3点セットで聞く。1人で完結させない設計に。 Strengths We akne sses Can offe r 得意 苦手 サポートできる 「これは任せて」と言える領域 「正直、しんどい」領域 他人を助けられること ▪ Excelの関数・マクロ ▪ 細かい数字のチェック ▪ Slackの設定・使い方 ▪ プレゼン資料の構成 ▪ 電話での営業折衝 ▪ 資料レビュー（30分まで） ▪ 受講生対応・場の進行 ▪ 長時間の集中作業 ▪ 新人の最初の質問対応 ▪ ドキュメント作成 ▪ 夜遅い時間帯の対応 ▪ 難しいメールの下書き ※ 上記は記入例。本人の言葉で書いてもらうのが鉄則。 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 5

06 V. L IGHT TO P ICS 趣味・嗜好（補助情報） 使い方を間違えると逆効果。あくまで雑談のフックとして プライバシーに踏み込みすぎない。本人が「書きたい範囲」で書いてもらう。空欄もOK。 趣味 好きな食べ物 好きなお菓子・飲み物 例： 例： 例： 読書 / カメラ / ゲーム / 楽器 / スポーツ観戦 ラーメン / 寿司 / カレー / 辛いもの好き コーヒー / 緑茶 / チョコ / ナッツ系 土日の過ごし方 その他フリーコメント 例： 例： 山登り / 家でゆっくり / 子供と公園 / カフェ巡り アレルギー / NGトピック / 連絡時の配慮 使い方：「コーヒー好きなんですね、私も。今度新しいお店行きません？」── 雑談の入口に 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 6

07 VI. P RIVA CY & RULE S プライバシーと運用ルール ○ 書いていいこと ✕ 書いてはいけないこと 業務に関わる情報 ・役割・担当・経験年数 ・関わるシステム / プロジェクト ・得意・苦手（業務スキルの範囲） センシティブ情報（絶対に書かない） ・健康状態 / 既往歴 ・宗教 / 政治信条 / 思想 ・家族構成 / 結婚・出産予定 ・年収 / 評価 / 査定 コミュニケーションの好み ・好む連絡手段（口頭/チャット） ・連絡可能な時間帯 ・緊急時の連絡先 本人が公開してもよい範囲の趣味 ・本人が「書きたい」と言ったもののみ 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 他人の評価（本人以外が書くもの） ・「あの人は使えない」など主観評価 ・噂・伝聞・ネガティブな印象 原則 ・本人が編集できる場所に置く ・本人不在で更新しない 7

08 01 VII. U SE CASES 活用シナリオ 新人配属時 新人が「誰に何を聞けばいいか」を即把握でき る。先輩側も、新人のサポート希望を最初から 知れる。 04 1on1の準備 面談前にカルテを見返す。前回からの変化、サ ポート希望の更新があれば話題にできる。 社内SE 上級編 / 人物カルテ運用ガイド 02 業務引継ぎ PJの異動時に、業務内容だけでなく「関係先 の好みのコミュニケーション方法」まで引き継 げる。 05 改善提案の通し方 決裁者の好み（細かく派／結論派）を踏まえて 資料を作れる。通る確率が変わる。 03 プロジェクト編成 「このメンバーで組むと相性はどうか」「誰の 苦手を誰の得意で補うか」を設計できる。 06 雑談の口火 趣味・好きな食べ物の情報があれば、廊下です れ違っても会話が始まる。疲れていそうなら、 差し入れを持っていってみよう等 8

S U M M A R Y 人を見る社内SEは、組織を変えられる 01 5領域で記録 業務・ほうれんそう・得意苦手・サポート（メイン）+ 趣味嗜好（補助） 02 好みを最初に揃える 口頭/チャット、細かく/結論だけ、時間帯。1on1の最初に聞く 03 苦手はサポート設計へ 「苦手→誰がフォロー」のペア設計で、属人化リスクを下げる 04 趣味は深入り厳禁 本人が書きたい範囲だけ。雑談のフックとして使う、評価には使わない 05 本人が編集できる場所 Notion等で本人がいつでも更新できる。SE側で書き換えない システムよりも先に、人のことを知りに行く