DataSyncer for kintone（データシンカー）活用例

DataSyncer® for kintone ― データシンカー 活⽤事例 クラフテクス株式会社

データシンカー®とは 企業内データ資産とkintoneを簡単連携 DataSyncer® for kintoneは、様々な業務システムのデ ータを簡単にそして安価にkintoneへ同期するサービです。 あらゆるデータソースとkintoneをゼロタッチ連携します 【CSV】レコードを自動登録 【メール】本文や添付を自動登録 【PDF】大量ファイルを無人登録 【エクスポート】kintoneデータ一括出力

CSV / PDF to kintone システム構成 • DataSyncer for kintoneはWindows上で稼働するアプリケーションです。監視フォルダに転送されたファイルを検知 すると⾃動的にkintoneアプリに登録します。 • CSVファイルは、半⾓全⾓変換や⾃動採番、列結合などのデータクレンジングを⾏うことができます。 • PDFファイルは、PDF内部の⽂字列を抽出してkintoneアプリのフィールドに登録可能です。

基幹システムとのマスター連携 CSVファイル 基幹システム ファイル 検知 ERP ⾃動 登録 商品マスタ 得意先マスタ 商品情報 得意先情報 従業員マスタ 従業員情報 Before After • カラムとフィールドコードをマッチングする⼿間がある • カラムとフィールドコードのマッチングは初回だけ • 投⼊前にエクセル上でデータ修正が必要 • 様々なデータ修正パターンを登録時に⾃動実⾏ • 業務が動いていない深夜早朝に実施する必要がある • 時間帯を問わず無⼈で登録可能 • ⼤量レコードの場合はファイル分割して読み込む必要がある • 10万⾏を超えるレコードでも登録可能 • ログが残らないのでいつ何をどれだけ同期したかがわからない • いつどんなデータをどのアプリに登録したかが ログアプリで確認可能

販売・⽣産システムの実績をポータル表⽰ 販売システム ⽣産システム CSVファイル リアルタイム 登録 全社でデータ活⽤ 定期出⼒ ⽣産実績アプリ 外出先でも 最新情報 売上実績アプリ ⽣産量データ 売上実績情報 Before • ⽣産実績や売上実績の確認を、それぞれのシステム にログインする必要があり、データ活⽤が進まない After • • • システムから定期出⼒されるCSVをkintoneへ⾃動登録 kintoneにアクセスすれば最新の実績情報を確認できる • 参照ユーザーへのクライアントライセンスが必要 • データを取得するにはそれぞれのシステムからCSV をダウンロードする必要がある • • 外出先からは最新データを参照できない CSVをローカルPCに保存しないでもポータルにグラフ 表⽰することで全社員がデータ参照できる • 外出先でもデータ活⽤が可能 ERPや業務システムのライセンスがない社員にも データ配信が可能

複数の受注リソースを⼀元管理 EC モール EDI CSVファイル 1つのアプリ に統合登録 受注管理アプリ 受注処理 EC 受注 モール受注 EDI受注 Before • • • After 複数の受注システムからのデータのフォーマットが バラバラで､kintoneアプリに投⼊前に整形する必要 がある • • あらかじめ設定した整形情報でCSVデータを登録 レコードキーの例 EC︓商品ID モール︓商品コード EDI︓商品CD • • 異なるキーでも、マッピング可能 電話番号の例 EC︓0339489384 モール︓03-3948-9384 EDI:03(3948)9384 半⾓カナを全⾓カナへ変換 電話番号の（）やハイフンを削除 （株）を株式会社へ変換 ⼈⼿を介すことなく、複数のシステムから出⼒される CSVファイルを登録 データ整形の例

ERPから出⼒される請求書を登録 基幹システム ファイル 検知 ERP ABC株式会社 海山物産 PDFファイル 請求管理アプリ 平成商事 ABC株式会社 PDF内の⽂字列を 抽出して登録 各社向けの請求書帳票 Before • ERPから出⼒される⼤量のPDFを⼿作業でkintone アプリに登録 • 新規レコードの登録〜PDFファイルのアップロード など時間コストがかかる • PDFファイルの内容をコピーしてアプリにペースト しているためミスが多い After • フォルダ上に出⼒されたPDFファイルを⾃動で⼀括登録 • PDF内の⽂字列を抽出して、指定されたフィールドに登録 • kintoneアプリを開かないですべての登録処理が完結 • 取引先にゲストスペースでデータ共有

複合機FAXをkintoneアプリで受信 FAX受信 PDF変換 FAX受信アプリ PDF⾃動登録 OCR処理 複合機 PDFファイル kintoneでFAX受信 SMB転送 共有フォルダ Windows環境 Before After • FAXでの受注情報が紙出⼒されているため、スキャン してkintoneに登録する⼿間がある • 複合機の標準機能でPDFファイル化し、Windows上のフ ォルダに転送すれば、kintoneアプリに⾃動登録される • 事務所に⼈がいないと受注ステータスがわからない • 複合機でOCR処理されたテキストもアプリ上で利⽤可能 • PDFファイル内の⽂字列を抽出した仕訳処理が可能 • リモートでもFAX受信状況を確認できる

メール to kintone システム構成 • DataSyncer MAIL to kintoneで発⾏されたアドレス宛に送信するだけで、指定したアプリにメール 情報を⾃動登録します。 • いつものメールのように送信するだけで、簡単にkintoneアプリにデータ登録することができます。 • メールの受信からkintoneアプリへの登録まで、全ての処理をクラウド上で⾏うため RPAのようにク ライアント環境の影響を受けません。

顧客間メールをアプリで管理 メール送信 メール 情報を抽出して 各項目に自動登録 Before • メールからアプリへの転記漏れ、ミスが発⽣している • 添付ファイルをアプリへ登録する⼿間がかかる After • メールの宛先に専⽤アドレスを追加するだけでアプリへ の登録が完結 • 添付ファイルも添付フィールドに⾃動登録

⾃動送信メールから情報抽出 自動送信メール メール 本文情報を解析 受付管理アプリ 各項目に自動登録 Before After • メール本⽂から各フィールドにコピーする作業に時間 がかかる • 本⽂から⾃動的に必要な項⽬を抽出して各フィールドに 登録 • メール受信からアプリへの転記まで時間がかかる • メール受信と同時に登録が完了

複合機・スキャナーのPDFメールを⾃動登録 PDF添付メール メール メール・PDF解析 クラウド上で処理 複合機・スキャナー After Before • スキャン後に、⼀度PCにPDFを保存してからkintone に⼿動でアップロード。 • 複合機やスキャナーのボタンを押すだけで、kintoneま で登録完了 • ⼤量のPDFファイルを登録する⼿間・ミス • 複合機やスキャナーの標準機能であるメール送信を活⽤

デバイスからの通知メールを⾃動登録 メール メール通知 「モノを起点にした業務フロー」を実現 Before After • APIがないデバイスとはkintoneとのシステム連携が できない • APIがないデバイスでもメール通知機能を活⽤して kintoneへ登録が可能 • ⼤量に送付される通知メールからのデータを管理、 活⽤できない • ⼤量の通知メールを蓄積して分析が可能 • エラー通知をkintone上でハンドリングしてその後の業 務フローを流すことが可能

kintone エクスポート システム構成 • Windows上で動作するデータシンカーアプリは、kintoneレコード、添付ファイル、コメントを⾃動出⼒し ます。 • データシンカーの起動は、Windowsスケジューラーや逐次起動など、利⽤シーンに合わせた設定が可能。出 ⼒先のフォルダやファイル名の設定も柔軟に対応しているため、外部システムへのゼロタッチ連携が可能で す。 • kintone上で⾏う各種設定やログ閲覧により、簡便な操作性と⾼度なセキュリティを実現しています。

基幹・業務システムへデータ連携 エクスポート After Before • CSVや添付ファイルを⼿動でダウンロードする⼿間 • CSVや添付ファイルをWindows上へ⼀括出⼒ • ダウンロード先のフォルダが選択できない • • ダウンロードしてから他システムへのエクスポート を⼿作業で⾏う必要がある アプリIDやフィールド値をダウンロード先のフォルダや 添付ファイルに指定可能。 • ダウンロード完了後に任意のプロセスを起動。エクスポ ートまで⼀気通貫で実⾏可能。

kintoneデータバックアップ エクスポート After Before • CSVや添付ファイルを定期的に⼿動でダウンロード する⼿間がかかる • Windowsタスクスケジューラーとの組み合わせで定期 バックアップを無⼈化 • ダウンロード後のファイルをフォルダ階層に整理す る必要がある • バックアップ先のNASなどを⾃在に指定可能。 • アプリコメントも⼀括出⼒が可能。 • アプリコメントをダウンロードできない

添付ファイルを⾃動印刷 エクスポート After Before • 添付ファイルを⼀つずつダウンロードして印刷する ⼿間がかかる • 添付ファイルを⼀括ダウンロードして、全ファイルを⼀ 度に印刷 • 添付ファイルの種類ごとに、出⼒先のプリンタを⼿ 動で選択する必要がある • 出⼒先フォルダごとにプリンタを紐づけて、ことなるプ リンタに出⼒を振り分け ※プリントエージェントはサードベンダー製品です

会社概要 ■企業名 クラフテクス株式会社（Craftex Inc.） ■所在地 〒160-0023 東京都新宿区⻄新宿三丁⽬3番13号 ⻄新宿⽔間ビル6階 クラフテクス株式会社はサイボウズ株式会社 のオフィシャルパートナーです。 ワークスペース︓⻄荻窪 LifeWork内 ■代表取締役 ⼭中 駿平（kintone認定アソシエイト） ■資本⾦ 1,000,000円 ■事業概要 ・kintone導⼊・技術⽀援 ・kintone vCTOサービス ・⾃社開発サービス 「DataSyncer® for kintone」 「街bot」の運営 企業Webサイト https://craftex.co.jp/ ブログ（note) https://note.com/craftex/ Copyright Craftex Inc. 18

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お問い合わせ先 データシンカーに関するお問い合わせは、下記からお気軽にご相談ください。 メールによるお問い合わせ Webサイトからのお問い合わせ info@craftex.co.jp https://craftex.co.jp DataSyncer for kintone ポータルサイトのご紹介 https://datasyncer.craftex.jp/ 以下のページから「DataSyncer for kintone」 の無料トライアルの申し込みができます。 https://datasyncer.craftex.jp/ ※DataSyncerならびにデータシンカーは、クラフテクス株式会社の登録商標です。 Copyright Craftex Inc. 19

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