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title: kintoneで文書管理を電子化した話
tags:  #kintone  
author: [Mizu](https://www.docswell.com/user/4015497516)
site: [Docswell](https://www.docswell.com/)
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description: 2025.8.17 kintone Café 岐阜 vol.13(今度は大学で開催だ!)
published: August 17, 25
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2025.08.17
kintone Café 岐阜 vol.13
kintoneで文書管理を電子化した話


# Page. 2

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自己紹介
水谷 正樹（Ｍｉｚｕ）
数年前から畑違いながら情報システム担当になりました。
kintone歴 ２年、JavaScript、VBAなども勉強中。
趣味は自転車旅です。


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小牧岩倉衛生組合について
事業内容
• 愛知県の小牧市と岩倉市で発生した“ごみ”
の処理を行っています。
所有施設
・小牧岩倉エコルセンター（清掃工場）
・環境センター処分場（埋立処分場）
職員数
・３３名


# Page. 4

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当組合の業務プラットフォーム
2008年〜
コミュニケーション基盤として
・スケジュール
・掲示板
・メッセージ
2023年〜
業務の電子化の基盤
・電子決裁
・業務アプリ


# Page. 5

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”kintone” で文書管理を電子化した話


# Page. 6

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“文書” ってなんだろう？
人に伝えるための記録 ＝“文書”
紙でもパソコンでも、文章・写真・図など「内容を人に伝えるための
記録」はすべて“文書”
◼たとえば学校なら
・先生からのプリント、成績表、部活の予定表とか
◼仕事上（会社）なら
・仕事の内容や決まったこと、やり取りの記録
・企画書、報告書、契約書、請求書、社内メールなど


# Page. 7

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行政における “文書”
行政の職員が作成する文書＝行政文書（公文書）
⚫政策決定や事務処理の経緯・結果を示すもの
⚫国民共有の知的財産として利用されるもの
法律や規則に基づいた適切な保存・利用が必要


# Page. 8

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“文書” の処理の流れ
受付
（収受）
文書件名簿
登録
供覧
保存
（ファイル）
起案
決裁
施行
保存
（ファイル）


# Page. 9

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“文書” 管理のポイント
✓仕事として決めたことや行ったことは、その経緯や結果が
後から分かるように必ず文書に残す
✓作ったり受け取ったりした文書は、後で探しやすいように
整理・分類して保管する
✓それぞれの文書には「いつまで保管するか」という保存期
間を決め、その期間が終わるまで適切に保存する


# Page. 10

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“紙” での文書管理
• 数年前まで文書管理は紙ベースの「文書件名簿」で行っていた
• メール含め届いた文書は紙で供覧・決裁、紙ファイルに保存
文書件名簿
紙ファイル（保存簿冊）


# Page. 11

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“紙” の文書件名簿の問題点
• 文書件名簿への登録が非常に手間。
⇒重要な文書だけ登録する運用
すべての文書が網羅されていない
文書件名簿
• 文書の分類や保存先といった情報が一元的に
管理されていない。
⇒案件の属人化（担当者しか分からない）
⇒過去の文書を見つけるのが大変。
（開示請求あったらどうする？）


# Page. 12

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“紙” の文書保管の問題点
• 紙の大量消費 ⇒ 環境への負荷が高い
• 用紙、印刷トナーなどのコスト
• 毎年のファイルの作成・入替・廃棄作業
• 書庫の中から文書を探すのが大変
書類保管庫


# Page. 13

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文書管理の “電子化” に向けた検討
市販されている自治体向け専用システム
• 高機能だが、一部事務組合の規模ではオーバースペック
• コストが大きく、費用対効果が見合わない
• 予算や規模にあったシステムを探す必要
ノーコードツールで内製化を目指す


# Page. 14

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できることから段階的に機能を実装
１年目
２年目〜３年目
４年目
５年目〜（現在）
サイボウズOffice
サイボウズOffice
コラボフロー
kintone
✓ メール文書を供覧
するだけのアプリ
からスタート
✓ 文書件名簿の完全
電子化
✓ 電子決裁（ワーク
フロー）の導入
✓ 文書管理システム
として再構築
✓ 簿冊の管理機能
✓ 起案文書（稟議）
は、原則、電子化
✓ 文書件名、起案文
書、保存簿冊の関
連付け
（リレーション）
▲ 重要な文書は紙で
の供覧を継続
▲ 文書件名簿は紙で
継続
✓ 案件のタスク管理
▲ 決裁は紙で継続
✓ 関連規程の改正を
行い正式な手続き
として位置づけ
✓ 公印押印の見直し
(施行は原則電子)


# Page. 15

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”kintone”による文書管理処理フロー
届いた文書は必ず登録
文書施行
文書管理システム登録
・担当者割り振り
①文書管理システム
②簿冊マスタ
③起案書データベース
④メール共有オプション
文書収受担当者
データ連係
マスタ連係
案件通知・
リマインド通知
承認通知
承認
決裁権者
回議
文書処理・起案
ワークフロー
処理担当者
文書の処理・施行
（原則、電子で）


# Page. 16

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”kintone”文書管理システムのアプリ構成
電子メール
文書データ
メール共有
オプション
文書管理システム
文書分類等を
ルックアップ
主な機能
①各文書を登録するデータベース
②案件管理機能
③関連レコード一覧で関連する
起案文書等を表示
④メール共有オプションで関連
するメールを紐付け
マスタ連携
関連レコード表示
主な機能
・簿冊の種類を管理
（分類、保存年限等）
・関連レコード一覧
で関連文書を表示
データ連携
簿冊マスタ
起案書
データベース
ワークフロー


# Page. 17

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文書管理システムアプリ
文書番号
（自動採番）
保存簿冊名
（ルックアプ）
文書件名
文書のステータス
（案件管理）


# Page. 18

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簿冊マスタアプリ
文書の分類名
保存簿冊名
保存年限
関連レコード表示
• kintoneによる文書管理システムにより、ほぼペーパーレス化。
• ただし、契約・経理関係、10年保存文書以上は、引き続き、紙で保管
する運用。
• 5年保存文書以下の場合でも、電子が不向きな書類は紙運用もある。


# Page. 19

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”kintone” ならではの推し機能
① プロセス管理機能（案件管理）
• 文書の処理状況が可視化。処理忘れ、〆切超過の防止。
② kintoneの検索機能がとても便利
• タイトルなどのフィールドの文字だけでなく、添付ファイルの中
も含めて検索してくれるので検索ヒット率が高い。
③ 関連レコード表示・メール共有オプション
• 起案文書やメール情報を紐付けすることができ情報の一元管理
④ アプリ権限設定・レコードの変更履歴
• 削除制限やレコードの変更履歴により文書の証跡を確保


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ペーパーレス化の進捗状況
電子化後（2023年）
電子化前（2019年）
紙の書類の量は半減！
しかし、まだまだ先は長い・・
書類保管棚


# Page. 21

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ご清聴ありがとうございました